Електронні класні журнали: чи роздруковувати в кінці навчального року

Відповідь

Умови ведення лише електронних класних журналів

Заклади освіти можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України (п. 5 розд. І Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676, далі — Інструкція № 676).

Класні журнали — це документи тимчасового строку зберігання. Тож можете створювати їх лише в електронній формі за умови, що це прописано в інструкції з діловодства закладу освіти. Якщо ж в документі не прописали це, то до початку нового навчального року внесіть зміни в інструкцію й пропишіть пункти щодо того, які документи ведете лише в електронній формі. Перегляньте і номенклатуру справ — чи прописано там, що класні журнали ведете в електронній формі.

Організація завершення навчального року: алгоритм і документи

Електронний журнал: зберігання

Крім Інструкції № 676, ведення діловодства в електронній формі регулює Інструкція з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі, затверджена наказом МОН від 08.08.2022 № 707 (далі — Інструкція № 707). Вона визначає вимоги до зберігання документів виключно в електронній освітній інформаційній системі:

• інформація повинна бути доступною для її подальшого використання відповідно до наданих прав доступу та встановленого порядку;
• дані та документи, що мають бути зведені, згенеровані й підписані станом на певну дату, перед збереженням і відправкою до АІКОМ, підписує відповідальна особа, накладаючи електронний підпис.

Висновок

Класні журнали можна вести лише в електронній формі, якщо дотримано вимог Інструкції № 676 та Інструкції № 707 і це прописано в інструкції з діловодства закладу освіти. Роздруковувати електронний журнал або окремі його сторінки чи зберігати його в архівних базах даних вирішує керівник закладу освіти.