Нормативні документи, в яких роз’яснено питання номенклатури справ. Це:
- глава 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 зі змінами від 19.05.2023.
- розділ V Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676.
Щороку номенклатуру справ переглядають на наступний рік.
Індивідуальний навчальний план: чи обов'язково складати
Як формуємо номенклатуру справ закладу освіти
До 15 листопада потрібно підготувати пропозиції, щоб внести зміни до номенклатури справ на наступний календарний рік.
Номенклатура справ містить інформацію від управлінської діяльності до профспілкового комітету. У кожному розділі потрібно визначити заголовки справ, відповідні назвам документів, що створюємо у закладі.
Проєкт номенклатури справ розробяють у листопаді. Не пізніше 20 грудня номенклатуру потрібно уточнити. Її схвалює експертна комісія закладу, затверджує директор закладу та вводить у дію з 1 січня.
Скільки примірників номенклатури складають
Номенклатуру справ складають у трьох примірниках:
- перший — недоторканний, зберігають у закладі;
- другий — використовують як робочий примірник;
- третій — передають до архіву закладу, щоб проконтролювати формування справ у закладі.
Кожен із трьох примірників необхідно пронумерувати, прошити та скріпити печаткою.
За якою формою складають номенклатуру
Номенклатура справ — це документ-таблиця. Вона містить графи:
- індекс справи;
- заголовок справи (тому, частини);
- кількість справ (томів, частин);
- строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
- примітка.
Як індексуємо справи
Кожній справі в номенклатурі присвоюємо індекс. Він складається з:
- індексу структурного підрозділу або індексу за функціоналом;
- порядкового номера справи в межах підрозділу.
Індекси розділяють крапкою, а перед порядковим номером справи ставлять дефіс.
Скільки зберігаємо справи
Строк зберігання справи залежить від виду документів, з яких вона сформована. Визначаємо відповідно до додатку 6 Примірної інструкції та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
