Як підготувати справи до зберігання

Відповідь

Формувати у справи потрібно документи, виконані протягом одного календарного року. Так скеровують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Виняток — перехідні справи, що формують упродовж кількох років. Наприклад, особові справи, журнал обліку особових справ.

Проводимо експертизу цінності документів у закладі освіти

Якщо в закладі освіти невеликий обсяг документообігу, тобто до 10 тис. документів на рік, всі справи може централізовано формувати діловод.

Наприкінці року діловод має перевірити справи та оформити їх для оперативного зберігання — два роки до передавання в архів. Під кінець грудня дістати з шафи теки з документами за рік та діяти за алгоритмом, наведеним далі.

Порядок підготовки справ до зберігання

1. Вилучіть зі справ чернетки, незасвідчені копії, дублі, документи, що підлягають поверненню. Залиште оригінали та, де треба, засвідчені копії.
2. Перевірте строки зберігання документів. Розподіліть по різних справах документи з різними строками.
3. Поділіть на томи справи обсягом понад 250 аркушів. Враховуйте зміст документів. Не діліть на частини багатосторінкові документи або блоки документів з одного питання. Томи можуть мати непропорційні розміри. Головне — зміст і цілісність документів у них.
4. Порахуйте загальну кількість справ. Кожен том рахуйте як окрему справу. Придбайте потрібну кількість тек.
5. Систематизуйте документи в теках за хронологією. На початку справ — документи за січень, наприкінці — за грудень.
6. Уточніть заголовки справ. Впишіть крайні номери документів і номери томів.
7. Розставте справи у шафі, що замикається:
   • окремо від справ нового року;
   • у послідовності за номенклатурою;
   • вертикально, корінцями назовні.

На корінці наклейте ярлики з індексами та заголовками.

СКАЧАТИ шпаргалку «Як підготувати справи до зберігання». 

Підготували для вас також зразок оформлення номенклатури справ закладу освіти, а також підказки щодо вчасної та ефективної роботи з цим документом. 

Висновок

У грудні перевірте документи, які формували в теки протягом року, вилучіть зайві, систематизуйте потрібні, поділіть товсті справи на томи, уточніть заголовки справ і впорядкуйте їх. Стане у пригоді наведена інструкція, як це зробити.