продуктовий директор Експертус Кадри Цифрового видавництва Експертус, експерт з трудового права, Київ
Графік відпусток — обов’язковий документ. За відсутність графіка чи не ознайомлення з ним працівників Держпраці притягує керівників до адміністративної відповідальності. Перевірте, чи правильно склали, затвердили й погодили документ
Графік надання відпусток складають у закладі освіти на кожний календарний рік. Не склали графік відпусток, не погодили його з профспілкою чи іншим представницьким органом працівників, не ознайомили з графіком відпусток всіх працівників закладу — порушили законодавство про працю. Аби уникнути штрафів, скористайтеся нашими підказками.
Законодавство не регламентує форми графіка відпусток. Тож адміністрація закладу освіти розробляє його самостійно відповідно до правил діловодства. Або ж можете скористатися уніфікованою формою зіЗбірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву від22.11.2015№7.
У графіку відпусток бажано вказати такі відомості:
прізвище, ім’я, по батькові та посада кожного працівника;
вид відпустки;
кількість календарних днів відпустки;
період роботи, за який надається відпустка;
запланований період надання відпустки;
за потреби – інформація щодо перенесення відпустки (підстава, нова узгоджена дата відпустки).
У грифі затвердження має бути слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); назва посади, підпис, ім’я та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження.
Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу (стаття 10 Закону України «Про відпустки»).
Графік відпусток погоджують із виборним органом первинної профспілкової організації – профспілковим комітетом. Якщо немає профкому, то з іншим представницьким органом трудового колективу. Так визначено статтею 10 Закону про відпустки. Роль «іншого органу» зазвичай відіграє Рада трудового колективу.
Гриф погодження оформлюють нижче реквізитів «Підпис» та «Візи».
Затвердження графіка відпусток
Графік відпусток затверджує роботодавець. Робить це особисто або розпорядчим документом. Так визначено у розділі ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
У якому випадку графік відпусток затверджується наказом
Якщо у закладі освіти працює понад 100 осіб і він має структурні підрозділи, скажімо філії, які розташовані в інших населених пунктах, то графік відпусток затверджується наказом. Наказ про затвердження графіка відпусток у цьому разі містить додаткові вказівки, наприклад роздати керівникам структурних підрозділів (філій) витяги із графіка відпусток. На графіку оформлюють гриф затвердження наказом.
Наказ про затвердження графіка відпусток не потрібен, якщо не потрібні додаткові вказівки, щоб упровадити та виконувати графік відпусток. У цьому разі графік відпусток затверджує керівник особисто – оформлює гриф затвердження зі своїм підписом.
Наказ про затвердження графіка відпусток: зразок
Наказ про затвердження графіка відпусток працівників школи видає директор школи. Пропонуємо зразок такого наказу.
Затверджений графік відпусток необхідно довести до відома всіх працівників закладу освіти.
Працівників, які працюють безпосередньо у закладі, ознайомлюють з графіком відпусток під підпис. А як це зробити, якщо деякі працівники працюють дистанційно, або хворіють чи відсутні з інших причин? Чи можна їх не ознайомлювати з графіком? Закон про відпустки не містить винятку, що на час дії воєнного стану працівників можна не ознайомлювати з графіком відпусток. Належним способом довести графік відпусток до дистанційних працівників буде той, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі — електронна пошта, вайбер тощо. У відповідь працівник може написати: З графіком відпусток ознайомлена: 21.12.2025. Галина Турботлива
Внесення доповнень до графіка відпусток
Трапляється, що після затвердження графіка відпусток приймають на роботу нового працівника. Як бути в цьому разі: внести зміни чи скласти окремий графік для нового працівника?
Мінсоцполітики вважає правильним внести доповнення до графіка відпусток, якщо після початку року прийняли на роботу нових працівників (лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).
Якщо необхідно доповнити графік відпусток, щоб включити до нього нових працівників, потрібно узгодити з ними періоди відпусток, погодити зміни з профспілкою. Відтак затвердити зміни так само, як затвердили графік відпусток на рік: наказом або грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» на документі.
У закладі освіти слід щороку складати графік відпусток, щоб гарантувати й дотримати право працівників на відпочинок, а також спланувати роботу закладу. Форми графіка відпусток законодавство не регламентує. Можете розробити свою або скористатися уніфікованою зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Графік відпусток затверджує роботодавець.
Наказ про затвердження графіка відпусток працівників видавати необов’язково. Він доцільний, якщо в закладі освіти працює понад 100осіб ітреба залучити керівників підрозділів, щоб вони дотрималися дедлайнів.
