Коли підпис засвідчувати печаткою

Відповідь

Настанови щодо скріплення підписів печаткою містять, зокрема,  Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Так, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюють печаткою установи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями.

Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати печаткою, визначають в інструкції з діловодства закладу освіти, керуючись нормами нормативно-правових актів і примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються печаткою закладу.  В інструкції з діловодства закладу визначають також види і кількість печаток, штампів, що застосовуються, тп порядок застосування печаток. 

Відбиток печатки проставляють одним зі способів:

• охопити кілька останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ (але не підпис посадової особи)
• на виокремленому місці з відміткою «МП».

Перелік документів, на яких підпис посадової особи засвідчують відбитком печатки ЗЗСО

• Акти виконання робіт, списання матеріальних цінностей, фінансових перевірок, вилучення документів для знищення, передавання справ тощо.
• Довідки про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, нарахування із заробітної плати тощо.
• Договори про матеріальну відповідальність, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо.
• Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
• Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей.
• Завдання на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво тощо.
• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
• Кошторис витрат (на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
• Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
• Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.
• Штатні розписи.
• Трудові книжки.

У закладах освіти можуть використовувати й інші печатки:

• структурних підрозділів, наприклад «Бухгалтерія»;
• для окремих категорій документів, наприклад для копій, перепусток.

Розпорядчим документом керівника закладу визначають порядок використання, місце зберігання печатки закладу, посадові особи, відповідальні за її зберігання, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою закладу.