Обов’язок органів управління освітою, навчальних закладів (далі — заклади) проводити інвентаризацію активів та зобов’язань передбачено статтею 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон № 996).
Порядок проведення інвентаризації у бюджетних установах регламентує Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України Міністерства фінансів України від 30.10.1998 № 90 (далі — Інструкція № 90).
Пунктом 1.5 Інструкції № 90 визначено, що заклади зобов’язані проводити інвентаризацію:
- будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів — не менше одного разу в три роки
- музейних цінностей — у відповідності зі строками, встановленими Міністерством культури України
- бібліотечних фондів — за рішенням керівника установи один раз у п’ять років або протягом п’яти років з охопленням інвентаризацією щорічно не менше 20% одиниць бібліотечного фонду із обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна в структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом тридцяти днів
- інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів:
- у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад — не менше одного разу в два роки
- в інших установах — не менше одного разу на рік
- продуктів харчування і спирту — не менше одного разу на квартал.
Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня.
Інвентаризацію, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, зазвичай проводять на перше число місяця. Якщо інвентаризацію цінностей у якомусь місці їх зберігання неможливо закінчити в один день, то її слід розпочати раніше і закінчити після першого числа. У цьому випадку дані інвентаризації мають бути скориговані станом на перше число місяця.
Окрім того, Інструкцією № 90 визначено умови, за яких інвентаризація є обов’язковою:
- складання річної фінансової звітності, крім випадків, передбачених пунктом 1.5 Інструкції № 90
- зміна матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передання справ)
- встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів)
- пожежа або стихійне лихо (повені, землетрусів та ін.) — терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха
- ліквідація установи
- згідно з розпорядженням судових та слідчих органів
- передача майна установи в оренду
- передача підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
