Номенклатура справ — це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві закладу, із зазначенням строків зберігання справ.
Нові строки зберігання документів у ЗЗСО
Номенклатура справ призначена для:
- створення єдиної системи формування справ
- забезпечення належного обліку документів і справ
- забезпечення оперативного пошуку документів за їх змістом і видом
- визначення строків зберігання справ
- оптимізації процесу відбору документів, що мають бути внесені до складу Національного архівного фонду України (НАФ).
Розрізняють три види номенклатур справ:
- типова
- примірна
- індивідуальна.
Незалежно від того, затверджені типова або примірна номенклатури справ, чи ні, загальноосвітній навчальний заклад повинен мати власну, індивідуальну номенклатуру справ. Розглянемо, як її складають і оформлюють.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До розроблення номенклатури справ можна залучати фахівців архівної справи.
Приклад оформлення
Структура номенклатури справ
Номенклатуру справ загальноосвітнього навчального закладу зазвичай складають за функціональним принципом побудови — за напрямами діяльності працівників, визначеними їхніми посадовими обов’язками.
Задля належної організації роботи призначають осіб, відповідальних за розроблення номенклатур справ за кожним напрямом діяльності.
Приміром, у номенклатурі справ можна визначити такі розділи, як:
- Управлінська діяльність
- Науково-методична діяльність
- Виховна діяльність
- Початкова школа
- Основна та старша школа
- Шкільна бібліотека
- Психологічна служба
- Медична служба
- Адміністративно-господарська служба.
Номенклатури справ за кожним конкретним напрямом діяльності складають на підставі вивчення всіх пов’язаних документів. Цей процес варто уніфікувати, розробивши, приміром, пам’ятку про особливості складання номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу.
Номенклатури справ за напрямами діяльності мають бути розроблені до 15 листопада. Їх доречно складати у двох примірниках, оскільки один необхідно надати особі, відповідальній за розроблення зведеної номенклатури справ.
Після того, як складено номенклатури справ за функціональним розподілом, секретар навчального закладу здійснює їх зведення.
Зведена номенклатура справ
Протягом грудня секретар аналізує номенклатури справ за напрямами діяльності. Зокрема, він перевіряє відповідність зазначених назв документів, строків зберігання документів вимогам нормативно-правових актів.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До зведеної номенклатури справ не слід включати:
- друковані видання
- довідники (зокрема й телефонні)
- бюлетені
- реферативні журнали
- експрес-інформацію.
Зведену номенклатуру справ схвалює комісія з проведення експертизи цінності документів та затверджує керівник навчального закладу.
Зведену номенклатуру справ погоджують із відповідним державним архівом або органом вищого рівня раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи навчального закладу.
Зведену номенклатуру справ та номенклатури справ за напрямами діяльності не пізніше грудня:
- переглядають і уточнюють
- після внесення змін передруковують
- подають на затвердження керівникові закладу.
У кінці року секретар обов’язково закриває зведену номенклатуру справ підсумковим записом.
Доопрацьовані номенклатури справ уводять в дію з 1 січня нового року.
