Визначаємо строки зберігання документів у закладі освіти

Заголовок справи (тому, частини)

Строк зберігання (номери статей згідно з Переліком)

ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ

Організація розпорядчої діяльності

• Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України
• Укази, розпорядження Президента України
• Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України

Доки не мине потреба (ст. 1, 2)

Доручення державних органів, органів місцевого самоврядування

Доки не мине потреба (ст. 6)

Депутатські запити, звернення та документи
з їх виконання

5 р. (ст. 8)

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи засідань постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій, робочих груп

Доки не мине потреба (ст. 14)

• Накази, розпорядження Міністерства освіти і науки України
• Накази, розпорядження органів управління освітою
• Розпорядження органів виконавчої влади

Надіслані до відома — доки не мине потреба (ст. 16)

Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням —
5 р. (ст. 16)

Правила, положення, регламенти, інструкції, методичні вказівки та рекомендації

До заміни новими (ст. 20)

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних питань діяльності

5 р. (ст. 22)

Листування про організацію роботи постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій, робочих груп

3 р. (ст. 25) після затвердження

Організаційні основи управління

Статут навчального закладу

До ліквідації закладу (ст. 28)

Штатний розпис

75 р. (ст. 37)

Проекти штатних розписів та документи (довідки, пропозиції, висновки) з їх розроблення

3 р. (ст. 38)

Типові кваліфікаційні вимоги, посадові інструкції

До заміни новими (ст. 42)

Посадові та робочі інструкції працівників навчального закладу

5 р. (ст. 43) після заміни новими

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності навчального закладу, що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування

До ліквідації закладу (ст. 44)

З адміністративно-господарських та оперативних питань — 5 р.

Документи (умови, положення, програми, довідки, доповідні записки, звіти, відгуки) про проведення творчих, наукових, інших професійних конкурсів, змагань та оглядів

5 р. (ст. 64)

Якщо проводиться у навчальному закладі —10 р.

Вітальні листи, телеграми з приводу ювілейних дат колективів та окремих осіб

1 р. (ст. 67)

Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв’язків між навчальними закладами, з іншими організаціями

3 р. (ст. 70)

Організація контролю

Документи (програми, доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти) про перевірку виконання рішень колегій, наказів центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів управління освітою

Доки не мине потреба (ст. 75)

Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок навчального закладу з основних питань діяльності

10 р. (ст. 76)

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності навчального закладу

5 р. (ст. 77)

Документи (акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листи) службових розслідувань

5 р. (ст. 80) після винесення рішення

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 р. (ст. 82)

У разі неодноразового звернення — 5 р. після останнього розгляду

Правове забезпечення управління

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань

5 р. (ст. 88)

Листування про адміністративні стягнення

1 р. (ст. 101)

Організація діловодства та архівного зберігання документів

Документи (доповідні записки, довідки, програми, акти) про стан діловодства й архівної справи, впровадження інформаційних технологій, захист інформації

5 р. (ст. 113)

Договори, угоди з архівними установами, іншими організаціями з питань архівної справи та діловодства

5 р. (ст. 114) після закінчення строку дії договору

Документи (акти, довідки) про перевірку стану діловодства у структурних підрозділах навчального закладу

1 р. (ст. 116) після наступної перевірки

Акти про знищення зіпсованих бланків; документів суворої звітності, печаток; штампів

3 р. (ст. 119)

Журнал обліку бланків суворої звітності

3 р. (ст. 127)

ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

Поточне планування

Річний план роботи

5 р. (ст. 157)

Плани роботи постійно діючих наукових, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій

5 р. (ст. 160)

ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ

Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна

Колективний договір

До ліквідації закладу (ст. 395)

Правила внутрішнього розпорядку

1 р. (ст. 397) після заміни новими

Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього розпорядку

1 р. (ст. 398)

Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів

5 р. (ст. 400)

Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну

3 р. (ст. 403)

Табель обліку використання робочого часу

1 р. (ст. 408)

Журнал проведення атестації з техніки безпеки

5 р. (ст. 483)

РОБОТА З КАДРАМИ

Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ

3 р. (ст. 491)

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)

75 р. (ст. 493) після звільнення

Особові справи учнів

3 р. (ст. 494) після закінчення навчального закладу або вибуття учнів

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р. (ст. 495) після звільнення

Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), — 3 р.

Характеристики працівників, які не мають особових справ

Доки не мине потреба (ст. 498)

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р. (ст. 500)

Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них; стажові книги

10 р. (ст. 501)

За відсутності наказів про встановлення надбавок — 75 р.

