Усі вхідні документи реєструють у спеціальному журналі. Зазвичай це робить секретар (діловод) навчального закладу. Також на документі він проставляє:
- реєстраційний індекс (номер)
- дату надходження.
Додатково можна вказати час надходження, якщо це, приміром:
- терміновий чи надважливий документі
- телеграма
- телефонограма
- факсограма.
Навіщо потрібна резолюція
Керівники шкіл та дитсадків звикли давати розпорядження в усній формі. Саме тут є ризик спотворення інформації та зниження якості управлінських рішень. Аби уникнути непорозумінь та інших проблем, складайте письмові резолюції.
Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція є однією з форм реалізації розпорядчої діяльності, яка може бути здійснена, лише якщо у ній чітко зазначено: кому, що й коли потрібно зробити. Тож у резолюції керівник навчального закладу має вказати, що та коли мають зробити виконавці для розв’язання адміністративних чи організаційних питань.
Як доручити
Передусім у резолюції вказують на осіб, яким дають доручення, — прізвища (у давальному відмінку) та ініціали виконавців.
Якщо доручення адресоване одній особі, наводять одне прізвище:
Головащуку О. В.
Якщо доручення виконуватимуть кілька осіб, перераховують усі прізвища. При цьому першим зазначають прізвище відповідального виконавця:
Малишку А. П.,
Потапову М. І.,
Луговій Н. П.
У цьому прикладі відповідальним виконавцем є Малишко А. П., який зобов’язаний організувати роботу інших співвиконавців. Наприклад:
- провести нараду з обговоренням завдання
- зібрати та розглянути пропозиції співвиконавців.
Як виконувати
Після прізвища виконавця (виконавців) розкривають зміст доручення у наказовій формі:
Прошу підготувати відповідь…
Прошу узгодити з…
Прошу взяти участь у…
Прошу зв’язатися з відправником та узгодити дату візиту…
Коли виконати
Після імен виконавців та змісту доручень у резолюції наводять конкретну календарну дату, коли спливає термін виконання доручення:
Прошу підготувати сценарій
свята «День весни» до 01.03.2017
Перед тим обов’язково перевірте за календарем, на які дні тижня припадає термін виконання доручення.
Завершують резолюцію такі реквізити, як:
- особистий підпис керівника
- дата складання.
Проставлення резолюції
Проставляйте резолюцію безпосередньо на документі, розміщуючи її:
- нижче реквізиту «Адресат»
- паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша
- не на березі документа, призначеного для підшивання.
Також резолюцію можна оформлювати на окремих аркушах або спеціальних бланках, якщо:
- документ необхідно повернути іншій організації
- потрібно деталізувати порядок виконання документа та перелік виконавців
- на документі немає вільного місця для резолюції.
Підготовка резолюції
Секретар (діловод) навчального закладу може готувати проекти резолюцій.
Однак керівник навчального закладу обов’язково має визначати:
- склад виконавців
- точне формулювання доручення
- термін виконання завдання.
Керівник навчального закладу вправі зробити у проекті резолюції будь-які виправлення, як-от:
- змінити склад виконавців
- призначити іншого відповідального виконавця
- скоротити строк виконання доручення.
У такому разі проект резолюції із виправленнями оформлюють на новому аркуші та подають на підпис керівникові повторно.
За потреби проект резолюції можна складати на окремому аркуші.
