член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Зміни в діловодстві відбуваються не часто, й кожна позначається на роботі директора. Саме такою знаковою подією є Національний стандарт ДСТУ 4163:2020, за яким почали оформлювати документи з 1 вересня 2021 року.
Керуватися ДСТУ 4163:2020 мають усі — від служби діловодства держоргану та ОМС до діловодів підприємств, установ та організацій, зокрема й закладів освіти. Стандарт — єдиний для всіх!
Допоможемо організувати роботу за новими правилами.
Назва — Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144.
Початок дії — 01.09.2021.
Розробники — Технічний комітет стандартизації «Інформація i документація» (TK 144), Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.
Сфера дії — державні органи, ОМС, установи, підприємства, організації, інші юридичні особи незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня й масштабу діяльності й форми власності.
ДСТУ 4163:2020: що встановлює
Національний стандарт з оформлення документів визначає:
склад реквізитів документів;
вимоги до змісту та місця розміщення реквізитів у документах;
інформаційно-аналітичні — акти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, службові листи тощо.
Керуватися ДСТУ 4163:2020 в закладі освіти мають й відповідальні особи, які складають кадрові накази та посадові інструкції, й бухгалтер, що оформляє первинні документи:
Вимоги стандарту щодо оформлення реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації.
Зміни в реквізитах
Ексклюзивна функція ДСТУ 4163:2020 — визначати вимоги до реквізитів документів.
Документ складається з реквізитів, як будинок з цеглинок. Так, реквізитами є дата, реєстраційний номер, гриф затвердження, текст, підпис, відбиток печатки.
ДСТУ 4163:2020 скеровує, як оформити кожен реквізит, і де саме в документі його розмістити.
Документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати реквізити:
найменування юридичної особи (04);
назва виду документа (не зазначають на листах) (09);
дата документа (10);
реєстраційний індекс документа (11);
заголовок до тексту документа (19);
текст документа (20);
підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка, якщо немає електронного підпису) (22).
Саме обов’язкові реквізити надають документу юридичної сили та доказовості.
Запитання — відповідь
Які три помилки допустив керівник у цьому фрагменті наказу?
А ось і правильна відповідь:
Новація ДСТУ 4163:2020 — чітко прописані вимоги до оформлення документів, що готують кілька юридичних осіб. Розробники визначили, як розміщувати найменування юросіб, назву виду документа, дату, реєстраційні індекси. Важливо, що на таких документах не треба відтворювати зображення гербів, емблем юридичних осіб aбo торговельних марок (знаків для товарів i послуг).
Який шрифт обрати за правилами оформлення документів за ДСТУ
Часто запитують: за правилами оформлення документів за ДСТУ який шрифт слід обрати?
У реквізиті «Підпис» тепер вказуйте не ініціали та прізвище (І. П. Іваненко), а власне ім’я та прізвище великими літерами (Іван ІВАНЕНКО). Ця зміна обумовлена потребою наблизити правила оформлення документів до європейських стандартів. Тепер складника «по батькові» в підписі немає, натомість з’явилося «власне ім’я» — термін, регламентований Цивільним кодексом.
