Запитання, пов’язанi з порядком ведення трудових книжок, їх зберiгання, виготовлення, постачання й облiку, регулюються постановою КМУ «Про трудовi книжки працiвникiв» вiд 27.04.1993 № 301 (далi — Постанова № 301), Інструкцiєю про порядок ведення трудових книжок працiвникiв, затвердженою наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту, Мiнсоцзахисту вiд 29.07.1993 № 58 (далi — Інструкцiя № 58), та iншими актами законодавства ( ).
Порядок зберiгання та облiку трудових книжок визначено у роздiлах 6 та 7 Інструкцiї № 58. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постiйно мати необхiдну кiлькiсть бланкiв трудових книжок i вкладишiв до них ( ), щоб забезпечити виписування трудової книжки на належному бланку особi, яка працевлаштовується вперше та не має трудової книжки.
Посадовi особи пiдлягають адмiнiстративнiй вiдповiдальностi за правопорушення, пов’язанi з недодержанням установлених правил у сферi охорони порядку управлiння, державного i громадського порядку, природи, здоров’я населення та iнших правил, забезпечення виконання яких входить до їх службових обов’язкiв ( ).
Отже, до адмiнiстративної вiдповiдальностi у виглядi стягнення за виписування трудової книжки на бланку невстановленого зразка можна притягнути посадову особу, яка вчинила зазначене адмiнiстративне правопорушення. Такою особою є керiвник органiзацiї.
Порядок заповнення (оформлення) трудової книжки працiвника регламентовано роздiлом 2 Інструкцiї № 58, в якому визначено порядок внесення/змiни записiв про працiвника, про роботу, про навчання, про нагородження та заохочення.
Пiд час укладання трудового договору працiвники зобов’язанi подати трудову книжку, оформлену в установленому порядку ( , ). А працiвник кадрової служби, зi свого боку, зобов’язаний перевiрити трудову книжку майбутнього працiвника на:
- вiдповiднiсть внесених записiв на титульнiй сторiнцi (прiзвище, iм’я, по батьковi, дата народження) документу, що посвiдчує особу працiвника;
- наявнiсть записiв, засвiдчуваних пiдписiв та печаток;
- вiдповiднiсть записiв до трудової книжки роздiлу 2 Інструкцiї № 58.
Невiдповiднiсть записiв на титульнiй сторiнцi документу, що посвiдчує особу, а також неналежне оформлення трудової книжки за останнiм мiсцем роботи може означати неможливiсть оформлення трудових вiдносин з особою. Адже в першому випадку неможливо довести, що надана трудова книжка належить саме цiй особi, а в другому — працiвник кадрової служби немає можливостi внести запис до трудової книжки про прийняття на роботу вiдповiдно до роздiлу 2 Інструкцiї № 58.
Анi Інструкцiєю № 58, анi Постановою № 301 не визначено вимог щодо перевiрки дотримання попереднiм роботодавцем порядку облiку бланкiв трудових книжок, у т. ч. на вiдповiднiсть трудової книжки зразковi бланку, чинному на момент її видачi. А тому зазначена обставина не може бути пiдставою для вiдмови в укладаннi трудового договору. До того ж необгрунтовано вiдмовляти у прийняттi на роботу заборонено ( ).
Наведемо пiдстави для оформлення дублiката трудової книжки ( ):
- у разi втрати трудової книжки (вкладиша до неї);
- якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгорiла, розiрвана, забруднена i т. iн.).
через вiдсутнiсть доступу до трудової книжки працiвника внаслiдок надзвичайної ситуацiї, передбаченої Кодексом цивiльного захисту України, або проведення антитерористичної операцiї на територiї, де працював працiвник.
Отже, оскiльки при прийняттi на роботу працiвник надав трудову книжку невстановленого зразка, але з усiма правильно внесеними записами i печатками, це не є пiдставою для визнання її недiйсною та оформлення дублiката.
