Скільки зберігати електронні документи в закладі освіти
Запитання
Скільки зберігати електронні документи в закладі освіти? Які нормативно-правові акти визначають строки зберігання таких документів?
Відповідь
Статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV визначено, що строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Документація ЗДО: поговоримо на чистоту
Електронні документи зберігають на електронних носіях інформації. Якщо існує ймовірність втрати електронного документа, то його:
- дублюють на кількох електронних носіях;
- періодично копіюють у законодавчо визначеному порядку;
- зберігають у вигляді копії на папері (у разі якщо немає паперового оригіналу документа).
Керівник закладу освіти повинен забезпечити виконання таких вимог до зберігання електронних документів у закладі:
- інформація документа має бути доступною для використання;
- необхідно мати можливість відновити документ у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- за наявності потрібно зберігати інформацію про:
- походження та призначення документа;
- дату і час відправлення чи одержання.
Висновок
Правила зберігання електронних документів, зокрема строки їх зберігання, визначає стаття 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Строк зберігання електронних документів у школі чи дитсадку має бути не меншим від визначеного законодавством строку зберігання відповідних паперових документів.
