голова правління Асоціації працівників дошкільної освіти, експерт з питань освіти, Київ
Ознайомтеся з основними вимогами нової Примірної інструкції з діловодства у закладах дошкільної освіти. Ми зробили її короткий огляд, аби вам було легко орієнтуватися у її змісті, та надали відповіді на поширені запитання
Інструкція з діловодства в ЗДО: як використовувати
Інструкція з діловодства в ЗДО визначає, як документувати управлінську інформацію та організовувати роботу з документами у державних і комунальних ЗДО, а також у дошкільних підрозділах державних і комунальнихЗЗСО. На основі цієї інструкції в закладі дошкільної освіти розробляється локальна інструкція з діловодства у ЗДО, яку затверджує керівник ЗДО.
Інструкція з діловодства в ЗДО допоможе упорядкувати роботу з документами, правильно їх підготувати, зареєструвати, облікувати.
Організовує діловодство в ЗДО, контролює своєчасний розгляд документів відповідальними особами та доводить документи до кола цільових осіб діловод або відповідальна особа, яку призначає керівник ЗДО.
Нова Інструкція з діловодства в ЗДО не містить:
переліку обов’язкових документів, за формування та зберігання яких відповідає керівник та інші працівники закладу;
Номер пункту Інструкції, до якого розроблено додаток
Зміст пункту Інструкції
1
Загальні правила оформлення документів
п. 1 розділу ІІ
Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії
2
Перелік документів, підписи яких обов’язково скріплюються печаткою
п. 6 розділу ІІ
Відбитком печатки закладу освіти засвідчують підпис посадової особи на документах з певних питань організаційної та фінансово-господарської діяльності
3—6
Журнал реєстрації вхідних документів
Журнал реєстрації вихідних документів
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Журнал реєстрації наказів
п. 6 розділу ІV
Документи реєструють у відповідних журналах:
ті, які надходять до закладу освіти,— в журналі вхідних документів
ті, що відправляються, — у журналі вихідних документів
внутрішні — у журналі внутрішніх документів
накази — у журналах реєстрації наказів
7
Перелік документів, які не потребують обов’язкової реєстрації спеціально призначеною для цього особою
п. 6 розділу ІV
Перелік документів, що не підлягають обов’язковій реєстрації спеціально призначеною для цього особою, наведено у додатку 7
Інструкція з діловодства в ЗДО: відповіді на запитання
Надамо відповіді на запитання про нову Інструкцію з діловодства в ЗДО, які найчастіше ставлять наші читачі.
Чи є зміни у виданні наказів?
Примірна інструкція з діловодства в закладах дошкільної освіти визначає, що за змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності закладу освіти, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху вихованців. Тож виокремлено нову групу наказів – накази зруху вихованців.
Також зазначено, що наказ оформлюється на бланку наказу закладу освіти.
Накази реєструють у журналах реєстрації наказів окремо за групами:
накази з основної діяльності;
накази з руху вихованців;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань тривалого зберігання;
накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання.
Нова Примірна інструкція з діловодства в закладах дошкільної освіти містить менший, ніж у попередній Примірній інструкції, перелік документів, підписи яких обов’язково скріплюють печаткою. Це такі документи:
акти (виконання робіт, списання, фінансових перевірок; вилучення документів для знищення; передавання справ тощо);
довідки (використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо);
договори про матеріальну відповідальність, оренду приміщень, про виконання робіт тощо;
документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб;
доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні;
зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;
кошторис витрат (на калькуляцію за договором тощо);
листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо);
описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань;
Для полегшення роботи з документами у додатку 7 до Примірної інструкції з діловодства в закладах дошкільної освіти визначено перелік документів, які не підлягають обов’язковій реєстрації спеціально призначеною для цього особою. Це такі документи:
графіки, наряди, заявки, рознарядки;
розклади;
зведення та інформація, надіслані до відома;
плани, освітні, парціальні програми (копії), індивідуальні програми розвитку;
рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
норми витрат матеріалів;
вітальні листи і запрошення;
друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
звіти;
форми статистичної звітності;
договори.
Чи можна створювати документи тільки в електронній формі?
Заклади освіти можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення. Звісно, з урахуванням вимог законодавства та Примірної Інструкції з діловодства в закладах дошкільної освіти. Так визначено пунктом 4 розділу І цієї інструкції.
