Ваш навчальний заклад уже перейшов на електронний документообіг?

Відповідальність за організацію роботи з вхідними, вихідними та внутрішніми електронними документами у навчальному закладі покладено на його керівника.

Розрізняйте поняття «електронний» та «безпаперовий» документообіг, які часто-густо ототожнюють. Електронні документи аж ніяк не скасовують паперових носіїв інформації: так лише зведено до мінімуму кількість копій документів за рахунок їх оцифрування.

Справи керівника у жовтні: що проконтролювати

При організації обігу електронних документів у дошкільному, позашкільному чи загальноосвітньому навчальному закладі слід керуватися Законами України:

• «Про електронні документи та електронний документообіг»
• «Про електронний цифровий підпис»
• «Про інформацію».

І основний наказ Міністерства юстиції України — «Про затвердження порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

Електронна вхідна кореспонденція

У згаданих нормативних актах вказано, що електронну вхідну кореспонденцію навчальний заклад може приймати двома шляхами:

• через заповнення відповідної форми на офіційному веб-сайті навчального закладу
• відправленням е-документів на офіційну електронну адресу освітньої установи.

Найважливішим реквізитом таких документів визнано цифровий підпис.

За наявності усіх необхідних реквізитів електронний документ централізовано реєструє секретар або діловод навчального закладу у день надходження (чи в перший наступний після надходження робочий день).

Порядок присвоєння реєстраційного номера та заповнення реквізитів електронного документа аналогічний процесу реєстрації паперового документа.

У 2-денний строк після отримання кореспонденції навчальний заклад зобов’язаний повідомити адресанта про реєстрацію надісланого ним електронного документа.

Які електронні документи відхиляють

У випадку відхилення електронного документа адресантові необхідно у 2-денний термін повідомити про причини відхилення.

Вихідні та внутрішні електронні документи

Реєстрація вихідних та внутрішньоорганізаційних е-документів у навчальному закладі відбувається у день проставлення:

• цифрового підпису — якщо документ підписують одноособово
• останнього цифрового підпису — якщо документ підписують дві чи більше посадових осіб.

Секретар/діловод навчального закладу зобов’язаний відправити електронний документ адресатові у перший робочий день після його отримання від виконавця чи автора.

Строки зберігання е-документів у відповідних електронних архівах не менші строків зберігання паперової документації за номенклатурою.

При цьому до зберігання е-документів висувають такі вимоги:

• їх зміст має бути доступним для потенційного використання
• за можливості зберігають таку інформацію про електронний документ:

− його походження

− дата відправлення адресантом

− дата отримання навчальним закладом

− призначення

• гарантування відновлюваності попереднього формату документа, в якому останній був створений, надісланий адресантом чи отриманий навчальним закладом.

Обираємо систему електронного документообігу

Чинним законодавством передбачено три форми реєстрації документів:

• журнальну
• автоматизовану
• карткову.

Концепцією «Нова українська школа» задекларовано курс на дебюрократизацію. Поступово школи мають відмовлятися від паперового документообігу та переходити до електронного. Надійним підґрунтям для переходу до такого документування є затребувані нині автоматизовані системи діловодства.

Ефективне управління обігом електронних документів є немислимим без автоматизованих платформ.

Системи е-документообігу забезпечують:

• оцифрування паперових документів, їх імпорт-експорт
• знаходження документів за реквізитами чи ключовими словами
• кібербезпеку
• маршрутизацію документів
• процеси узгодження е-документів
• контроль за виконанням
• централізований архівний фонд документів.

Навчальний заклад, налагоджуючи систему е-документообігу, може обрати одну з двох стратегій:

• створити власний програмний продукт
• скористатися готовими платформами.

Власний програмний продукт

Однозначно, цей варіант є дорожчим. Одначе він дає можливість навчальному закладу:

• підлаштувати функціонал системи під свої потреби:

− обрати оптимальну кількість операцій, котрі будуть зрозумілими працівникам і не потребуватимуть спеціального навчання

− об’єднати в єдину цілісну систему необхідні закладу елементи готових систем.

• забезпечити максимально безболісну інтеграцію системи електронного документообігу.

Готова платформа

Цей варіант також має свої переваги:

• економія коштів на розробленні й упровадженні системи
• швидкість застосування.

На сьогодні, згідно з інформацією Центрального державного електронного архіву України, найбільш затребуваними системами електронного документообігу серед навчальних закладів є такі:

Переваги е-документообігу

Ефективна організація руху електронних документів дозволить навчальному закладу як в короткостроковій, так і в довготривалій перспективах отримати чимало преференцій:

Окрім того, ймовірне поліпшення психологічного клімату в колективі завдяки мінімізації рутинної роботи.