Як підписувати документи за відсутності керівника навчального закладу

Відповідь

Право підписання документів надане керівникові установчими документами (статутом навчального закладу).

Інші ж посадові особи можуть підписувати документи, якщо:

• тимчасово виконують обов’язки за відсутності керівника (під час його відрядження, відпустки тощо)
• їм делеговане право підпису
• мають постійне право підпису.

Формулювання підпису залежить від конкретного випадку.

На час відрядження чи відпустки керівник навчального закладу відповідним наказом може покласти виконання своїх обов’язків на іншу посадову особу, зокрема й щодо підписання документів.

У такому разі в реквізиті «Підпис» вказують не фактичну посаду особи, яка виконує обов’язки керівника, а слова «Виконувач обов’язків» чи скорочення «В. о.», які додають до назви посади керівника:

Керівник може делегувати своє право підпису деяких видів документів іншим посадовим особам. Наприклад, надати право підпису окремих видів договорів і додатків до них своєму заступникові.

Право підпису делегують, оформлюючи довіреність, яку видають посадовій особі від імені юридичної особи за підписом керівника навчального закладу.

Виокремлюють випадки, коли підписи необхідно засвідчувати відбитоком печатки.

Якщо право підпису делеговане, у реквізиті «Підпис» вказують фактичну посаду особи, яка підписала документ: 

У документах, оформлених не на бланку, в складі назви посади зазначають повну назву закладу.

У підписі наводять скорочену назву закладу, якщо текст документа містить повну назву з уточненням про те, що надалі вживатимуть скорочений варіант.

Щоб оптимізувати роботу, керівник навчального закладу може видати наказ про розподіл обов’язків між своїми підлеглими. Відповідно до наказу кожен зі згаданих у ньому працівників отримує постійне право підпису певних видів документів (листів, звітів тощо) у межах компетенції. У такому разі в реквізиті «Підпис» також наводять назву посади працівника, який підписав документ.

Керівник навчального закладу в будь-який момент може скасувати наказ про надання постійного права підпису документів.