головний редактор порталу «Педрада», канд. пед. наук
Як скласти протокол батьківських зборів легко та ефективно. Скористайтеся поданою структурою протоколу, яка прийнятна для загальних та групових батьківських зборів.
Іноді складання протоколу вважають необов’язковою і зайвою частиною проведення батьківських зборів. Але саме в цьому документі відображена інформація про основні домовленості і плани — і в цьому цінність протоколу. Правильно складений протокол батьківських зборів може застрахувати заклад дошкільної освіти від можливих непорозумінь і проблем, бути доказом правомірності дій працівників ЗДО.
Протокол батьківських зборіву ЗДО — це офіційний документ, який фіксує обговорені питання, прийняті рішення та визначених відповідальних осіб. Він є важливим документом, оскільки відображає участь батьків у житті закладу освіти та підтверджує виконання прийнятих рішень.
Протокол є особливим видом документа: його складно з однозначністю віднести до певної групи організаційно-розпорядчої документації. Оскільки у протоколі фіксують перебіг обговорення питань і ухвалення рішень на зборах, то можемо вважати цей документ інформаційно-аналітичним. Водночас протокол містить розпорядчу (постановчу) частину і тому є розпорядчим документом. Тож протокол — це інформаційно-аналітичний документ, що містить інформацію, на підставі якої ухвалюють певні управлінські рішення.
Особливості ведення протоколів, у тому числі протоколів батьківських зборів у ЗДО, визначають:
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі — Збірник ОРД).
Немає чітко встановленої форми протоколу батьківських зборів у ЗДО. Для спрощення роботи скористайтеся нашими рекомендаціями.
Протоколи вирізняються специфічним оформленням. Їх складають на підставі записів, які під час засідання секретар веде вручну або з використанням диктофона. Тому єдиного правильно оформленого зразка протоколу батьківських зборів не може бути. Утім розглянемо структуру та правила оформлення протоколу.
Виберіть секретаря, в обов’язки якого входитиме стенографування, впорядкування документації. Він заноситиме до протоколу короткий виклад кожного питання із зазначенням імені та прізвища кожного доповідача.
Протокол оформлюють на спеціальному бланку протоколу (за наявності такого бланка), або на стандартному аркуші паперу формату А4.
Реквізити
Постійні реквізити вказують під час виготовлення уніфікованої форми чи бланка протоколу, а змінні — під час його складання. Перелік реквізитів:
назва організації вищого рівня
назва закладу освіти
назва документа.
Друкуйте назву документа великими літерами — ПРОТОКОЛ. Новий стандарт дозволяє використовувати напівжирний шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
Вступна частина протоколу
У вступній частині протоколу записують власні імена та прізвища голови або головуючого, секретаря, а також запрошених осіб (якщо такі є).
З нового рядка друкують слово «Присутні» — імена та прізвища присутніх в алфавітному порядку або зазначають загальну кількість учасників із посиланням на список, який додається.
Порядок денний
Слова «Порядок денний» друкують від межі лівого поля, після них ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують арабською цифрою та друкують з абзацу. Формулювання питань у порядку денному починають із прийменника «про». За кожним пунктом з нового рядка зазначають доповідача — посадову особу, яка готувала доповідь з означеного питання.
Основна частина протоколу
Кількість і послідовність розділів основної частини протоколу мають відповідати пунктам порядку денного.
Кожне питання описують за таким планом:
СЛУХАЛИ: власне ім’я та прізвище доповідача (зміст доповіді подають від третьої особи однини або зазначають про наявність доповіді у вигляді додатка)
ВИСТУПИЛИ: власне ім’я та прізвище особи, яка виступала (зміст виступу подають від третьої особи однини)
ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ): сформулювати рішення або ухвалу, пронумерувати рішення.
У кінці документа зазначають голову та секретаря батьківських зборів у такому порядку:
Голова Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Секретар Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Якщо на зборах прийняли важливе рішення, ознайомте з ним усіх батьків, навіть якщо вони були відсутні. Як це зробити:
Також до протоколу можна додати список ознайомлення батьків, у якому кожен присутній розпишеться напроти свого прізвища на підтвердження того, що він ознайомлений із рішенням.
Не вносьте у протокол рішення, що стосуються психологічної чи педагогічної діагностики, поради й особисті звернення, рекомендації, деталі конфіденційного спілкування.
Наприклад, якщо ви говорите з батьками про складнощі у формуванні ціннісних орієнтацій їхньої дитини, це залишається «за кадром» протоколу.
Протокол батьківських зборів в ДНЗ: молодша, середня, старша група
Протоколи батьківських зборів у різних вікових групах ЗДО відрізняються лише змістом питань, які обговорюють батьки та педагоги. Немає відмінностей у структурі, викладі питань та рішень батьківських зборів. Якщо, наприклад, йдеться про протокол батьківських зборів у старшій групі на тему «Підготовка до школи», то особливості протоколу будуть лише у змісті порядку денного та відображенні ходу обговорення питань і прийнятих рішень. Протокол як документ має усталену структуру, тож її слід дотримувати.
