Для організації та проведення експертизи цінності документів у дошкільному навчальному закладі утворюють експертну комісію. Ця норма визначена пунктом 5.2 Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059.
Про створення відповідної комісії завідувач дошкільного закладу видає наказ «Про затвердження складу експертної комісії для організації та проведення експертизи цінності документів дошкільного навчального закладу».
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
План роботи експертної комісії
Комісія діє відповідно до плану роботи на календарний рік, який розробляє та схвалює під час засідання. План затверджує завідувач дошкільного закладу.
Визначаючи напрями та завдання діяльності, керуються локальним положенням про експертну комісію з організації та проведення експертизи цінності документів дошкільного закладу.
Експертизу цінності документів проводять щороку, виконуючи такі завдання, як:
- складання номенклатури справ
- формування документів у справи
- підготовка справ до наступного зберігання.
Експертиза цінності документів відбувається в кілька етапів:
- спершу складають номенклатуру справ, попередньо встановлюючи строки зберігання документів
- потім документи готують для передачі до архіву дошкільного закладу.
Протягом року експертна комісія також надає консультації особам, відповідальним за діловодство у закладі, та за потреби — іншим працівникам з різних питань, зокрема щодо:
- формування справ
- упорядкування та оформлення документів
- визначення строку зберігання документів
- знищення документів.
Власне, ці завдання й передбачають у плані роботи.
Приклад плану роботи експертної комісії дошкільного закладу на рік
Завдання | Термін (строк) виконання | Відповідальний за виконання |
Розгляд:
| Протягом року | Експертна комісія |
Перегляд інструкції з діловодства дошкільного навчального закладу, положення про архів та експертну комісію | За потреби | Експертна комісія |
Розгляд пропозицій працівників дошкільного закладу щодо визначення строків зберігання документів, не передбачених чинними нормативно-правовими документами | Протягом року | Експертна комісія |
Проведення консультацій із працівниками дошкільного закладу з питань оформлення і формування справ, упорядкування, обліку та зберігання документів | Протягом року | Особа, відповідальна |
Вивчення стану зберігання документів в архіві дошкільного закладу | Квітень | Експертна комісія, особа, відповідальна за архів |
Вивчення якості оформлення документів і формування справ, стану впорядкування, обліку та зберігання документів | Вересень | Голова експертної комісії |
Розгляд і схвалення номенклатури справ на наступний рік | Грудень | Експертна комісія |
Підбиття результатів діяльності експертної комісії та визначення завдань на наступний рік | Грудень | Голова експертної комісії |
Складання та затвердження плану роботи експертної комісії на наступний рік | Грудень | Голова експертної комісії |
Про свою діяльність експертна комісія звітує на виробничих нарадах та нарадах при завідувачу.
Засідання експертної комісії
Засідання експертної комісії на початку та наприкінці календарного року є обов’язковими.
Так, на початку року проводять експертизу цінності документів, аби переглянути строки їх зберігання та визначити ті, що необхідно передати до архіву дошкільного закладу. Тому основне питання, яке розглядають на першому засіданні, у січні, — це виокремлення справ постійного строку зберігання, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) строків зберігання.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Справи передають до архіву дошкільного закладу лише на підставі рішення експертної комісії.
Номенклатури справ щорічно, не пізніше грудня, переглядають і уточнюють. Отож наприкінці року проводять засідання експертної комісії, щоб переглянути та уточнити номенклатуру справ. Після внесення змін експертна комісія схвалює номенклатуру справ та подає на затвердження завідувачу дошкільного закладу.
На цьому засіданні експертна комісія може розглядати й інші питання, як-от:
- аналіз результатів своєї роботи
- визначення завдань на наступний рік
- затвердження плану роботи на наступний рік.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Засідання експертної комісії вважають правомочним, якщо на ньому були присутні не менш як 2/3 її складу.
На інших засіданнях експертна комісія може розглядати описи справ постійного, тривалого та тимчасового строків зберігання, складати акти про вилучення документів для їх знищення тощо.
Також експертна комісія може:
- переглядати локальну інструкцію з діловодства, положення про архів та експертну комісію
- розглядати пропозиції працівників закладу щодо визначення строків зберігання документів, не передбачених чинними нормативно-правовими документами
- заслуховувати питання про стан зберігання документів в архіві закладу.
Рішення експертної комісії приймають більшістю голосів та оформлюють протоколом, який підписують голова (заступник голови) і секретар комісії. Рішення експертної комісії набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання експертної комісії завідувачем дошкільного закладу.
