член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Існує чимало обставин, у зв’язку з якими необхідно вносити зміни до розпорядчих документів: законодавчі новації, кадрові ротації, оптимізація освітнього процесу тощо. Як призупинити дію виданого наказу або змінити його окремі пункти? Пропонуємо ознайомитися з особливостями внесення змін до наказів та їх документального оформлення
проведено кадрові зміни — прийнято на роботу чи звільнено з роботи працівників, змінено назви посад, функціональні обов’язки, повноваження тощо;
певні завдання у наказах втратили актуальність, потребують уточнення, усунення невідповідностей чи виправлення помилок;
змінено строки виконання завдань, призначено нових виконавців для ефективнішої реалізації поставлених завдань;
орган вищого рівня прийняв рішення скасувати виданий у закладі освіти наказ або його окремі пункти.
Порядок внесення змін до наказів має бути визначено у локальних документах закладу освіти, наприклад в інструкції з діловодства закладу. Цей порядок має відповідати вимогам нормативно-правових актів, зокрема Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.
Зміни в наказах: які та про що
Зміни в наказах закладу освіти можуть передбачати:
заміну, видалення чи додавання слів, речень, цифрових даних;
нову редакцію розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів, абзаців, речень;
Поняття «скасування» і «втрата чинності» мають різні значення та передбачають різні наслідки.
Наказ про скасування наказу
У разі скасування наказу всі його положення вважають недійсними з моменту підписання наказу— незалежно від часу прийняття рішення про скасування.
Наказ скасовують украй рідко. Підставами для скасування наказу можуть бути:
невідповідність положень наказу Конституції та Законам України, іншим нормативним документам;
прийняття розпорядчого документа з перевищенням керівником закладу освіти своїх повноважень;
відповідне рішення суду або органу вищого рівня.
Приклад ситуації, коли слід скасувати дію наказу
Керівник видав наказ про створення ради закладу освіти. Однак згідно зі статутом закладу таке рішення приймають лише за рішенням загальних зборів (конференції) закладу. З огляду на це вказаний наказ слід скасувати як виданий з перевищенням повноважень. Також потрібно скасувати і всі дії, виконані на його підставі: призначення голови ради тощо
Накази про скасування попереднього наказу зазвичай бувають у кадровій діяльності. Наприклад, коли за рішенням суду працівника поновлено на роботі.
Наказ про втрату чинності наказу
Втрата чинності — це припинення застосування наказу або його окремих положень.
Приміром, коли наказом затверджують певний організаційний документ, як-от: інструкцію, положення, то попередній наказ, котрим затверджували аналогічний документ, визнають таким, що втратив чинність, але не скасовують його. Так, після затвердження наказом нового штатного розпису втрачає чинність наказ чи пункт наказу про затвердження попереднього штатного розпису.
Не визнають такими, що втратили чинність, накази, які мають обмежений строк дії і такий строк минув.
Приклади таких наказів:
про початок опалювального сезону в закладі освіти в конкретному навчальному році;
про проведення учнівських олімпіад з предметів у конкретному навчальному році.
Наказ втрачає чинність з дати, зазначеної у наказі про визнання його таким, що втратив чинність.
Програма для керівників закладів освіти. Швидко і якісно укладатимете накази з основної діяльності. Отримаєте 30+ прикладів і шаблонів наказів, щоб полегшити собі роботу з документами
Як правильно внести зміни до наказу: зразок та вимоги
Будь-які зміни у наказах необхідно правильно оформити.
Зміни вносять на підставі окремого наказу.
Заголовок наказу
Для ефективної інформаційно-пошукової та довідкової роботи з документами у заголовку наказу про внесення змін до раніше виданого наказу слід зазначити такі дані про документ, до якого вноситимуть зміни:
дата створення;
номер;
назва.
Заголовок наказу починають зі слів «Про внесення змін до наказу ..».
Зразок заголовка наказу
Про внесення змін до наказу директора ЗО «Зразковий» від 14.01.2025 № 7 «Про затвердження складу експертної комісії закладу освіти»
Констатуюча частина наказу
У констатуючій частині (преамбулі) зазначають підстави для внесення змін до раніше виданого наказу.
Приклади констатуючої частини
У зв’язку зі зміною організаційної структури закладу освіти…
У зв’язку зі звільненням з роботи Любові Осадчук, члена експертної комісії...
Розпорядча частина наказу
У розпорядчій частині докладно описують зміни, які слід внести до раніше виданого наказу.
