Акт — це службовий документ, складений групою осiб чи спецiально уповноваженою особою на засвiдчення встановлених фактiв, пов’язаних із дiяльнiстю навчального закладу чи окремих працiвникiв.
Існує значна кількість різновидів актів. Наприклад, при зміні керівника закладу, передачі справ, матеріальних цінностей тощо складають акт прийому-передачі. Акти здачі-прийому оформлюють при виконанні певної роботи, договірних зобов’язань.
Акти також складають:
- за результатами проведення випробувань, списання, інвентаризації, перевірок
- у разі нещасних випадків
- фіксації фактів або подій.
У тому й специфіка акта, що цей вид документа застосовують у різних системах документації (організаційно-розпорядчій, фінансовій, бухгалтерській тощо).
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Особливості складання акта
Пiд час оформлення актів слiд мати на увазi, що дата i мiсце складення, якi мають бути проставленi в актi, повиннi вiдповiдати датi та мiсцю подiї, яку засвідчено.
Якщо комiсiя працювала кiлька днiв, то в актi вказують останнiй день роботи.
Зміст акта
Заголовок до тексту акта має граматично узгоджуватися зi словом «акт».
Текст акта максимально може складатися з трьох частин:
- вступної
- констатуючої
- заключної.
У вступнiй частинi вказують про:
- документ, що став пiдставою для проведення заактованого заходу
- склад комiсiї
- присутнiх (свiдкiв) за потреби.
У констатуючiй частинi означають:
- крайнi дати проведеного заходу
- мету, завдання, змiст i характер заходу
- установленi факти (зокрема, виявленi порушення).
У заключнiй частинi фіксують:
- висновки та пропозицiї членiв комiсiї
- інформацію про кiлькiсть примiрникiв акта.
Зауважте!
Текст констатуючої та заключної частин можна подiляти на пункти.
Якщо до акта долучають додатки, то пiсля тексту роблять вiдповiдну вiдмiтку.
Затвердження акта
В актi може бути оформлено гриф затвердження. Як правило, акт затверджує керiвник закладу.
Пiдпис особи, яка склала акт, або особи, яка затвердила акт, засвiдчують вiдбитком основної круглої печатки закладу:
- якщо в документі зафiксовано факти витрат грошових коштiв i використання матерiальних цiнностей
- у випадках, передбачених нормативно-правовими документами.
Оформлення акта
Акт може бути оформлений:
а) на загальному бланку навчального закладу
б) на спецiальному бланку (тобто безпосередньо на бланку акта)
в) на чистих аркушах паперу формату А4 як із кутовим (переважно), так i з поздовжнiм розташуванням постiйних реквiзитiв.
Форми деяких видiв актiв затверджено нормативно-правовими актами, тому вносити будь-якi змiни до таких форм не можна.
