Існує чимало обставин, у зв’язку з якими необхідно вносити зміни до розпорядчих документів: законодавчі новації, кадрові ротації, оптимізація навчально-виховного процесу тощо. Як призупинити дію виданого наказу або змінити його окремі пункти? Пропонуємо ознайомитися з особливостями внесення змін до наказів та їх документального оформлення
Необхідність внесення змін до наказів, виданих керівником навчального закладу, можуть спричинити такі обставини:
- прийнято нові Закони України або інші нормативно-правові акти
- внесено зміни до Законів України або інших нормативно-правових актів
- змінено внутрішні (локальні) документи
- змінено структуру навчального закладу
- проведено кадрові зміни — прийнято на роботу (звільнено з роботи) працівників, змінено назви посад, функціональні обов’язки, повноваження тощо
- певні завдання у наказах втратили актуальність, потребують уточнення, усунення невідповідностей чи виправлення помилок
- змінено строки виконання завдань, призначено нових виконавців для ефективнішої реалізації поставлених завдань
- орган вищого рівня прийняв рішення скасувати виданий в навчальному закладі наказ або його окремі пункти.
Порядок внесення змін до наказів має бути визначено у локальних документах навчального закладу, наприклад в інструкції з діловодства закладу.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Характер змін у наказах
Зміни в наказах навчального закладу можуть передбачати:
- заміну, видалення чи додавання слів, речень, цифрових даних
- нову редакцію розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів, абзаців, речень
- додавання розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів
- визнання втрати чинності наказу або його окремих пунктів
- скасування наказу.
Поняття «скасування» і «втрата чинності» мають різні значення та передбачають різні наслідки.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Скасування наказу
У разі скасування наказу всі його положення вважають недійсними з моменту підписання наказу — незалежно від часу прийняття рішення про скасування.
Підставами для скасування наказу можуть бути:
- невідповідність положень наказу Конституції та Законам України, іншим нормативним документам
- прийняття розпорядчого документа з перевищенням керівником навчального закладу своїх повноважень
- відповідне рішення суду або органу вищого рівня.
Приклад ситуації, коли слід скасувати дію наказу
Керівник видав наказ про створення ради навчального закладу. Однак згідно зі Статутом навчального закладу таке рішення приймають лише за рішенням загальних зборів (конференції) навчального закладу. З огляду на це вказаний наказ слід скасувати як виданий з перевищенням повноважень. Також потрібно скасувати і всі дії, виконані на його підставі: призначення голови ради тощо
Втрата чинності наказу
Втрата чинності — це припинення застосування наказу або його окремих положень.
Наказ втрачає чинність з дати, зазначеної у наказі про визнання його таким, що втратив чинність.
Наприклад, після затвердження наказом нового штатного розпису втрачає чинність наказ (чи пункт наказу) про затвердження попереднього штатного розпису.
Документальне оформлення змін у наказах
Будь-які зміни у наказах необхідно правильно оформити.
Зміни вносять на підставі окремого наказу.
Для ефективної інформаційно-пошукової та довідкової роботи з документами у заголовку наказу про внесення змін до раніше виданого наказу слід зазначити такі дані про документ, до якого вноситимуть зміни:
- назва
- дата створення
- номер.
Про внесення змін до наказу
«Про затвердження складу
експертної комісії загальноосвітнього навчального закладу»
від 14.01.2016 № 7
У констатуючій частині (преамбулі) зазначають підстави для внесення змін до раніше виданого наказу.
На виконання рішення загальних зборів колективу навчального закладу від 11.10.2016 (протокол № 2, пункт 2) «Про додаткове обстеження робочих місць»…
У розпорядчій частині докладно описують зміни, що слід внести до раніше виданого наказу:
У зв’язку з кадровими змінами у загальноосвітньому навчальному закладі № 1111
НАКАЗУЮ:
1. Внести до наказу директора «Про затвердження складу експертної комісії загальноосвітнього навчального закладу» від 14.01.2013 № 7 такі зміни:
– вивести зі складу експертної комісії Тарасенко Валентину Василівну, Юрченка Олександра Миколайовича;
– ввести до складу експертної комісії Забужко Наталію Анатоліївну — завідувача господарства; Дубка Сергія Олександровича — бухгалтера.
Якщо згідно з наказом втрачає чинність низка попередніх наказів, перелік яких перевищує одну сторінку, оформлюють додаток до наказу.
Документи (накази, що втрачають чинність) в переліку зазначають у хронологічному порядку — відповідно до дат прийняття.
На окремих аркушах можна оформляти також зміни до наказів. Це доцільно робити, коли обсяг тексту змін перевищує один аркуш. У таких випадках до наказу про внесення змін до раніше виданого наказу додають такий пункт:
3. Внести до наказу директора «Про деякі заходи щодо поліпшення викладання окремих навчальних предметів» від 12.01.2016 № 149 зміни, що додаються.
Приклади варіантів оформлення змін до наказів
СИТУАЦІЯ 1. У наказі потрібно замінити окремі слова або числові дані.
РОЗВ’ЯЗАННЯ
1. Видати наказ про внесення змін до раніше виданого наказу, положення якого сформулювати так:
... В абзаці першому пункту 5 слова і числа «протягом III кварталу 2016 року» замінити словами «протягом поточного року».
2. Викласти в новій редакції речення, підпункти, пункти, підрозділи, розділи. Це буде зрозуміліше, ніж виконувати численну заміну слів, речень, абзаців. Для цього в наказі про внесення змін до раніше виданого наказу можна скористатися, наприклад, таким формулюванням:
…Друге речення пункту 5 наказу «Про оптимізацію документообігу» від 16.07.2015 № 75 викласти в такій редакції:
«Нагребельній О. Д., особі, відповідальній за ведення діловодства, щороку до 20 січня подавати на ім’я директора дані про річний обсяг документообігу в навчальному закладі за формою, що додається».
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Не варто формулювати пункти про внесення змін так:
... У другому реченні пункту 5 слово «дисципліна» замінити словом «навчальний предмет», цифри «25» замінити цифрами «20», слово «відомості» замінити словом «дані»
СИТУАЦІЯ 2. У наказі необхідно не лише замінити окремі слова, а й змінити їх граматичні форми (відмінки, число тощо).
РОЗВ’ЯЗАННЯ
У наказі про внесення змін до раніше виданого наказу обов’язково слід указати про зміну граматичних форм. Наприклад:
…У тексті наказу «Про охорону праці в навчальному закладі» від 01.09.2014 № 91 слова «особа, відповідальна за охорону праці» в усіх відмінках замінити на слова «фахівець з охорони праці» у відповідних відмінках, а слова «рятувальна служба» в усіх відмінках і формах числа — словами «аварійно-рятувальна служба» у відповідних відмінках і формах числа.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо у наказ слід внести багато змін, що поширюються на значну частину наказу, доцільно скласти нову редакцію документа, а попередній наказ разом із додатками (за наявності) визнати таким, що втратив чинність
Накази формують у справи за хронологічним принципом, починаючи з № 1. Отже, початковий наказ та наказ про внесення змін (втрату чинності, скасування) розміщують у справі не один за одним, а відповідно до дат підписання. Часто такі накази зберігають у різних справах, зокрема й за різні роки.