Довідки про наявність вакантних посад

1 р. (ст. 507)

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)

До запитання, не затребувані — не менше 50 р. (ст. 508)

Учнівські квитки

5 р. (ст. 509) після закінчення навчального закладу

Посвідчення, повідомлення до них про прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р. (ст. 513)

Посвідчення про відрядження

5 р. (ст. 514)

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 р. (ст. 515)

Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням

1 р. (ст. 516) після закінчення навчального закладу

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 р. (ст. 517)

Листування з питань підтвердження трудового стажу працівників

5 р. (ст. 519)

Списки:

• тимчасових працівників
• кандидатів на висування за посадою (резерв)
• учнів
• тих, що вступають до навчальних закладів
• тих, що екзаменуються, та учнів, які склали перевідні іспити
• тих, що пройшли атестацію
• військовозобов’язаних

(ст. 525)

• 75 р.
• 5 р.
• 10 р.¹
• 1 р.
• 3 р.
• 5 р.²
• 3 р.²

¹За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ — 75 р.

²Після звільнення

Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

50 р. (ст. 530)

Книги (журнали) реєстрації видачі атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчальних закладів

50 р. (ст. 531)

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

5 р. (ст. 533) після закінчення журналу

Підготовка кадрів, підвищення їх кваліфікації

Документи (плани, довідки, обґрунтування, листи) про відкриття екстернатної форми навчання

5 р. (ст. 544)

Протоколи, стенограми засідань комісій з набору учнів до навчальних закладів:

• тих, що прийняті до навчальних закладів
• тих, що не прийняті до навчальних закладів

(ст. 545)

• 5 р.¹
• 1 р.

¹Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

Документи (доповідні записки, довідки, звіти, відомості) про хід приймання учнів до навчальних закладів

3 р. (ст. 548)

Класні журнали, журнали відвідування занять учнями

5 р. (ст. 590)

Відомості обліку відвідування занять учнями

1 р. (ст. 591)

Відомості й документи, які підтверджують причини пропуску занять учнями

1 р. (ст. 592)

Документи (доповідні й пояснювальні записки, довідки, листи) про виключення, поновлення, переведення учнів із навчальних закладів

10 р. (ст. 598)

Документи (акти, доповідні записки, відомості, листи) про обладнання навчальних лабораторій, кабінетів, майстерень навчальних закладів, забезпечення навчальними програмами, навчальною і методичною літературою, навчальними аудіовізуальними посібниками

3 р. (ст. 599)

Листування про приймання і зарахування учнів до навчальних закладів

3 р. (ст. 620)

Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл, інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади, заходів з профорієнтаційної роботи

3 р. (ст. 621)

Листування про розподіл молодих спеціалістів

3 р. (ст. 621)

Проведення атестації і встановлення кваліфікації

Протоколи засідань, рішення атестаційних комісій

5 р. (ст. 636)

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 р. (ст. 637)

Зберігаються в особових справах.

Ті, що не увійшли до особових справ, — 5 р.

Списки членів атестаційних комісій

5 р. (ст. 639)

Графіки проведення атестації

1 р. (ст. 640)

Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд

5 р. (ст. 641)

Нагородження, присвоєння почесних звань, присудження премій

Документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій

75 р. (ст. 654)

Документи (методичні вказівки, переліки нагород) про оформлення представлення працівників до нагородження

До заміни новими (ст. 656)

Листування з державними органами, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій

5 р. (ст. 657)

Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями

75 р. (ст. 658)

Заголовок справи (тому, частини)

Строк зберігання (номери статей згідно з Переліком)

ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ’ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ

Фінансування

Перспективні фінансові плани

Доки не мине потреба (ст. 172)

Плани фінансування та кредитування організації:

• зведені річні та річні
• квартальні
• місячні

(ст. 176)

• Доки не мине потреба
• 3 р.¹
• 1 р.²

¹За відсутності річних — 10 р.

²За відсутності річних і квартальних — 10 р.

Документи (висновки, довідки, доповідні записки) з аналізу виконання бюджету

10 р. (ст. 179)

Документи (бюджетні доручення, платіжні доручення; заявки на видачу готівки, перерахування коштів на вкладні рахунки; виписки банків, органів центрального органу виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів; довідки про надходження у натуральній формі) про фінансування всіх видів діяльності

5 р. (ст. 197)

Документи (довідки, висновки, розрахунки) про створення фондів організації та їх використання

5 р. (ст. 198)

Договори на відкриття банківського рахунку

5 р. (ст. 208) після закінчення строку дії договору

Документи (положення, картки, листи) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

5 р. (ст. 209) після закриття рахунку

Акти, доповідні записки про перевірку дотримання штатно-кошторисної дисципліни

5 р. (ст. 212)

Документи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення конкурсних торгів та участь у них

