Чи потрібно паралельно з електронним журналом вести паперовий

Відповідь

Формати класного журналу

Електронний класний журнал — це окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксують результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо. Це визначає Інструкція з ведення ділової документації в закладах загальної середньої освіти в електронній формі (наказ МОН від 08.08.2022 № 707).

Заклади можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі, якщо у них є відповідне технічне забезпечення. При цьому потрібно враховувати вимоги законодавства України та Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676.

У Методичних рекомендаціях щодо заповнення Класного журналу учнів початкових класів Нової української школи (наказ МОН від 02.09.2020 № 1096) також визначено, що створювати документи лише в електронній формі можуть заклади освіти, які мають відповідне технічне забезпечення, що відповідає вимогам законодавства.

Електронний журнал може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (АІКОМ).

За потреби електронний класний журнал та інші документи генерують засобами ОІС у формі електронного документа в форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі. Формат обирає особа, яка робить запит до системи щодо вивантаження даних.

Електронний журнал: вимоги до зберігання

Зберігати ділову документацію закладу освіти, зокрема й електронний журнал, виключно в ОІС можна, якщо дотримуватися таких вимог:

• інформація, що міститься в діловій документації, має бути доступною для подальшого використання відповідно до наданих прав доступу та встановленого порядку;
• дані та документи, що мають бути зведені, згенеровані та підписані станом на певну дату, перед збереженням та відправкою в АІКОМ у разі потреби підписує відповідальна особа, застосовуючи кваліфікований електронний підпис.

Роздруковувати електронний журнал або окремі його сторінки чи зберігати його в архівних базах даних — вирішує керівник закладу освіти.

Строки зберігання документів закладу освіти

Строки зберігання класних журналів

Класні журнали зберігають 5 років. Такі строки визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік). Строки зберігання документів, визначені в Переліку, — мінімальні, їх не можна скорочувати.

Додатком 2 до наказу Мінмолодьспорту «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» від 10.05.2011 № 423 визначено, що термін зберігання класних журналів в архіві — 5 років. Для випускних класів — 10 років.

Строки зберігання документів обчислюють з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2024 році, починається з 01 січня 2025 року.