Кабінет Міністрів України постановою «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55 затвердив Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (далі — Інструкція з електронного діловодства).
Як видно з преамбули, цей документ є першою ластівкою:
- нормативного підґрунтя для провадження документування управлінської інформації в електронній формі
- реалізації взаємодії в системі органів виконавчої влади цілковито в електронній формі.
Очевидно, що за позитивних результатів електронного документування у вищих органах його втілення в закладах освіти не за горами.
Інструкція з електронного діловодства визначає:
- порядок проходження електронного документа з моменту його створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архіву установи
- засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для установ, які тимчасово створюють документи у паперовій формі
- загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади
- оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.
Ця Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.
Сезонні справи на відмінно: ВЕРЕСЕНЬ
Терміни та поняття електронного документообігу
(клікніть на заголовок, щоб скачати у форматі pdf)
| електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено електронний цифровий підпис |
| уніфікована форма електронного документа установи або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації |
| процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною |
| засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру |
| накладання посадовою особою електронного цифрового підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа |
| обіг службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву |
| візуальне подання електронного документа в електронній формі без електронних цифрових підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою |
| візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено електронною печаткою установи |
| окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів, їх реєстраційних індексів, дат та найменування файлів відповідних електронних документів |
| окремий реєстр системи електронного документообігу установи, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак |
| накладена посадовою особою на електронний документ вказівка керівника виконавцю, яка зазначає стислий зміст прийнятого нею рішення щодо організації виконання електронного документа, на яку накладено електронний цифровий підпис зазначеної особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою формою реалізації доручень, виданих у електронній формі |
| електронна папка з електронними документами, з яких сформовано цю справу, та електронним внутрішнім описом, що включені до справи |
| електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних |
| автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/ отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше |
| визначені критерії етапів проходження документів в установі з метою їх моніторингу |
| комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень) |
| комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в установі |
| довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду |
| візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Типовою інструкцією |
| накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, електронного цифрового підпису (підписів) на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження |
| посадова особа, що здійснює візування (погодження) проекту документа |
| набрання електронними даними юридичної сили |
| файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа |
| документ в електронній формі до накладення електронного цифрового підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа |
| будь-яке редагування проекту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем |
| працівник служби діловодства установи, уповноважений на здійснення реєстрації вхідної та/або вихідної кореспонденції установи |
| картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в установі документа незалежно від форми його створення |
| інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили |
| сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами у діловодстві установи |
| структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи |
| підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню |
| офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений електронний документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та складається з обов’язкових реквізитів |
| електронна пошта (поштова скринька) працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили |
період часу обов’язкового зберігання службового електронного документа, визначений номенклатурою справ установи на підставі нормативно-правових актів | |
| посадова особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення |
| сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень |
| будь-яке завдання, визначне посадовою особою або колегіальним органом в межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей |
| групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи |
