Якщо наказ не зареєстровано вчасно, як виправити помилку

Відповідь

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

Накази нумерують у порядку їх видання у межах календарного року.

Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

Документи реєструють за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструють:

• акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи
• накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи
• накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань
• накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) відповідно до їх видів та строків зберігання.

Під час реєстрації наказ отримує умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються.

І хоча локальний порядок надання реєстраційних індексів наказам визначають в індивідуальній інструкції з діловодства навчального закладу, зазначені вимоги не можуть бути порушені.

Отже, реєструвати накази необхідно у день їх підписання. А реєстрація «заднім числом» є порушенням вимог чинних нормативних документів, що можна кваліфікувати як підробка документів. Особи, винні у порушенні, можуть бути притягнені до відповідальності згідно з законодавством України.

Випадки несвоєчасної реєстрації документів неприпустимі у діловодній практиці.

І все ж, якщо з певних причин наказ не зареєстровано вчасно, його необхідно:

• перевидати (оновивши дати виконання доручень)
• зареєструвати у день підписання.