Внесення змін до наказу: зразок
У зв’язку з кадровими змінами у ЗО «Зразковий»
НАКАЗУЮ:
1. Внести до наказу директора ЗО «Зразковий» від14.01.2025№7 «Про затвердження складу експертної комісії закладу освіти» такі зміни:
1)вивести зі складу експертної комісії Тарасенко Валентину Василівну, Юрченка Олександра Миколайовича;
2)ввести до складу експертної комісії Забужко Наталію Анатоліївну— завідувача господарства; Дубка Сергія Олександровича— бухгалтера.
Додатки до наказу
Якщо згідно з наказом втрачає чинність низка попередніх наказів, перелік яких перевищує одну сторінку, оформлюють додаток до наказу.
Документи (накази, що втрачають чинність) в переліку зазначають у хронологічному порядку — відповідно до дат прийняття.
На окремих аркушах можна оформляти також зміни до наказів. Це доцільно робити, коли обсяг тексту змін перевищує один аркуш. У таких випадках до наказу про внесення змін до раніше виданого наказу додають пункт відповідного змісту.
Приклади доданого до наказу пункту
3. Внести до наказу директора ЗО «Зразковий» від20.01.2025№ 19 «Про деякі заходи щодо поліпшення викладання окремих навчальних предметів» зміни, що додаються.
3. Внести до наказу директора ЗО «Зразковий» від02.10.2024№ 149 «Про проведення атестації педагогічних працівників» зміни, що додаються
Розміщення наказів у справі
Накази формують у справи за хронологічним принципом, починаючи з №1.
Отже, початковий наказ та наказ про внесення змін (втрату чинності, скасування) розміщують у справі не один за одним, а відповідно до дат підписання.
Часто такі накази зберігають у різних справах, зокрема й за різні роки.
ПРИКЛАДИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ Завдяки сервісу швидко знайдете зразок потрібного документа. Всі вони оформлені відповідно до ДСТУ 4163:2020. Щомісяця сервіс поповнюється новими прикладами документів
Зміни до наказу: приклади варіантів оформлення
Проаналізуйте приклади формулювання змін у наказі в таблиці.
Внесення змін до наказу: зразок
Що потрібно змінити вчинному наказі
Як внести зміни до наказу: зразок формулювання
Замінити окремі слова або числові дані
1. В абзаці першому пункту 5 слова і числа «протягом Iкварталу2025року» замінити словами «протягом поточного року»
2) у підпункті 2 пункту 7 слова «уразі потреби» замінити словом «вимагається»
3. У другому реченні пункту 3 слова «на протязі» замінити словом «протягом», а слова «згідно визначених форм» словами «згідно звизначеними формами
Замінити чи виключити речення, підпункти, пункти, абзаци
2. Пункт 3 виключити
Інколи доцільно викласти в новій редакції, наприклад:
2. Друге речення пункту 5 наказу від16.07.2025№75 «Про оптимізацію документообігу» викласти в такій редакції: «Секретарю Нагребельній Олені подавати дані про річний обсяг документообігу взакладі освіти за формою, що додається, щорічно до20січня»
Замінити окремі слова та змінити їхні граматичні форми (відмінки, число тощо)
5. У тексті наказу від 01.07.2025№61 «Про охорону праці в закладі освіти» назву «інспектор з охорони праці» вусіх відмінках замінити назвою «особа, відповідальна за охорону праці» увідповідних відмінках
Внести доповнення
1) абзац другий пункту4 доповнити словами ...
Зазначте місця відповідного речення чи абзацу в тексті цього наказу:
Абзац другий пункту 5 після першого речення доповнити новим реченням такого змісту: «Уразі виявлення обірваних проводів, неізольованої проводки та її іскріння негайно повідомляти чергового вчителя закладу освіти»
Якщо у наказ слід внести багато змін, що поширюються на значну частину наказу, доцільно скласти нову редакцію документа, а попередній наказ разом із додатками (за наявності) визнати таким, що втратив чинність.
Висновок
Щоб внести зміни до наказу, визнати його таким, що втратив чинність, чи скасувати, потрібно видати новий наказ керівника закладу освіти. Зміни, які вносять до наказу, можуть стосуватися заміни слів, цифр, доповнень словами, цифрами та їх виключення з тексту; нову редакцію пунктів, підпунктів, абзаців, речень; доповнення новими пунктами, підпунктами, абзацами, реченнями або їх виключення. Порядок внесення змін до наказів визначте в інструкції з діловодства закладу освіти. Врахуйте у ній вимоги нормативних документів.