3 р. (ст. 219)

За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків

3 р. (ст. 229)

Листування з банками за несплаченими рахунками і за відмовами банків у сплаті рахунків

3 р. (ст. 230)

Листування про порушення фінансової дисципліни

3 р. (ст. 232)

Листування з організації та проведення конкурсних торгів

3 р. (ст. 236)

Листування про зміни підписів

3 р. (ст. 237)

ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

Оперативний і статистичний облік та звітність

Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організації

До ліквідації закладу (ст. 297)

Замовлення на бланки обліку та звітності

1 р. (ст. 308)

Бухгалтерський облік та звітність

Фінансова звітність з примітками до неї:

• зведені річні та річні
• квартальні
• місячні

(ст. 311)

• Доки не мине потреба
• 3 р.¹
• 1 р.²

¹За відсутності річних — до ліквідації закладу

²За відсутності річних, квартальних — до ліквідації закладу

Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів:

• річних
• квартальних

(ст. 313)

• 10 р.
• 3 р.¹

¹За відсутності
річних — 10 р.

Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів

10 р. (ст. 314)

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, аспірантів, студентів

75 р. (ст. 317)

Відомості на виплату грошей

3 р. (ст. 318)

За відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) — 75 р.

Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат

3 р. (ст. 319)

За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 р. (ст. 320)

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

5 р. (ст. 321)

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо:

• зведені річні й з більшою періодичністю
• річні й з більшою періодичністю
• піврічні
• квартальні
• місячні

(ст. 322)

• До ліквідації закладу,
• До ліквідації закладу,
• 5 р.¹
• 3 р.²
• 1 р.³

¹За відсутності річних — до ліквідації організації

²За відсутності річних, піврічних — до ліквідації організації

³За відсутності річних, піврічних, квартальних —до ліквідації організації

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 р. (ст. 330) після закінчення строку дії договору, угоди

Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов’язань

3 р. (ст. 331)

Договори про повну матеріальну відповідальність

3 р. (ст. 332) після звільнення матеріально відповідальної особи

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 р. (ст. 334)

Гарантійні листи

3 р. (ст. 339)

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не мине потреба (ст. 340)

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 р. (ст. 341)

Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи)
щодо розтрат, недостач, розкрадань

5 р. (ст. 342)

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів

До ліквідації закладу (ст. 343)

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів

5 р. (ст. 344)

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 р. (ст. 345)

За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності

5 р. (ст. 346)

Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності

3 р. (ст. 347)

Листування про виплату заробітної плати

3 р. (ст. 348)

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо)

3 р. (ст. 349)

Облікові, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 р. (ст. 352)

За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

Книги, журнали, картки обліку:

• договорів аудиторських, господарських, операційних тощо
• касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)

(ст. 352)

• 3 р.^{1, 2}
• 3 р.²

¹Після закінчення строку дії останнього договору, угоди

²За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ

Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата

Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки

До заміни новими (ст. 413)

Тарифікаційні відомості (списки)

25 р. (ст. 415)

Документи (плани, фотографії робочого дня, листи, довідки, звіти, карти, розрахункові таблиці) про проведення хронометражних робіт

3 р. (ст. 418)

Положення про преміювання

До заміни новими (ст. 424)

Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт

1 р. (ст. 424)

Листування про впорядкування та встановлення розмірів заробітної плати, нарахування премій; використання фондів матеріального заохочення

5 р. (ст. 427)

Охорона праці

Протоколи про порушення санітарних норм та постанови про накладення штрафу за порушення санітарного законодавства організацією, посадовими особами державної санітарно-епідеміологічної служби

5 р. (ст. 435)

Протоколи атестації з техніки безпеки

5 р. (ст. 536)

Акти, приписи з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання

5 р. (ст. 437)

Переліки посад і професій на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, які мають право на додаткову відпустку і доплату за роботу зі шкідливими умовами праці

До заміни новими (ст. 443)

Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці

75 р. (ст. 444)

Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання

75 р. (ст. 446)

Переліки важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок та неповнолітніх

До заміни новими (ст. 448)

Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці

75 р. (ст. 450)

Акти обстеження умов праці працівників

5 р. (ст. 451)

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

45 р. (ст. 453)

Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — 75 р.

Відомості про аварії та нещасні випадки

5 р. (ст. 456)

З людськими жертвами — до ліквідації організації

Листування про скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими умовами праці

3 р. (ст. 472)

Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

45 р. (ст. 477) після закінчення журналу

Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 р. (ст. 481) після закінчення журналу

Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

10 р. (ст. 482) після закінчення журналу

Журнали проведення атестації з техніки безпеки

5 р. (ст. 483)