Робота не вовк, а тайм-менеджмент

Нинішній інформаційний вибух ХХІ століття провокує дефіцит часу.

Натомість читання цієї статті займе у вас 5 хв. 05 сек., у яких зосереджено найбільш ефективні методики.

Про управління часом сьогодні не чув хіба що такий собі робінзонкрузо. І все ж ідеями, що лежать на поверхні, у навчальних закладах користується не більше 30% управлінців.

Справи керівника у жовтні: що проконтролювати

Плануйте

Якщо після прочитання ви не заповнюватимете матрицю Ейзенхауера чи таблицю «поглиначів» часу, то зосередьтеся хоча б на плануванні. Цьому заняттю можна приділяти «мертвий» час, як-от у поїздках на роботу, стоянні в чергах, в очікуванні тощо.

Але не розраховуйте на свою феноменальну пам’ять! Заведіть органайзер і привчіться планувати завдання на:

• кожен день
• тиждень
• місяць
• семестр
• навчальний рік.

Правила тайм-менеджменту до організації завдань такі:

• першими у списку ставте найпріоритетніші
• кожне поділіть на кілька підпунктів, нотуючи відведений на них час
• одразу визначайте можливість суміщення двох або більше пунктів
• заплановане має займати не більше 70% робочого часу
• 30% відводьте на неочікувані зустрічі та інші обставини.

Скажіть «НІ!» прокрастинації

Як часто ви відкладали в темну шухляду підготовку до засідання педради, наради чи зустрічі з батьківським комітетом, що мали відбутися найближчим часом? Натомість вирішували сотню менш важливих управлінських питань. Однак потім:

• виступали на зустрічах експромтом
• робили все в останню хвилину, жертвуючи дозвіллям і сном.

Так?

Психологи запевняють, що прокрастинація є хворобливою реакцією людського організму на стрес. А рецепт доволі простий:

• визначте свій прайм-тайм, тобто у який час доби почуваєте себе найбільш бадьоро і працюєте з максимальною віддачею
• проранжуйте перелік справ від найважливіших і негайних до другорядних і менш термінових
• у прайм-тайм виконайте невідкладні і найсуттєвіші завдання
• і лише потім зосередьтеся на наступних позиціях у списку.

Ось так.

Зосередьтеся на 20% найважливіших управлінських обов’язках

Це універсальний принцип Парето.

Його основна теза така:

• 80% ваших старань дадуть лише 20% результату
• решта 20% зусиль забезпечать 80% успіху.

Тож якщо ви вже загрузли у тисячі невирішених задач — сконцентруйтеся на 20% найсерйозніших із них і докладіть максимум зусиль для їх бездоганного виконання. Решту 80% можна доручити заступникам та іншим підлеглим і — «контроль за виконанням залишаю за собою».

Розпочніть із невідкладного

Наступна техніка може здатися надто трудомісткою, але не поспішайте з висновками.

Отож терпляче розпочніть будувати так звану матрицю Ейзенхауера.

Розподіливши задачі за чотирма квадрантами, ви виокремите завдання:

Усі інші задачі без зайвих сумнівів:

• делегуйте своїм заступникам та іншим працівникам навчального закладу
• забудьте назавжди як рутинні (телефонні розмови, неважливі зустрічі тощо).

Позбувшись зайвих завдань, ви прямопропорційно вивільните час на вагоміші задачі.

Максимізуйте делегування повноважень

Мистецтво управління — це вміння делегувати повноваження.

Ваше головне завдання — уміло планувати, організувати і контролювати роботу колективу навчального закладу, а все решта — завдання ваших підлеглих.

Рекомендують делегувати завдання, які:

• є рутинними і не передбачають використання конфіденційної інформації, якою володієте лише ви
• викликають у вас негативні емоції
• можуть проявити вашу неупередженість щодо певного питання чи особи
• непосильні, поза вашими знаннями, уміннями, навичками
• не представляють користі для вас.

Мінімізуйте витрати часу на робочі задачі

Відколи ви стали керівником навчального закладу, робочий режим змінився на «24/7»? Мабуть, ви перфекціоніст і самотужки маєте вирішувати всі проблеми?

Та ні, причина в іншому!

Робота займає рівно стільки часу, скільки ви відводите на її виконання — це золоте правило закону Паркінсона.

А ви працюєте цілодобово лише тому, що заздалегідь «програмуєте» себе на тривале виконання задач.

Тож спробуйте відводити на виконання пріоритетних завдань не більше 3-4 год./день.

Візьміть на озброєння такі поради:

• уявіть, що у добі не 24 год., а, приміром, 8 год.
• ідіть найпростішою, «протоптаною», стежкою (не варто проектувати той самий велосипед)
• не ускладнюйте
• не відкладайте на завтра.

Позбудьтеся «поглиначів» часу

Спробуйте впродовж робочого дня записувати всі свої дії та час, витрачений на них. Так ви збагнете масштаби витрат часу на «поглиначів».

Можливо, виявиться, що звична кількаразова перевірка електронної пошти забирає щонайменше годину за день.

Якщо повністю відмовитися від окремих (особливих) «поглиначів» не вдається, то зведіть їх до мінімуму.

Наприклад, установіть для них певний час: перегляд е-пошти — 12:00–12:30 год.

Поповнюйте арсенал інструментів

Існує чимало зручних онлайн-сервісів, що допомагають максимально ефективно планувати свій час. Є платні і безкоштовні, особисті і корпоративні сервіси.