Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів, які створює у своїй діяльності заклад дошкільної освіти, визначено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затв. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Національний стандарт установлює склад реквізитів документів, а також вимоги до:
- змісту і розміщення реквізитів документів
- бланків та оформлення документів
- документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Оформлювання реквізитів можна поширювати на усі класи уніфікованих систем документації (п. 1.3 Національного стандарту).
Форму Типового штатного розпису затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57.
Склад реквізитів штатного розпису
Для оформлення штатного розпису використовують такі реквізити:
- гриф затвердження
- відбиток печатки
- назва виду документа
- заголовок до тексту документа
- дата документа
- текст документа
- підпис.
Гриф затвердження
Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Цей реквізит складають:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок)
- назва посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ
- дата затвердження.
Згідно з Типовим штатним розписом під словом ЗАТВЕРДЖУЮ зазначають:
- кількість штатних одиниць
- місячний фонд заробітної плати (грн).
Відбиток печатки
Відбитком печатки дошкільного закладу (органу управління освітою) засвідчують на документі підпис відповідальної особи.
Зауважте!
Відбиток ставлять так, аби він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ.
Назву виду документа:
- зазначають друкарським або машинописним способами
- друкують великими літерами, наприклад ШТАТНИЙ РОЗПИС.
Заголовок до тексту документа
Заголовок штатного розпису оформлюють, поєднуючи назву виду документа з назвою закладу у родовому відмінку. У заголовку зазначають також рік, на який складають документ.
Назва закладу має відповідати назві, зазначеній у його Статуті.
Під час формулювання заголовка до тексту документа дозволено використовувати скорочення слів і словосполучень відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови.
Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Дата документа
Датою є дата підписання документа.
Елементи реквізиту «Дата документа» наводять:
- арабськими цифрами
- в один рядок
- у послідовності число.місяць.рік.
У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат.
Дата затвердження штатного розпису не завжди збігається з датою набрання ним чинності. Тому варто передбачити рядок, в якому буде зазначена дата, з якої штатний розпис набирає чинності.
Текст документа
Текст штатного розпису складають у формі таблиці.
Графа «Назва структурного підрозділу та посад»
У цій графі зазначають назви структурних підрозділів і посад.
Розміщувати назви структурних підрозділів у штатному розписі рекомендовано у послідовності, що відповідає затвердженій структурі закладу.
Назви посад, зазначені у штатному розписі, мають відповідати:
- професійним назвам робіт, зазначеним у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затв. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 № 327
- назвам посад, зазначеним у Типових штатних нормативах дошкільних навчальних закладів, затв. наказом МОН України від 04.11.2010 № 1055.
Оскільки штатний розпис є елементом планування робочої сили, то у ньому зазначають також відомості про вакантні посади.
Графи «Посадовий оклад (грн)», «Надбавки (грн)», «Доплати (грн)»
Тут вказують розміри посадових окладів, надбавок і доплат працівників, визначені відповідно до чинних нормативно-правових документів.
Зауважте!
За вакантними посадами зазначають середні посадові оклади відповідної групи працівників. Наприклад, за вакантною посадою музичного керівника вказують середній посадовий оклад, встановлений за 7–10 тарифними розрядами.
Для посад (професій), за якими штатними нормативами передбачено неповні посадові оклади, зазначають відповідну частку посадового окладу штатної посади (професії), наприклад 0,25; 0,5; 0,75.
Якщо у закладі вводять посади не на повний рік (наприклад, сезонні робітники), то у штатному розписі зазначають період, на який вводять певну посаду.
Зауважте!
Загальна кількість штатних одиниць і розмір місячного фонду оплати праці має відповідати даним, наведеним у тарифікаційному списку працівників.
Графи «Фонд заробітної плати на місяць (грн)» та «Фонд заробітної плати на _____ рік (грн)»
Навпроти кожної категорії працівників зазначають відповідний розмір заробітної плати, ураховуючи надбавки та доплати.
Після кожного структурного підрозділу зазначають сумарну кількість штатних одиниць у підрозділі та сумарний місячний фонд заробітної плати.
Підпис
Реквізит «Підпис» розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
До складу підпису входять такі елементи:
- назва посади особи, яка підписує документ
- особистий підпис
- ініціали та прізвище.
Штатний розпис дошкільного закладу підписують:
- керівник закладу
- бухгалтер (головний бухгалтер).
Оскільки штатний розпис підписують двоє осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до їхньої підпорядкованості.
Якщо посадова особа, яка підписує штатний розпис, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ.
Зауважте!
Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконувач обов’язків» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.
Вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів
Під час виготовлення документів, зокрема й штатного розпису, за допомогою комп’ютерної техніки слід дотримувати таких вимог:
- використовувати шрифти розміром 12–14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman
Деякі реквізити («Код організації за ЄДРПОУ», «Код форми документа за ДКУД», «Довідкові дані про організацію», «Заголовок до тексту документа», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про наявність документа в електронній формі») можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8–11)
- реквізити документа, що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал
Складові частини реквізиту «Гриф затвердження» відокремлюють один від одного 1,5−2 міжрядковими інтервалами (див. приклад оформлення реквізиту «Гриф затвердження»)
- назву виду документа друкують великими літерами
- розшифрування реквізиту «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади
- максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту «Текст») — 73 мм (28 друкованих знаків)
- тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша
Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
- оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані
Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» і розділових знаків
- береги документа мають бути такими:
30 мм — лівий
10 мм — правий
20 мм — верхній та нижній.
