Складаючи номенклатуру справ, слiд пам’ятати:
- номенклатура справ є обов’язковим для кожного дошкiльного навчального закладу iнформацiйним довiдником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх облiку, швидкого пошуку документiв за змiстом i видом та їх вiдбору.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Види номенклатури справ
Існують три види номенклатури справ:
- типова (розробляють центральнi органи виконавчої влади)
- примiрна (розробляють мiсцевi органи виконавчої влади)
- iндивiдуальна.
Незалежно вiд того, чи є типова або примiрна номенклатури справ, кожен дошкiльний навчальний заклад повинен мати iндивiдуальну номенклатуру справ.
Документи пiсля їх виконання групують у справи, яким надають найменування (заголовки), що у стислiй узагальненiй формi вiдтворюють склад i змiст документiв у справах.
У заголовках особових (персональних) та iнших справ, що мiстять документи, пов’язанi послiдовнiстю ведення дiловодства з одного конкретного питання, вживають термiн «справа».
У заголовках справ, що мiстять документи з одного питання, але не пов’язанi послiдовнiстю ведення дiловодства, вживають термiн «документи», а пiсля нього у дужках наводять основнi види документiв справи (наприклад, «Документи (доповiднi записки, звiти, довiдки, листування) про врахування пропозицiй за результатами перевiрки КРУ»).
У заголовках справ iз листуванням зазначають кореспондента i короткий змiст документiв.
У заголовках справ, що мiстять планово-звiтну документацiю, зазначають перiод (мiсяць, квартал, рiк), у якому створено документи.
Строки зберiгання документiв
Строки зберiгання документiв зазначають у номенклатурi справ на пiдставi:
- типового, вiдомчих (галузевих) перелiкiв документiв
- типових i примiрних номенклатур справ.
Для документiв, не передбачених чинними перелiками, строки зберiгання визначають на пiдставi їх вивчення експертною комiсiєю, при цьому у номенклатурi справ роблять примiтку «Строк зберiгання встановлено (протокол № ___ вiд ______)».
Для справ, сформованих iз копiй документiв, встановлюють строк зберiгання «доки не мине потреба».
Наприкiнцi року до номенклатури справ вносять пiдсумковий запис про кiлькiсть i категорiї справ, фактично заведених за рiк.
