Особові справи вчителів: як формувати і вести

Особова справа вчителя: перелік документів

Які документи мають чи можуть бути в особовій справі, визначає законодавство.

Нові правила працевлаштування в заклади освіти

Який нормативний документ визначає склад особової справи

Перелік документів особової справи вчителя, як і будь-якого іншого фахівця закладу освіти, визначають за Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

В особовій справі працівника мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5.

Які документи містить особова справа вчителя

Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 визначено, що в особових справах має бути 25 видів документів.

25 документів особової справи вчителя:

1. Внутрішній опис особової справи
2. Заява про прийняття на роботу або письмовий трудовий договір (контракт)
3. Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі зведеного наказу)
4. Особовий листок з обліку кадрів
5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів
6. Автобіографія
7. Копія паспорта
8. Копія облікової картки платника податків
9. Копія військового квитка (тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва)
10. Копії документів про освіту
11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
12. Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
13. Копія наказу про переведення на іншу роботу/посаду (витяг зі зведеного наказу)
14. Заява про прийняття за сумісництвом
15. Копія наказу про прийняття за сумісництвом (витяг зі зведеного наказу)
16. Заява про зміну біографічних даних
17. Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
18. Характеристики
19. Копії документів, що є підставами для надання пільг
20. Копії документів про підвищення кваліфікації
21. Копії документів про стажування
22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
23. Документи з атестації
24. Заява про звільнення
25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Особова справа вчителя може не містити всі 25 документів. Наприклад, якщо працівник не змінював прізвища, не переходив на іншу посаду, не має наукового ступеня, то й документів про це не буде. 

Перевірте, чи всі обов’язкові документи є в особових справах працівників, і вилучіть «зайві» документи.

 Документи особової справи працівника

Формування особової справи вчителя

Формувати особову справу вчителя починають після того, як директор закладу видав наказ про прийняття на роботу.  

Особова справа вчителя формується впродовж усього часу його роботи в закладі освіти. Документи особової справи групують у хронологічному порядку в міру їх надходження чи поповнення.

В особових справах відображають усі основні віхи кар’єрного поступу працівників:

• прийняття
• переведення
• сумісництво
• звільнення.

Щодо кожної зміни має бути два документи: заява працівника та копія наказу або витяг з нього.

Папери — по поличках: освітня документація без паніки

• Накази в закладі освіти: як реєструвати та скільки зберігати
• Педагогічний стаж: підтверджуємо та зараховуємо
• Як задокументувати списання продуктів харчування

Чи включати в особову справу вчителя документи про заохочення

До особової справи вчителя долучають документи про його заохочення. Це копії наказів керівника закладу освіти або розпорядчих документів вищих органів про заохочення / нагородження працівника.

За КЗпП існує такі два види заохочень:

Відомості про такі заохочення заносять до трудових книжок працівників (ч. 2 ст. 144 КЗпП).

Отже, в особову справу вчителя додають тільки копії документів про заохочення, записи про які вносять до трудової книжки.

📚 Трудові книжки: запитання - відповіді

Як скласти внутрішній опис документів особової справи вчителя

Внутрішній опис документів особової справи вчителя розміщують на початку справи перед заявою про прийняття на роботу (трудовим договором) і ведуть протягом усього періоду роботи вчителя в школі.

Упродовж роботи вчителя в школі до внутрішнього опису документів особової справи додають, зокрема:

• накази про переведення;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів, якщо в працівника відбулися зміни в сімейному стані, в освіті тощо.

Вимоги до складання внутрішнього опису документів особової справи визначає пункт 6 глави 2 розділу VІ Правил № 1000/5.

Внутрішній опис документів особової справи відображає додавання документів до справи й містить відомості про їх порядкові номери, індекси, дати, заголовки та номери аркушів (кількість аркушів) кожного документа.