Скільки зберігати електронні документи в закладі освіти

Відповідь

Статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV визначено, що строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Документація ЗДО: поговоримо на чистоту

Електронні документи зберігають на електронних носіях інформації. Якщо існує ймовірність втрати електронного документа, то його:

• дублюють на кількох електронних носіях;
• періодично копіюють у законодавчо визначеному порядку;
• зберігають у вигляді копії на папері (у разі якщо немає паперового оригіналу документа).

Керівник закладу освіти повинен забезпечити виконання таких вимог до зберігання електронних документів у закладі:

• інформація документа має бути доступною для використання;
• необхідно мати можливість відновити документ у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• за наявності потрібно зберігати інформацію про:
  • походження та призначення документа;
  • дату і час відправлення чи одержання.

Висновок

Правила зберігання електронних документів, зокрема строки їх зберігання, визначає стаття 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Строк зберігання електронних документів у школі чи дитсадку має бути не меншим від визначеного законодавством строку зберігання відповідних паперових документів.