Коли підпис засвідчувати печаткою

Відповідь

Настанови щодо оформлення підписів містить, зокрема, Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (далі — Типова інструкція).

Так, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюють гербовою (основною) печаткою закладу на документах, що засвідчують:

• права громадян і юридичних осіб
• факт витрати коштів
• проведення операцій з матеріальними цінностями.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначають в індивідуальній інструкції з діловодства, керуючись нормами нормативно-правових актів і примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою (основною) печаткою.

Відбиток печатки проставляють одним зі способів:

• охопивши кілька останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ (але не підпис посадової особи)
• на виокремленому місці з відміткою «МП».

Окрім того, використовують прості печатки, що містять, приміром:

• найменування структурних підрозділів («Канцелярія», «Відділ кадрів»)
• написи «Для копій», «Для пакетів».

Простими печатками засвідчують:

• підписи керівників (працівників) служб діловодства, кадрів на копіях документів, що залишаються у справах установи, закладу
• факт отримання поштової кореспонденції, зокрема рекомендованої.

Порядок виготовлення, зберігання та використання печаток слід регламентувати в локальному нормативному акті.