Керівник закладу освіти може ознайомлювати працівників із наказами, повідомленнями та іншими документами засобами електронного зв’язку. Розглянемо докладніше, як використовується електронний підпис документів у закладі освіти
Електронний підпис документів: чим керуватися директору закладу освіти
Усе частіше в закладах освіти використовують електронний підпис документів. З’ясуємо, які нормативні документи регулюють електронний підпис документів, як керівнику закладу освіти чи іншому працівнику підписати документ електронним підписом.
Керівник закладу освіти має знати, що електронні підписи бувають різних видів, зокрема, залежно від довіри до рівня ідентифікації.
Рівні довіри до електронних підписів
Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулює Закон № 2155. Виокремлюють такі ступені довіри до ідентифікації:
Засіб електронної ідентифікації
Рівень довіри
простий електронний підпис і печатка
низький
удосконалений електронний підпис і печатка
середній
кваліфікований електронний підпис і печатка
високий
Лише КЕП відповідає власноручному підпису.
Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа. Без електронного підпису електронні документи не мають юридичної сили.
Кваліфікований електронний підпис — це удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
КЕП надійніший та досконаліший за звичайний електронний підпис.
КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (п. 6 ст. 18 Закону № 2155).
Компоненти КЕП:
сертифікат;
ключ електронного підпису — закритий ключ;
ключ перевірки електронного підпису — відкритий ключ.
КЕП накладають на документ за допомогою закритого ключа, який користувач зберігає у захищеному місці, а перевіряють цифровий підпис за допомогою відкритого ключа. Код відкритого ключа — відкрита інформація, що зберігається в Довірчих списках Центрального засвідчувального органу (ЦЗО) Мініцифри.
Електронний підпис документів у закладі освіти при ознайомленні з ними
Розглянемо, як використовують електронний підпис документів у закладі освіти у випадках, коли працівників ознайомлюють із цими документами.
Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими кадровими документами щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку (ч. 3 ст. 29 КЗпП).За аналогією відбувається ознайомлення працівників закладу освіти з локальними актами.
Підтвердженням ознайомлення вважають факт обміну відповідними електронними документами. Оптимальний спосіб взаємодії — електронна пошта.
Для прикладу розглянемо, як керівнику закладу освіти ознайомити працівника з наказом.
Збережіть примірник наказу у форматі PDF, засвідчіть кваліфікованим електронним підписом. Засвідчений КЕП PDF — це електронна копія електронного документа, по суті — електронний документ.
Відмітку про ознайомлення працівника з наказом робіть таку:
З наказом ознайомлений, що засвідчую кваліфікованим електронним підписом.
Файл PDF, засвідчений КЕП директора закладу освіти, надсилають працівнику електронною поштою або зберігають у хмарному сховищі й надсилають електронною поштою посилання на доступ до нього.
Працівник має відкрити документ з електронним підписом (наказ), ознайомитися з ним, проставити на наказі свійКЕП, повернути файл, якщо отримував його електронною поштою.
Електронний підпис документів на заявах працівників закладу освіти
Працівник закладу освіти може скласти заяву про відпустку, прийняття, переведення, звільнення, матеріальну допомогу тощо на комп’ютері, засвідчити кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і передати електронною поштою.
Заява, оформлена на комп’ютері та засвідчена КЕП, — це електронний документ.
Тож працівник може скласти заяву на комп’ютері, вказати у файлі дату її написання, зберегти файл у *pdf, накласти КЕП, надіслати файл із КЕП електронною поштою керівнику. Заява зКЕП— правомірна підстава видати наказ.
Працівник може отримати КЕП в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів, наприклад, у Приватбанку, через Приват 24, в Державному підприємстві «ДІЯ» після онлайн замовлення. Повний перелік центрів, що видають КЕП, — на сайті czo.gov.ua/ca-registry.
Як отримати електронний підпис описано на сайті КМУ.
Ситуація: «Заклад освіти має таку назву: Опорний заклад освіти “Зразковий ліцей № 1 Зразкової селищної ради”. Скорочена назва — Зразковий ліцей № 1. Як правильно зазначати назву посади директора опорного закладу при підписанні наказів та інших документів: директор, директор ліцею, директор Зразкового ліцею № 1 чи директор опорного закладу освіти? Різні установи, як-от казначейська служба та селищна рада, вимагають писати різні назви». Розв’язок — у статті
Створення електронного документа завершують накладанням електронного підпису. Електронний підпис не лише ідентифікує, а й унеможливлює будь-які зміни у змісті документа.
Розглянемо, як підписати документ електронним підписом, тобто як накласти електронний підпис на документ.
У програмах пакета MS Office електронний підпис не лише додає до файлу цифровий підпис, а й змінює властивість файлу — з’являється панель із повідомленням «Позначений як остаточний». Документ із цифровим підписом доступний тільки для читання.
Електронний підпис може відображатися по-різному, наприклад, у вигляді штрих-коду чи QR-коду. Це так звана графічна позначка КЕП.
Наведемо приклад частини наказу, підписаного КЕП директора закладу освіти іКЕП педагогічного працівника. Зразок підпису керівника закладу освіти— QR-код, педагогічного працівника— штрих-код:
Зверніть увагу: файл, засвідчений за допомогою КЕП, може й не містити графічної позначки підпису чи печатки. Все залежить від АЦСК, який видав сертифікат.
Дату ознайомлення засвідчить електронна позначка часу — обов’язковий атрибут КЕП.
Документи також можна підписати на державному ресурсі «Дія».
Запитання від читача. Директор школи запитує: як підписати електронний лист електронним підписом? Відповідаємо: офіційний електронний лист— це вид документа, тож електронним підписом його засвідчують так само, як іінші документи.
Як керівнику закладу освіти перевірити електронний підпис
У підписаному працівником документі потрібно перевірити електронний підпис, за потреби роздрукувати протокол перевірки з відомостями про дату, коли працівник наклав КЕП.
Електронний підпис документів у закладі освіти є процедурою, яка актуальна як у мирний, так івоєнний час. Обов’язковий реквізит електронного документа— електронний підпис. Без нього документ не має юридичної сили. Електронний підпис— це, посуті, електронна печатка, яка скріплює іпідтверджує документ.
Найбільш надійним та досконалим є саме кваліфікований електронний підпис(КЕП). Він дає змогу як керівнику, так і іншим працівникам закладу освіти, візувати йпідписувати документи велектронному вигляді. Працівник закладу освіти, який маєКЕП, може підписати ним будь-який документ, зокрема заяву, інадіслати підписаний документ керівнику. Керівник, своєю чергою, може надіслати працівнику наказ чи інший документ, підписаний за допомогоюКЕП.
