член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Швидко й без помилок оформлювати документи, стандартизувати документообіг допоможе Збірник уніфікованих форм. Ловіть підказки, якими формами документів скористатися, які документи краще складати на кутовому бланку, а які — на повздовжньому, і чи вносити зміни до інструкції з діловодства
Новий Збірник уніфікованих форм видів організаційно-розпорядчих документів затвердила Державна архівна служба України й схвалила протоколом Нормативно-методична комісія від 08.04.2025 № 1 (далі — Збірник уніфікованих форм).
Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: чим стане для вас корисним
Збірник уніфікованих форм містить 42 форми найпоширеніших організаційно-розпорядчих документів із пропонованим складом реквізитів, порядком їх розміщення й оформлення.
У збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів містяться:
Організаційна документація
Розпорядча документація
Інформаційно-аналітична документація
Статут
Положення про установу
Структура і штатна чисельність
Штатний розпис
Положення про структурний підрозділ
Посадова інструкція
Робоча інструкція
Колективний договір
Інструкція з діловодства
Номенклатура справ
Наказ з основної діяльності
Спільний наказ з основної діяльності двох установ одного рівня
Наказ з адміністративно-господарських питань
Накази з кадрових питань:
про прийняття на роботу
переведення / переміщення працівника в межах однієї установи
звільнення
оголошення догани
атестацію кадрів
заохочення / нагородження / преміювання
встановлення доплат і надбавок
надання відпусток
відрядження
Протоколи:
загальних зборів трудового колективу
засідання колегіального органу
засідання комісії
оперативної наради в керівництва юридичної особи
засідання структурного підрозділу
Витяг із протоколу
Акт
Довідка службова/ біографічна
Записка доповідна / пояснювальна / службова
Автобіографія
Характеристика
Подання
Заява громадянина / працівника
Графік відпусток
Службовий лист
Чи можна використовувати службові записки в діловодстві
Збірник уніфікованих форм доповнено формами таких видів документів, як статут установи, витяги з наказу та протоколу. Уперше унормовано оформлення службової записки.
Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів 2025: щоб оформлювати документи без помилок
Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів розробили з урахуванням встановленого складу реквізитів і порядку їх розташування відповідно до Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Чи обов’язково використовувати уніфіковані форми документів і змінювати документи після оновлення форм? Ні, але бажано. Збірник не є нормативно-правовим актом. Він рекомендований до використання під час створення як конкретних видів організаційно-розпорядчих документів, так і типових уніфікованих форм. Доцільно узгодити зразки документів, що зазначені, наприклад, в інструкції з діловодства, з уніфікованими формами. Те, як в уніфікованих формах оформлені реквізити відміток, наприклад підпису, візи, відмітки про ознайомлення, відповідає вимогам ДСТУ 4163:2020 — обов’язкового в діловодстві.
Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів — необхідний інструмент для керівника закладу освіти. В умовах децентралізації, розширення автономії закладів освіти та постійного оновлення законодавства якісне діловодство стає юридичним щитом для адміністрації та запорукою прозорого управління.
Використання уніфікованих форм організаційно-розпорядчих допомагає:
економити час та ресурси, оскільки не потрібно самостійно створювати шаблони наказів, актів чи протоколів з нуля;
дотримуватися юридичних вимог, адже усі форми розроблені відповідно до актуальних вимог ДСТУ та освітнього законодавства;
створити управлінську культуру на основі єдиних підходів до документування процесів, що систематизують внутрішню роботу закладу та полегшують комунікацію із засновниками та органами управління.
Керівник, який володіє культурою правильного документообігу, звільняє свій ресурс для головного — розвитку закладу та забезпечення якості освіти.
