У законодавчій базі України не визначено єдиного підходу до порядку документообігу, пов’язаного з документами, надісланими електронною поштою та факсом.
Юридична сила факсограми взагалі під питанням. Факсограму сприймають як спосіб передачі інформації, адже факсом можна отримати оперативні відомості, службовий лист, наказ, розпорядження тощо.
На практиці відправник обов’язково надсилає оригінал документа засобами поштового зв’язку після передачі факсу.
Такий порядок поширюється і на листи, що надсилають електронною поштою.
Підтвердження відправлення
Підтвердити факт відправлення факсимільного чи електронного документа складно. Виникають питання авторських прав на документ і його захист.
Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть електронну переписку, має бути захищене від:
- вірусів
- злому зловмисниками
- технічних збоїв у роботі.
Документ під час передавання може бути змінений.
ЕЦП
Документ набуває юридичної сили при використанні електронного цифрового підпису (ЕЦП). Таку норму містить Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Паперові носії документів, передані засобами електронної пошти без такого підпису, також надсилають звичайною поштою.
Реєстрація електронних документів
Для реєстрації факсимільних та електронних повідомлень заводять спеціальні журнали (див. прикріплення), картотеки.
Реєстрацію провадять окремо від іншої вхідної кореспонденції, але проставляння на них вхідного штампу не є обов’язковим.
Реєстраційний індекс
Для реєстрації факсограм та електронних документів необхідно запровадити певний порядок.
Доцільно використовувати в індексі літерні позначення.
- «ф» — скорочення від слова «факс»
- «еп» — скорочення слів електронна пошта
Реєстрація паперових носіїв документів
Оригінали, що надходять слідом поштою, реєструють у вхідному журналі. Проставляючи реєстраційний штамп, роблять відмітку про отримання факсограми (електронного повідомлення) з датою та підписом відповідальної особи.
Резолюції на додаткових аркушах, прикріплені до паперових копій та факсограм, додають до оригіналів документів і формують справу.
Після надходження оригіналів листів попередньо отримані факсограми та паперові примірники електронних повідомлень знищують.
Роботу з такими документами необхідно врегулювати локальною інструкцією з діловодства у навчальному закладі.
