Довідка — це службовий документ, який містить узагальнену інформацію з будь-якого питання основної діяльності навчального закладу: про стан освітнього процесу, виконання посадових обов’язків, характерні показники, опис і підтвердження тих чи тих фактів тощо
У заголовку до тексту довідки стисло й точно відображають зміст тексту, повідомляють за потреби дату й час, коли зафіксовано наведені факти чи події. Дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання.
Форми деяких довідок затверджено окремими нормативно-правовими актами. Утім більшість довідок складають за нормативними правилами діловодства.
Внутрішні довідки
Готують, як правило, у відповідь на запит керівника або ж відповідно до річного плану роботи і подають у визначений термін.
Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить працівники закладу.
Текст довідки присвячують одному питанню.
Зауважте!
Якщо необхідно подати інформацію з кількох не пов’язаних між собою питань, то для кожного з них складають окрему довідку.
Внутрішню довідку оформлюють на:
- загальному бланку навчального закладу
- чистих аркушах паперу формату А4.
Зовнішні довідки
Готують для подання в сторонню установу, організацію тощо.
Службові
Зовнішні довідки службового характеру, як правило, містять:
- узагальнені результати виконання навчальним закладом певних завдань
- проведення перевірок
- впровадження новітніх технологій тощо.
Їх надсилають зазвичай до організації вищого рівня.
Зауважте!
На зовнішніх довідках службового характеру слід оформлювати відмітку про виконавця і номер його телефону. При цьому бажано вказувати не лише прізвище виконавця, а і його ім’я та по батькові.
Біографічні
Зовнішні довідки біографічного характеру складають для засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо.
Такі довідки видають зацікавленим громадянам для подання до відповідних органів.
Зовнішня довідка біографічного характеру повинна містити:
- прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано довідку (у називному відмінку)
- відомості, які засвідчує довідка
- відомості про те, з якою метою або в яку установу видана довідка
- підпис із зазначенням посади особи, що видала довідку
- відбиток печатки.
Підписує зовнішню довідку керівник навчального закладу.
Якщо таку довідку складено з фінансово-матеріальних питань, то її підписують:
- керівник навчального закладу
- бухгалтер.
Підписи посадових осіб засвідчують відбитком основної круглої печатки навчального закладу.
Оформлення зовнішніх довідок
Зовнішні довідки оформлюють на:
- загальному бланку навчального закладу
- чистих аркушах паперу формату А4 або А5.
Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов’язково проставляють відбиток кутового штампа навчального закладу, на якому має бути відтворено:
- назву навчального закладу
- довідкові дані про нього
- код за ЄДРПОУ.
Крім того, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс вписують у відбиток вручну.
Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце.
Зауважте!
Зовнішні довідки реєструють окремо від внутрішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом реєстрації вихідних документів.
