Діловодство: як завершити 2022 рік та успішно підготуватись до 2023

Нові стандарти діловодства: що треба знати

Наказ Міністерства юстиції України від 21.04.2022 №1581/5 який набрав чинності 27 квітня 2022 року, вніс ряд змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту у 2015 році. Їх мета – привести діловодство у єдиний стандартизований вигляд для всіх органів і місцевого самоврядування, і виконавчої влади, щоб правила роботи з документами, його організація були єдиними для всіх. Отже, відповідно, починаючи з 27 квітня, всі службові документи повинні оформлятись згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020.

Що вони передбачають

Загальні вимоги

1. За організацію діловодства  в установі відповідає саме керівника установи, а не бухгалтер. Керівник структурного підрозділу лише контролює цю роботу і відповідає за зберігання документів. Це чітко прописано у Правилах.

2. Саме керівник підприємства або установи визначає, в якому вигляді -  паперовому чи електронному – має відбуватися документообіг, а також бути обізнаним у цій темі. Заклади загальної середньої освіти мають можливість перевести документообіг в електронну форму, відповідно до наказу МОН від 8 серпня 2022 року № 707 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі» (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 9 вересня 2022 за № 1029/38365). Електронне діловодство — це спрощення та автоматизація управлінських та освітніх процесів.

3. У кожній установі чи закладі повинна бути затверджена інструкція з діловодства. Організовує систему документування та документообігу відповідна служба, яка розробляє цю  інструкцію, що, у свою чергу, одночасно регламентує питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи. Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов'язки. Також у цій інструкції повинні бути  передбачені норми закривання журналів реєстрації документів після закінчення діловодного року.

4. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.
5. У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
6. Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.

7. Встановлено, що обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
8. Також уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа.

Оформлення документів 

У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо),- документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

                                                               Директор      Підпис      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                                             Головний бухгалтер      Підпис       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).

Які документи освітніх закладів дозволено вести в електронній формі

В електронній формі дозволено вести:

• класний журнал для I-IV класів;
• класний журнал для V-XI (ХІІ) класів;
• журнал обліку пропущених і замінених уроків;
• журнали здобувачів середньої освітиза індивідуальною формою;
• журнал факультативних та гурткових занять;
• журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
• особові справи здобувачів освіти;
• алфавітну книгу здобувачів освіти;
• особову справу педагогічного працівника;
• журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
• накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);
• річний план роботи закладу освіти;
• розклад навчальних занять;
• свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.

⇒ Цифрові технології у роботі з документами та ділових комунікаціях: СКОРИСТАЙТЕСЯ

Як закрити журнали реєстрації документів: алгоритм дій

1. Перевірте повноту заповнення граф:

•  проаналізуйте записи, внесені до журналів реєстрації протягом діловодного року;
•  перевірте повноту заповнення граф: «Реєстраційний індекс», «Дата реєстрації», «Стислий зміст (заголовок) документа» тощо.

При виявленні відсутності окремих даних у графах дозаповніть їх на підставі документів, яких стосуються неповні записи.

•  перевірте, чи дотримано валового порядку внесення записів до журналів реєстрації.

    2. Оформте підсумковий запис, враховуючи виправлення до таких вірогідних помилок:

• якщо виявили пропущені чи дублетні реєстраційні номери,

Після останнього запису в журналі оформляйте підсумковий запис про кількість зареєстрованих документів відповідного виду, пояснюйте виявлені особливості реєстрації;

• коли два накази реєструють під одним номером, а помилку виявляють згодом — після внесення до журналу наступних записів. У цьому випадку поруч із порядковим номером другого наказу в журналі реєстрації, поставте додатковий індекс «1», відокремивши його від основного номера (індексу) правобічною похилою рискою. Якщо і надалі трапиться хиба з дублетними номерами, замість скісної риски з цифрою використовуйте літеру. Це більше узгоджується з правилами діловодства, ніж номери через дріб:

Наприклад:

Неправильно                  Рекомендуємо

№ 125/1-к/тр                 № 205-к/тр-а

У графі «Примітка» журналу реєстрації наказів зазначте: «Реєстраційний індекс уточнено у зв’язку з помилковим дублюванням номера наказу».

Перед тим, як вносити уточнення до реєстраційного індексу наказу, проаналізуйте:

• скільки копій наказу виготовили;
• кому їх передали;
• чи вносили на підставі наказу записи до інших документів.

Це слід зробити, щоб уточнити реєстраційний індекс в усіх копіях наказу та в усіх документах із посиланнями на цей наказ, а відтак — відвернути негативні наслідки, що можуть бути через неправильну ідентифікацію певних управлінських дій.

