Чи можна надіслати працівникові трудову книжку поштою

Відповідь

Згідно з пунктом 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту України від 29.07.1993 № 58 власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку у день звільнення із внесеним до неї записом про звільнення.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення з вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

Законодавчо не визначено форму письмового документа, яким працівник має надати згоду на пересилання його трудової книжки. Однак роботодавець має переконатися, що документ підписав саме працівник, який бажає отримати свою трудову книжку поштою. Отож підпис працівника має бути засвідченим.

Засвідчити підпис можна у будь-який доступний працівникові спосіб. Так, підпис працівника на заяві про пересилання трудової книжки може засвідчити нотаріус. Працівник може надіслати на електронну адресу навчального закладу лист із електронним цифровим підписом, який вважатиметься оригіналом електронного документа.

Найдоступніший спосіб — надіслати роботодавцю засвідчену телеграму. Правилами надання та отримання телекомунікаційних послуг, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 11.04.2012 № 295, передбачено надсилання телеграм із позначкою «засвідчена».

Щоб засвідчити певний факт, відправник має пред’явити офіційну довідку чи посвідчення, що засвідчує такий факт.

Тож для відправлення засвідченої телеграми працівник надає операторові зв’язку:

• текст заяви про пересилання йому трудової книжки поштою, зазначивши адресу на бланку телеграми
• паспорт із відміткою місця проживання чи відповідну довідку.

Після цього оператор зв’язку посвідчує особу відправника та засвідчує його підпис. Перед адресою в телеграмі ставлять позначку «засвідчена».

Отримавши таку телеграму, роботодавець, керуючись пунктом 4.2 Інструкції № 58, надсилає працівникові трудову книжку на адресу, вказану у телеграмі.