шеф-редактор управлінських видань Експертус Освіта
Написати наказ — справа, яку керівник нікому не делегує. Легко скласти накази, коли знаєш, як це робити. Дізнаєтеся про структуру, зміст, контроль, внесення змін, реєстрацію у статті
Накази з основної діяльності відображають управлінські рішення з найважливіших питань освітньої діяльності, планування, звітності, фінансування, удосконалення роботи організації, розподілу функцій і повноважень між працівниками, правил експлуатації основних засобів, оформлення роботи комісій, уведення в дію документів тощо. Це — найпоширеніший вид розпорядчих документів, за допомогою яких керівник закладу реалізує свої повноваження.
Щоб накази були чинними, їх маєте правильно оформити. А оформити без помилок наказ — ще те випробування. Це ж і про обов’язкові реквізити не забути, і правильно їх розмістити, і з датою документа не помилитися. Допоможемо вам у цьому.
1. Почнімо з Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144.
2. Документ суто «освітянський» — Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах.
3. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Вони визначають вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Хочете дізнатися про особливості, зміст та оформлення наказів з основної діяльності? А також отримати приклади таких наказів – пройдіть навчання у Вищій школі освітнього менеджменту.
Створюйте інформативний заголовок до наказу. Він має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».
Правило 2. Констатуюча частина
Коли складатимете констатуючу частину наказу, перевірте правильність посилань на нормативно-правові акти. Чітко визначайте мету видання наказу. Уникайте розповідної манери викладу. Зазначайте на початку константуючої частини безпосередню причину видання наказу.
Правило 3. Розпорядча частина
Викладайте пункти розпорядчої частини наказу в наказовій формі. Формулюйте їх чітко, стисло та зрозуміло. Текст наказу не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.
Зіставляйте новий наказ з тими, що вже видали, й уникайте суперечливих доручень.
Виконавців зазначайте у кожному пункті розпорядчої частини наказу. Визначайте строк виконання для кожного завдання, зафіксованого в наказі. В останньому пункті розпорядчої частини зазначайте посаду й прізвище особи, яка відповідатиме за виконання наказу загалом.
До оформлення
Правило 1. Номер і дата
Накази нумеруйте в порядку їхнього видання у межах календарного року.
Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху учнів можуть мати окрему порядкову нумерацію.
Дату оформлюйте цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначайте арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляйте двома парами цифр, розділеними крапкою, а рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставте:
07.08.2023
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовуйте словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру:
07 грудня 2023 року
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».
25 травня 2023 р.
У різних реквізитах одного документа дату можна оформити як словесно-цифровим способом, так і цифровим.
Правило 2. Службові відмітки
Реєструйте накази у день підписання. Зверніть увагу: дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, потрібно датувати всі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:
візу;
резолюцію;
відмітку про засвідчення копії документа;
відмітку про надходження документа до юридичної особи;
відмітку про виконання документа;
відмітку про ознайомлення з документом.
Правило 3. Реєстрація
Залежно від того, до якої групи належить наказ, його потрібно реєструвати у відповідній книзі. Якщо номенклатура закладу передбачає чотири чи п’ять справ з наказами, то необхідно вести стільки ж Книг реєстрації наказів.
Правило 4.Виконання
Наказ вважають виконаним, коли всі поставлені в ньому завдання виконали по суті, а не формально.
Яка структура та якими нормами керуватися
Накази з основної діяльності у школі і у ДНЗ складають із двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначайте підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Починайте зі слів «На виконання», «З метою» тощо.
Якщо наказ видаєте на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначайте:
назву виду документа;
автора документа;
дату;
номер;
заголовок.
Крапку в кінці констатуючої частини не ставте.
Розпорядчу частину починайте дієсловом «НАКАЗУЮ», друкуйте з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого поставте двокрапку.
Розпорядчу частину наказу поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті (підпункті) зазначте виконавців (конкретних осіб), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання.
Виконавців можна назвати узагальнено, наприклад: «учителям».
Відмітку про наявність додатка оформлюйте безпосередньо в тексті документа словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток 3». А на самому додатку до розпорядчого документа у верхньому правому куті першого аркуша проставляйте відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер:
Додаток 1
до наказу
20 листопада 2023 року № 121
Якщо до наказу є один додаток, не нумеруйте його. Якщо додатків кілька, зазначайте їхні порядкові номери. Знак «№» перед цифровими позначеннями не ставте. На другому та наступних аркушах додатка робіть відмітку «Продовження додатка».
Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує наказ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.
Директор закладу № 1111 Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Директор Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Якщо ви відсутні на роботі — пішли у відпустку чи захворіли — наказ підписує особа, яка виконує обов’язки директора. У цьому разі обов’язково потрібно зазначити фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ. Якщо документ неможливо передрукувати, виправлення слід вносити рукописним або машинописним способом:
Заборонено ставити під час підписання документа прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа:
В.о. директора Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Підпис розміщуйте під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Коли вносити зміни
Порядок внесення змін до наказів визначте в інструкції з діловодства закладу.
Зміни до наказів уносьте на підставі окремого наказу.
Є чимало обставин, у зв’язку з якими необхідно вносити зміни до наказів: законодавчі новації, кадрові ротації, оптимізація освітнього процесу тощо. Вносьте зміни до наказів, якщо:
прийнято нові Закони України або інші нормативно-правові акти;
внесено зміни до Законів України або інших нормативно-правових актів;
змінено внутрішні (локальні) документи;
змінено структуру закладу освіти;
проведено кадрові зміни — прийнято на роботу (звільнено з роботи) працівників, змінено назви посад, функціональні обов’язки, повноваження тощо;
певні завдання у наказах втратили актуальність, потребують уточнення, усунення невідповідностей чи виправлення помилок;
змінено строки виконання завдань, призначено нових виконавців для ефективнішої реалізації поставлених завдань;
орган вищого рівня прийняв рішення скасувати виданий в закладі освіти наказ або його окремі пункти.
Втрата чинності — припинення застосування наказу або його окремих положень.
Наказ втрачає чинність з дати, зазначеної у наказі про визнання його таким, що втратив чинність. Наприклад, після затвердження наказом нового штатного розпису втрачає чинність наказ (чи пункт наказу) про затвердження попереднього штатного розпису.
У разі скасування наказу всі його положення вважають недійсними з моменту підписання наказу — незалежно від часу прийняття рішення про скасування.
