Реєстрація та зберігання наказів з адміністративно-господарських питань разом із наказами з основної діяльності

Відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та архівної справи, зокрема статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, накази поділяють на три основні групи:

• з основної діяльності
• з адміністративно-господарських питань
• з кадрових питань.

Накази з кадрових питань, у свою чергу, містять у собі дві підгрупи: накази тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання.

Якщо навчальний заклад є джерелом формування Національного архівного фонду (НАФ), то три основні групи наказів обов’язково повинні бути представлені у номенклатурі справ закладу. Відповідно до цієї номенклатури, враховуючи строки зберігання документів, слід формувати накази у справи.

Водночас якщо навчальний заклад не належить до джерел формування НАФ, а загальний обсяг аркушів наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань за календарний (діловодний) рік невеликий, приміром 150–200 аркушів, то, як виняток, реєструвати ці накази та, відповідно, групувати їх у справи можна разом.

У цьому випадку під час реєстрації наказів літерні індекси до порядкових номерів наказів не додають.

Формулювання статей номенклатури справ навчального закладу, що стосуються цих наказів, матиме такий вигляд: