Менше бюрократії для вихователя: які документи і правила потрібно переглянути

У закладах дошкільної освіти зберігається надмірне бюрократичне навантаження на керівників і педагогічних працівників. Частина документів, звітів, фотозвітів і доручень дублює одне одного, не впливає безпосередньо на якість освітнього процесу, але забирає час у вихователів і директорів ЗДО.

Про це йдеться в аналітичному документі «Аналіз основних прогалин і суперечностей нормативно-правового забезпечення дошкільної освіти в Україні», підготовленому у межах програми Polaris «Підтримка багаторівневого врядування в Україні». У документі окремо розглянуто бюрократичне навантаження, дублювання звітності, відсутність чіткого переліку обов’язкових документів і вплив листів МОН на роботу ЗДО.

Заміна вихователя: чи оплачувати методичну роботу

Експерти проаналізували нормативно-правове забезпечення дошкільної освіти та провели фокус-групові дискусії із засновниками, керівниками комунальних і приватних ЗДО. Однією з ключових проблем учасники назвали надмірну звітність і паперотворчість.

У документі зазначено, що законодавство у сфері дошкільної освіти має бути зрозумілим і не повинно створювати зайву бюрократію. Зокрема, не варто вимагати від закладів створювати документи там, де потрібного результату можна досягти без додаткових паперів.

Однак на практиці ЗДО часто стикаються з протилежною ситуацією: документи потрібно вести, звіти — подавати, фотозвіти — готувати, а ті самі дані можуть надсилати до різних органів у різних формах.

У чому проблема для вихователя

Для вихователя надмірна бюрократія означає, що частина робочого часу переходить від роботи з дітьми до заповнення документів. Йдеться не лише про плани чи журнали, а й про численні звіти, аналітичні матеріали, підтвердження участі в заходах, фото- і відеозвіти, таблиці та форми.

У документі наголошено: бюрократичне навантаження негативно впливає на якість освітнього процесу та професійну ефективність педагогічних працівників. Якщо вихователь витрачає час на документи, які дублюють одне одного або не мають прямого впливу на розвиток дитини, це зменшує простір для підготовки до занять, спостереження за дітьми, індивідуальної роботи та взаємодії з батьками.

Чому документи множаться

Експерти називають кілька причин, через які в ЗДО виникає зайва паперова робота.

• По-перше, немає чіткого вичерпного переліку документів, які обов’язково мають вести педагогічні працівники й керівники ЗДО. Через це на місцях можуть вимагати більше документів, ніж прямо передбачено законодавством.
• По-друге, рекомендаційні документи або листи органів управління освітою іноді фактично сприймають як обов’язкові. У результаті заклади виконують не лише нормативні вимоги, а й додаткові доручення, які можуть не мати статусу обов’язкових правил.
• По-третє, цифровізація не завжди зменшує бюрократію. Іноді паперові документи не скасовують, а до них додають електронні форми, Google-таблиці, онлайн-звіти та дублювання інформації в різних системах.
• По-четверте, умови воєнного стану збільшили кількість документації з безпеки, укриттів, цивільного захисту, дистанційної роботи й комунікації з батьками. Частина цієї документації справді потрібна, але її обсяг і порядок ведення потребують перегляду.

Які документи і правила варто переглянути

Насамперед експерти вказують на потребу визначити, які документи в ЗДО є обов’язковими, а які — рекомендованими. Це стосується планів, журналів, індивідуальних карток, форм обліку, звітів, аналітичних матеріалів і документів щодо організації освітнього процесу.

Окремо варто переглянути практику фотозвітів. У документі звертають увагу, що вимоги розміщувати фото чи відео дітей на сайтах або сторінках закладів можуть створювати ризики для безпеки й захисту персональних даних. Тому фото- і відеозвіти не мають перетворюватися на обов’язковий доказ того, що заклад провів захід.

Також потребують упорядкування звіти, які надходять від різних рівнів управління освітою. Якщо одну й ту саму інформацію ЗДО має подавати до громади, району, області або в кілька електронних форм, це не покращує управління, а лише забирає час у працівників.

Що робити з листами МОН

Окрема проблема — листи МОН. Експерти звертають увагу, що листи, інструкції, роз’яснення і методичні рекомендації не є нормативно-правовими актами й не мають встановлювати обов’язкові правила поведінки.

Водночас у практиці дошкільної освіти листи часто використовують як джерело «правил», яких заклади дотримуються роками. Частина таких листів не має визначеного строку дії, не відкликається і може продовжувати впливати на роботу ЗДО навіть тоді, коли законодавство вже змінилося.

Тому для керівників дитсадків важливо розмежовувати: що є нормою закону чи підзаконного акта, а що — рекомендацією, методичним поясненням або інформаційним листом.

Електронний документообіг: не дублювати папір

Експерти також порушують питання електронного документообігу. Проблема в тому, що електронні листи, документи й форми часто не замінюють паперову роботу, а додаються до неї.

Наприклад, якщо документ надійшов на електронну пошту ЗДО, постає питання: чи потрібно його окремо реєструвати в паперовому журналі, друкувати, підшивати і зберігати, якщо він уже є в електронному вигляді. Без чітких правил електронний документообіг не спрощує роботу, а створює ще один рівень бюрократії.

Тому ЗДО потрібні зрозумілі правила: які документи можна вести електронно, які потрібно зберігати на папері, хто відповідає за реєстрацію, як уникати дублювання і як забезпечити юридичну силу електронних документів.

Що це означає для керівника ЗДО

Для директора дитсадка зменшення бюрократії — це не просто зручність. Це питання управлінської ефективності. Якщо керівник змушений постійно готувати звіти, дублювати інформацію, реєструвати кожен лист і відповідати на численні запити, у нього залишається менше часу на якість освітнього процесу, роботу з персоналом, безпеку дітей і розвиток закладу.

Водночас керівник не може самостійно скасувати всі документи. Частина з них передбачена законодавством, частина — локальними актами засновника або закладу. Тому зміни мають відбуватися системно: на рівні МОН, засновників, органів управління освітою і самих ЗДО.

Що варто зробити вже зараз

Закладам дошкільної освіти варто провести внутрішній аудит документації. Насамперед — визначити, які документи прямо передбачені законодавством, які потрібні для управління закладом, а які ведуться лише «за традицією» або через усні вимоги.

Керівнику ЗДО доцільно перевірити:

• які документи ведуть вихователі;
• які звіти готує заклад і кому їх подає;
• чи дублюється одна й та сама інформація в різних формах;
• які фотозвіти або публікації вимагають від педагогів;
• чи є в закладі перелік обов’язкової документації;
• чи не сприймають рекомендаційні листи як обов’язкові накази;
• які документи можна перевести в електронний формат;
• які локальні акти варто оновити після нового Закону «Про дошкільну освіту».

Що має змінитися

Експерти фактично пропонують перейти від контролю за кількістю паперів до оцінювання реального результату. Документація має допомагати організувати роботу ЗДО, а не підміняти саму роботу з дітьми.

Для цього потрібно:

• затвердити зрозумілий перелік обов’язкової документації для ЗДО;
• розмежувати обов’язкові документи й рекомендаційні матеріали;
• переглянути застарілі форми звітності;
• припинити дублювання одних і тих самих даних у різних формах;
• унормувати електронний ;
• переглянути практику обов’язкових фотозвітів;
• не перетворювати листи МОН на джерело нових обов’язкових вимог;
• залишити педагогам більше часу для безпосередньої роботи з дітьми.

Головне

Бюрократія в дошкіллі — це не лише проблема керівника чи вихователя. Це питання якості дошкільної освіти. Якщо педагогічні працівники витрачають надто багато часу на звіти, таблиці, фотодокази й дублювання документів, менше часу залишається на дітей. Саме тому перегляд документації має стати частиною оновлення нормативної бази дошкільної освіти.

Раніше ми писали:

МОН планує скоротити звітність у дитсадках: стартувало опитування педагогів