Незалежно від того, є інвентаризація обов’язковою чи ні, її проведення встановлює керівник навчального закладу. Рішення про проведення інвентаризації він фіксує у розпорядчому документі — наказі.
Інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії у присутності кожної матеріально відповідальної особи.
До початку інвентаризації в бухгалтерії має бути:
- закінчено обробку всіх документів про надходження та видачу матеріальних цінностей
- внесено відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку
- визначено залишки на день інвентаризації
Матеріальні цінності на складах та в інших місцях зберігання мають бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами тощо. На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують ці цінності, зі вказівкою їх якості, кількості, ваги та міри.
Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули — списані.
Якщо інвентаризація на складах або в інших закритих приміщеннях не закінчена в той самий день, то інвентаризаційна комісія опечатує приміщення наприкінці робочого дня. Печатку на час інвентаризації зберігає голова інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи слід зберігати у ящиках, шафах, сейфах, у замкненому приміщенні, де проводять інвентаризацію.
Наявність цінностей під час інвентаризації виявляють шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Вагу (об’єм) матеріалів, що зберігають насипом, можна визначати на підставі технічних розрахунків, про що в описах роблять відповідні відмітки.
Найменування інвентаризованих цінностей і об’єктів (предметів) та їх кількість відображають в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку.
Отже, доцільно дотримуватися такого порядку проведення інвентаризації:
- обрахування (вимірювання, зважування) об’єктів інвентаризації
- відображення їх фактичної кількості та вартості у відповідному інвентаризаційному описі
- проставляння облікової кількості та вартості об’єктів за даними бухгалтерського обліку в описі чи акті
Наприкінці інвентаризації проводять засідання інвентаризаційної комісії, результати якого оформлюють протоколом. У протоколі відображають найважливіші аспекти проведеної інвентаризації. До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.
Відтак інвентаризаційні документи, складені комісією, надають керівникові навчального закладу для розгляду та затвердження. Затверджені документи передають до бухгалтерії для відображення в обліку наслідків інвентаризації.
