член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ
Ми підготували для вас зразок оформлення номенклатури справ закладу освіти, а також підказки і шпаргалки щодо вчасної та ефективної роботи з цим документом.
Номенклатура справ — це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формують у діловодстві закладу, із зазначенням строків їх зберігання. Її створюють, щоб установити в закладі єдиний порядок формування справ та їхнього обліку, оперативно знаходити документи за їхнім змістом і видом, визначати строки зберігання справ.
Номенклатура справ — це законодавчо визначений інструмент, на основі якого складають описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також обліковують справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ: принципи побудови
Застосовують або структурний, або функціональний принцип побудови номенклатури справ.
За структурним принципом номенклатуру справ складають, якщо заклад освіти має чітку структуру. Розділами такої номенклатури будуть назви структурних підрозділів згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів закладу освіти. Наприкінці номенклатури справ зазначають справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів закладу освіти — колегій, рад, комісій, творчих груп тощо.
Розділи і підрозділи номенклатури справ закладу освіти, побудованої за функціональним принципом, відображають його функції та напрями діяльності. Їх розміщують у номенклатурі за важливістю.
Нормативні документи, в яких роз’яснено питання номенклатури справ і які використовують заклади освіти у роботі з документами:
глава 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 зі змінами від 19.05.2023.
розділ V Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676.
Номенклатура справ у закладі дошкільної освіти чи у школі має однакові принципи побудови, структуру, алгоритм складання і затвердження. Тож розглянемо це у статті.
Номенклатура справ закладу освіти: коли і як формувати
До 15 листопада потрібно підготувати пропозиції, щоб внести зміни до номенклатури справ на наступний календарний рік.
Проєкт номенклатури справ розробяють у листопаді. Не пізніше 20 грудня номенклатуру потрібно уточнити. Її схвалює експертна комісія закладу, затверджує директор закладу та вводить у дію з 1 січня.
Номенклатуру справ розробляє особа або особи, відповідальні за організацію діловодства у закладі. Залучають до цієї роботи фахівців структурних підрозділів закладу (якщо вони наявні). Номенклатуру справ ухвалює експертна комісія (далі — ЕК) закладу, яку створює керівник.
Коли розроблюєте номенклатуру справ, доцільно розпочати з аналізу ділової документації:
яку ведуть працівники;
яка надходить до закладу;
яку створюють у закладі.
Також вивчають та аналізують діяльність закладу освіти. При цьому використовують статут, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки тощо, а також ураховують завдання закладу освіти на наступний рік.
Скільки примірників номенклатури складати
Номенклатуру справ складають у трьох примірниках:
перший — недоторканний, зберігають у закладі;
другий — використовують як робочий примірник;
третій — передають до архіву закладу, щоб проконтролювати формування справ у закладі.
Кожен із трьох примірників необхідно пронумерувати, прошити та скріпити печаткою.
Номенклатура справ — це документ-таблиця. Вона містить графи:
індекс справи;
заголовок справи (тому, частини);
кількість справ (томів, частин);
строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
примітка.
До номенклатури справ включають оригінали документів. У ній передбачають заголовки справ, що відображають назви груп документів за всіма документованими напрямами і питаннями діяльності закладу освіти, а також заголовки справ:
не закінчених у діловодстві;
з питань, розв’язання яких триває більше року, або які ведуть протягом кількох років (перехідні справи), — їх вносять до номенклатури справ щороку протягом всього строку їхнього розв’язання або ведення;
постійно діючих колегіальних органів — колегій, рад, комісій, творчих груп тощо;
тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень закладу освіти або припинення його діяльності — наприклад, справи ліквідаційної комісії.
Номенклатуру справ закладу освіти складають за формою, наведеною в додатку 10 до Правил організації діловодства.
Номенклатура справ: як заповнювати
Вам на допомогу — ілюстрація:
Як індексувати справи
Кожній справі в номенклатурі присвоюємо індекс. Він складається з:
індексу структурного підрозділу або індексу за функціоналом;
порядкового номера справи в межах підрозділу.
Індекси розділяють крапкою, а перед порядковим номером справи ставлять дефіс.
Скільки зберігати справи
Строк зберігання справи залежить від виду документів, з яких вона сформована. Визначаємо відповідно до додатку 6 Примірної інструкції та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Номенклатура справ на 2025 рік: що перевірити
Номенклатуру справ на 2025 рік вводять у дію наказом з 1 січня. Тож у грудні 2024 року перевірте усі документи, вилучіть зайві, систематизуйте потрібні, поділіть товсті справи на томи, уточніть заголовки справ і впорядкуйте їх.
Документи у справах
До номенклатури справ включайте оригінали документів. Уточнимо, які справи включати до номенклатури справ, а які ні:
