керівник експертної групи «Експертус Кадри» Цифрового видавництва Експертус, Київ
Табель обліку використання робочого часу щомісяця складають на всіх працівників закладу освіти. Розглянемо особливості ведення документа, дані якого ураховують під час обчислення заробітної плати та заповнення форм державних статистичних спостережень
Роботодавець зобов’язаний забезпечити облік відпрацьованого часу та ефективний контроль за найбільш повним і раціональним використанням робочого часу працівниками.
Задля обліку використання робочого часу працівників закладу освіти застосовують типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».
Ця форма, введена в дію наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489, є рекомендованою. Тож у закладах дошкільної освіти та загальної середньої освіти її можна змінювати та доповнювати з огляду на специфіку праці у сфері освіти. Та все ж у табелі обов’язково мають бути передбачені формою № П-5 показники щодо явок та неявок працівників на роботу. Так скеровує Примітка 2 до форми № П-5.
Порядок ведення табельного обліку робочого часу варто визначити у локальному нормативному акті закладу освіти. Наприклад, у положенні про табельний облік чи наказі, де фіксують всі нюанси, як-от:
форма табеля, застосовна у закладі освіти;
спосіб обліковування (реєстрація явок і неявок чи лише неявок);
порядок ведення табеля;
строки передавання табеля в бухгалтерію;
особа, відповідальна за табельний облік.
Як заповнювати табель
Як присвоїти табельний номер
Щоб забезпечити належний облік робочого часу, кожен працівник закладу має присвоєний табельний номер. Він однаковий в усіх документах, що стосуються обліку й оплати праці конкретного працівника, зокрема й у табелі.
Нормативними документами не визначено, як присвоювати працівникам табельні номери. Радимо присвоювати табельні номери, у яких кількість цифр не перевищуватиме п’яти. Табельними номерами, що містять понад п’ять цифр, складно користуватися.
Табельний номер працівника, який звільнився був переведений, не використовують у закладі принаймні три роки.
Табель обліку використання робочого часу оформлюють за упорядкованим списком працівників закладу. Причому його ведуть одночасно за категоріями працівників — адміністрація, педагогічні працівники, непедагогічні працівники — та в межах категорій за табельними номерами і в алфавітному порядку.
Як відображати використання робочого часу
Облік робочого часу фіксують у табелі двома рядками:
кількість відпрацьованих годин;
причини відхилення від нормальних умов роботи чи відсутності у вигляді літерних чи цифрових кодів.
Кількість відпрацьованого часу заповнюють у годинах, а за потреби — одночасно і в днях.
Відмітки про причини відсутності на роботі, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов праці вносять лише на підставі належно оформлених документів.
Серед таких документів:
листок непрацездатності;
накази про залучення працівника до роботи у вихідний день, про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний.
5 настанов, як табелювати відсутність на роботі
Працівник зателефонував і сказав, що захворів. Щойно в кабінеті страхувальника з’явиться е-лікарняний, табелюйте відсутність працінвика на роботу кодом "ТН".
Працівник не прийшов на роботу і не виходить на зв’язок. Поки не з’явиться і не пояснить причину відсутності, табелюйте НЗ.
Код відпустки ставте за всі календарні дні відпустки, а години відсутності — лише в робочі дні.
Не видаляйте з табеля декретниць.
Увільняєте від роботи з підстав, передбачених законодавством, — ставте ІН. В інших випадках — код І.
Яка періодичність внесення даних
Протягом кожного облікового періоду табель заповнюють двічі:
за першу половину місяця — для нарахування авансових платежів
Хто саме вестиме табельний облік у закладі освіти вирішує керівник. Він доручає вести облік робочого часу працівникам, які можуть контролювати перебування працівників на роботі. Табель має відображати фактичне використання робочого часу, а не «планове»: «заплановане» графіками роботи, наказами про відпустки, відрядження або «дозволене» листками непрацездатності, довідками тощо.
Наприклад, у закладі загальної середньої освіти табельний облік зазвичай веде заступник директора з навчальної роботи, який відповідає за виконання навчальних планів і програм.
