Як правильно визначати дату документа

1898
Теми:
Управління школою Діловодство в ЗНЗ ... всі

Запитання

Що є датою документа — дата підписання, затвердження чи складання? Як не помилитися, датуючи різні види документів?

Відповідь

Дата — це обов’язковий реквізит будь-якого документа, який:

  • слугує пошуковою ознакою
  • використовують для посилання на документ.

Для датування документа використовують дату:

  • підписання
  • затвердження
  • прийняття
  • реєстрації
  • складення (для актів)
  • засідання колегіального органу (для протоколів).

На це вказано в пункті 1 частини 4 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затв. наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Як бачимо, щоб визначити дату документа, потрібно зважати на його вид, наприклад:

Вид документа

Дата документа

Примітка
  • Акт

Дата події, за підсумками якої складено акт

Якщо акт складено за підсумками роботи комісії, що працювала кілька днів, у реквізиті «Дата» проставляють останній день роботи комісії
  • Витяг із наказу (протоколу)

Дата наказу (протоколу)

Окремої дати витяг із наказу (протоколу) не має
  • Доповідна (пояснювальна) записка

Дата підписання

Дата підписання має збігатися з датою реєстрації
  • Заява

–
  • Інструкція

Дата затвердження

–
  • Наказ

Дата підписання

Дата підписання має збігатися з датою реєстрації
  • Положення

Дата затвердження

–
  • Правила

–
  • Протокол

Дата засідання (наради)

Якщо засідання тривало кілька днів, дата протоколу включає дати його початку і закінчення, які зазначають через тире
  • Службовий лист

Дата підписання

–
  • Штатний розпис

Дата затвердження

–

Книга

Вебінар

Справи керівника у жовтні: що проконтролювати

Легко створювати документи

В актуалізованих шаблонах веб-програми КОЗА Онлайн: Школа

Запитання до теми

Вебінар ВМДЗ

Останні новини

Усі новини

Статті за темою

Усі статті за темою