Що робити, якщо не можна виправити помилку

Трапляється, що зміну до реєстраційного індексу внести неможливо, бо копію відповідного документа чи витяг із нього вже подали до іншої організації, де на їх підставі здійснено певні дії, які неможливо скасувати. Рекомендуємо, як діяти у такій ситуації:

• не вживайте жодних заходів, щоб виправити помилку;
• зробіть відмітку у реєстраційній формі (журналі, картці) про те, що номер продубльовано у двох наказах ( зазначте їх дати).
• відомості про дублювання реєстраційних індексів включіть у підсумковий запис, коли закриватимете журнал реєстрації у кінці діловодного року.

 Підсумковий запис має містити:

• відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом року;
• відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є;
• назву посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис. Підсумковий запис підписує особа, яка відповідає за реєстрацію документів та зазначає дату його внесення;
• розшифрування підпису за вищевказаною схемою.

Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Оформляється він від руки. Засвідчувати запис печаткою не потрібно.

Діловодство в системах електронного документообігу регламентує спеціальний нормативний акт — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Щоб закрити електронний Журнал після завершення діловодного року роздрукуйте із СЕД журнал/реєстр для наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання, реєстр для наказів з основної діяльності.

Установи, заклади, що запровадили електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5). Ця норма прямо стосується відділу кадрів. Нині не існує технологій, які забезпечували б збереженість соціально значущих електронних документів протягом десятиліть. А більшість кадрових документів — зокрема накази про прийняття та звільнення, особові картки — належать до соціально значущих.

Паперові аналоги обов’язкові не лише для наказів з кадрових питань тривалого терміну зберігання про прийняття, звільнення, переведення, оплату праці, створених в електронній формі, а й для електронного Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого терміну зберігання — їх строк зберігання становить 75 років (ст. 16-б, ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

При роздруківці журналів тривалого зберігання першою має бути титульна сторінка із назвою журнала, а останньою – іде окремим аркушем – сторінка із підсумковим підписом, який робиться при передачі до архіву.

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 років) терміну зберігання можна вести лише в системі електронного документообігу. Проте, щоб убезпечити себе від неприємних несподіванок у вигляді вірусних атак, тощо, роздрукуйте і цей журнал, щоб не втратити інформації.

Щоб уникнути помилок при закритті електронного Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання, радимо роздруковувати реєстр наказів частіше, ніж раз на рік: щомісяця або щокварталу, Така робота вбереже вас від втрати інформації за умови вірусної атаки чи ліквідації сервера. Долучайте роздруківки до окремої теки.

Заведіть новий чи продовжте старий журнал

За загальним правилом, у новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах. Однак за достатньої кількості вільних сторінок можете використати й попередній журнал.

Але пам’ятайте: вести в одному журналі реєстрацію наказів, що мають різні терміни зберігання, не дозволяється.

Як визначити, чи вистачить у «старому» журналі вільних аркушів для внесення всіх необхідних записів про документи в новому році? Орієнтиром слугуватиме річний обсяг документів, для реєстрації яких призначено журнал, збільшений на 15-20%. Отож, коли ви визначились із веденням записів у наступному році і все-таки вирішили продовжити «старий» журнал, ви:

• починаєте запис з нового аркуша, вказуючи рік;
• запис починаєте з №1

У кінці поточного року «закриваєте» Журнал відповідними записами.

Які журнали потрібні у 2023 році

Законодавство вимагає ведення таких обов’язкових реєстраційних форм:

• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання;
• Журнал обліку особових справ;
• Журнал обліку прийняття працівників;
• Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі (якщо такі наявні);
• Журнал реєстрацій заяв з кадрових питань;

Перехідні журнали

1. Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці.

2. Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці (Перший і другий журнали можна поєднати).

3. Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці.

4. Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці.

5. Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків (гострих професійних захворювань (отруєнь) на виробництві.

6. Журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру.

7. Журнал видачі спецодягу і засобів індивідуального захисту.

8. Журнал оперативного контролю за станом охорони праці.

9. Журнал обліку особових справ.

10. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

11. Журнал прибуття (вибуття) дітей у закладі.

12. Журнал реєстрацій посадових / робочих інструкцій.

13. Журнал обліку прийняття працівників.

Ці реєстраційні форми ведуть із №1 зростальним підсумком, від початку діяльності закладу освіти та з моменту реєстрації першого документа/справи.

Підсумкові записи в перехідних формах робіть, коли в журналі/книзі вже немає місця для реєстрації. Надалі оформте новий журнал/книгу, але продовжуйте реєстрацію з відповідного номера. На обкладинці вкажіть номер тому: т. 1, т. 2.