Керiвник загальноосвiтнього навчального закладу та спецiально призначена (призначенI) для цього особа (особи), зобов’язанi забезпечити зберiгання документiв i справ.
встановлено певнi вимоги щодо зберiгання документiв i справ, а саме:
- справи повиннi зберiгатися у вертикальному положеннi в шафах, що закриваються. На корiнцях обкладинок справ зазначаються iндекси справ;
- видача справ у тимчасове користування працiвникам загальноосвiтнього навчального закладу здiйснюється з усного дозволу його керiвника, а iншим установам — з його письмового дозволу. На видану справу складається картка — замiнник. У картцi зазначаються iндекс справи, заголовок справи, дата її видачi, особа, якiй справу видано, дата її повернення, пiдписи осiб, якi видали та прийняли справу;
- вилучення документiв iз справи постiйного зберiгання забороняється. У виняткових випадках вилучення документiв допускається з дозволу керiвника загальноосвiтнього навчального закладу з обов’язковим залишенням у справi засвiдчених належним чином копiй;
- пiсля закiнчення термiну зберiгання документiв, якi не пiдлягають передачi архiвним установам, документи списуються комiсiєю загальноосвiтнього навчального закладу з проведення експертизи цiнностi документiв, яку призначає керiвник навчального закладу. На списану документацiю експертна комiсiя складає вiдповiдний акт. Списана документацiя знищується.
