Зазвичай документи знищує заступник директора навчального закладу. А оскільки така процедура для освітніх закладів окремо не регламентована, варто дотримуватися загальних норм законодавства.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Вишукуйте справи
Щоб виокремити справи, термін зберігання яких скінчився, перегляньте:
- описи справ
- кадрові справи
- номенклатуру справ.
Зауважуйте не на кінцевому році, а на терміні зберігання в роках. Строк зберігання документа відраховуйте з 1 січня наступного за роком закінчення справи.
Крок за кроком
Складайте описи справ
Описи справ складають за підсумком року. Залежно від того, чи створює навчальний заклад у своїй діяльності документи Національного архівного фонду (НАФ), чи ні, визначають кількість екземплярів описів справ:
| Кількість екземплярів описів справ | |||
| постійного строку зберігання | тривалого строку зберігання | з особового складу | |
| НАФ | 4 | 2 | 3 |
| не-НАФ | – | 2-3 | 2 |
Кількість екземплярів описів справ тривалого строку зберігання визначають з огляду на те, чи потрібно їх надсилати для схвалення органом вищого рівня, чи ні. При цьому один із екземплярів є робочим у навчальному закладі.
Оформлюйте акт про вилучення для знищення документів
Звівши описи справ, оформлюють акт за формою, визначеною в додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Передбачено такі правила щодо актів:
- оформлювати по два примірники
- нумерацію починати з № 1.
- назви однакових справ записувати під одним заголовком із вказівкою на кількість томів.
Приклад оформлення
Дотримуйте процедури розгляду
Оформлені навчальним закладом документи проходять кілька інстанцій перевірки і погодження.
ЕК
Експертна комісія функціонує на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.
Акт знищення ЕК розглядає водночас з усіма описами справ.
Рішення про розгляд документів оформлюють у протоколі засідання ЕК.
Порушення порядку розгляду та експертизи цінності, знищення документів без експертизи є підставами для юридичної відповідальності для керівника.
ЕПК
Якщо акт і описи справ схвалено, то їх передають на погодження:
| ⇒ описи справ: – постійного зберігання – з особового складу |
| ⇒ описи справ тривалого зберігання |
Погоджені акти та описи затверджує керівник навчального закладу, проставляючи підпис і печатку.
Знищуйте документи
Фактично документи знищують одним зі способів:
- шредеруванням
- передаючи на вторинну сировину.
В акті роблять помітку про спосіб і дату знищення.
Шредерування
Незначну кількість паперу можна знищити за допомогою офісного шредера. Здебільшого таким видом діяльності займаються приватні архівні установи.
Документи для знищення надходять в опломбованих контейнерах. Факт виконання замовлення підтверджують накладною чи сертифікатом, зазначаючи вагу та кількість контейнерів.
Передавання на макулатуру
Відібрану кіпу документів передають за накладними на підприємства, які займаються переробкою вторинної сировини.
В акті зазначають:
- точну вагу документів
- дату передачі
- номер накладної
- підпис відповідальної особи.
