Пiсля закiнчення строку зберiгання документи можуть бути вилученi для знищення. Вiдповiдно до забороняється знищення документiв без попереднього проведення експертизи їх цiнностi.
Експертиза цiнностi документiв — це всебiчне вивчення документiв та визначення їх цiнностi на пiдставi чинних засад i критерiїв. Цiннiсть документа — це iнформацiйнi та iншi характеристики документа, що зумовлюють його значимiсть для особи, суспiльства, держави.
Експертиза цiнностi документiв проводиться на пiдставi чинного законодавства у сферi архiвної справи та дiловодства, типових та галузевих перелiкiв видiв документiв iз зазначенням строкiв їх зберiгання, типових та галузевих перелiкiв видiв документiв, що пiдлягають внесенню до нацiонального архiвного фонду (НАФ), типових i примiрних номенклатур справ, iнших нормативно-правових актiв з питань експертизи цiнностi, методичних рекомендацiй Укрдержархiву ( ).
Вiдповiдно до ЕК установи, у дiяльностi якої не утворюються документи НАФ, приймає рiшення про:
- схвалення i подання до ЕПК державного архiву (ЕК архiвного вiддiлу районної, районних у мiстах Києвi i Севастополi державних адмiнiстрацiй, мiської ради) проектiв таких документiв: описiв справ з кадрових питань (особового складу), актiв про вилучення для знищення документiв, не внесених до НАФ;
- схвалення:
- iнструкцiї з дiловодства;
- номенклатури справ;
- положення про служби дiловодства, архiвнi пiдроздiли та ЕК;
- описiв справ тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання;
- актiв про невиправнi пошкодження справ (документiв) тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання та з кадрових питань (особового складу);
- номенклатур справ, описiв справ тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання установ, що належать до сфери управлiння установи та у дiяльностi яких не утворюються документи НАФ.
Вiдповiдно до , на пiдставi цiєї експертизи державна архiвна установа ухвалює рiшення про включення пiдприємства до одного зi спискiв джерел комплектування НАФ, зокрема:
- списку юридичних осiб, якi передають документи до державної i комунальної архiвної установи;
- списку юридичних осiб, якi не передають документи до державної i комунальної архiвної установи.
