Відповідь
Зарахування учнів до загальноосвітнього навчального закладу проводиться наказом. Його директор видає на підставі заяви, яку згідно з пунктом 22 Положення про загальноосвітній навчальний заклад подають батьки або особи, які їх замінюють.
Так само подають заяву, якщо учень переходить в інший навчальний заклад для здобуття загальної середньої освіти як у межах населеного пункту, так і в іншому населеному пункті.
Зважаючи на те, що заяви про прийняття/переведення учнів є підставою для прийняття керівником навчального закладу управлінського рішення щодо зарахування чи відрахування учнів, їх потрібно реєструвати.
Порядок реєстрації документів, зокрема заяв про прийняття чи відрахування учнів, має бути визначений локальним документом навчального закладу, наприклад Інструкцією з діловодства загальноосвітнього навчального закладу.
Реєструвати заяви слід в окремому журналі, який передбачають у номенклатурі справ закладу. Його назва може бути такою:
- Журнал реєстрації заяв батьків (осіб, які їх замінюють) про прийняття дітей у навчальний заклад та про переведення в інший навчальний заклад.
Відповідно до статті 124 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, строк зберігання зазначеного журналу становить 5 років.
Реєстраційний індекс заяви складають з:
- першої літери прізвища автора звернення
- порядкового номера заяви у межах календарного року.
Кожного року реєстрацію заяв слід розпочинати з № 1.
Для виокремлення зазначених заяв з-поміж інших звернень (скарг, пропозицій), що надходять до навчального закладу від громадян, зокрема батьків чи осіб, які їх замінюють, але стосуються діяльності навчального закладу, його керівника чи педагогічного колективу, організації навчально-виховного процесу тощо, їх реєстраційний індекс можна доповнити позначкою, наприклад літерою «У» (учні):
Реєстраційний індекс проставляють за допомогою штампа або вручну на нижньому полі першого аркуша заяви праворуч або іншому місці (крім лівого поля, що є місцем для підшивки документа), якщо у правому куті аркуша немає місця для проставлення відмітки про надійдення заяви.
