Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Досягти бажаного за стислі строки педагогам допоможе знання основ тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент — мистецтво управління часом. Оволодіваючи основами тайм-менеджменту, педагоги вивчають не так певну технологію організації часу, як методи розроблення індивідуальної стратегії, що найбільше підходить їхньому характеру та роду занять.
Освоюючи з педагогами ази тайм-менеджменту:
- навчайте їх керувати часом
- підказуйте, як визначити основні «поглиначі» часу в робочому процесі
- допомагайте відпрацьовувати навички планування свого робочого часу
- ознайомте з довгостроковим плануванням.
Розпочніть роботу з тестування, аби визначити, чи вміють педагоги раціонально розподіляти свій час та чи потрібен їм тайм-менеджмент.
Читайте також
Складники тайм-менеджменту
Зверніть увагу педагогів вашого закладу освіти на такі складники тайм-менеджменту:
- цілепокладання
- поетапне досягнення мети
- планування часу
- розстановка пріоритетів
- делегування
- контроль
- самоаналіз.
Цілепокладання
Мета — це образ бажаного результату, якого потрібно досягти за певний відрізок часу. Тож ми спонукаємо педагогів чітко формулювати свою мету, інакше можна отримати результат, який відрізнятиметься від запланованого й бажаного.
Під час планування заходу враховуємо, що педагог «отримає» для себе і з чим зі зборів підуть батьки дітей — чи підвищиться рівень їхньої педагогічної компетентності, чи стануть вони свідомішими тощо.
Ставте перед собою доволі складні цілі, але при цьому вони мають бути досяжними.
Будь-яку ціль слід здійснити за певний проміжок часу. Наприклад, до батьківських зборів потрібно підготуватися до 12 лютого. Якщо не застосовувати до мети вимірних параметрів, то буде складно визначити, чи сповна досягнутий результат.
Якщо мети ми досягли, запитуємо себе: «Заради чого я доклав усіх цих зусиль, чи вартий результат витрачених ресурсів?».
Поетапне досягнення мети
Розбивайте складні завдання на дрібні доти, доки не буде зрозуміло, що саме для виконання конкретної частини завдання можна зробити вже сьогодні і просто зараз.
Планування часу
Планування часу — це підготовчий етап до успішної реалізації мети. Він дає змогу спрогнозувати, скільки часу знадобиться на виконання кожного конкретного завдання. Не пошкодувавши зусиль на ретельне планування, можна заощадити час і сили для досягнення кінцевого результату.
Ми плануємо все, що робимо щодня. Спочатку просто складаємо список справ, які необхідно виконати впродовж тижня, із зазначенням дати та часу. Розподіляємо справи на кожен день рівномірно, дотримуючись таких правил:
- ранжування справ — визначаємо, що «горить» і його потрібно виконати просто зараз, а що може почекати, наприклад, до наступного тижня
- планування заздалегідь — докладно плануємо наступний день напередодні, а вранці за необхідності вносимо корективи
- використання щоденників — аби нічого не забути й стежити за своєю діяльністю, записуємо поточні й майбутні справи в паперовий чи електронний записник.
Щоб оптимізувати процес виконання справ зі списку застосовуйте так зване перемикання — відволікання від однієї незавершеної справи на користь іншої. Не забувайте повернутися до попередньої діяльності, аби її успішно завершити.
Під час виконання нескладної справи кількість «перемикань» має бути мінімальною.
Розстановка пріоритетів
Не відкладаємо справи на потім. Спокуса «зробити це завтра» дуже велика. Та якщо маємо чіткий список справ і кожен день розписаний ледь не похвилинно — зрозуміло, що завтра не вдасться знайти час на виконання справ, які відкладаємо сьогодні.
Психологи рекомендують взяти за правило робити найнеприємніші справи на початку дня і лише потім братися за приємні.
Делегування
Під час планування часу дуже важливо визначити, яку роботу потрібно виконати особисто, а яку можна доручити (делегувати).
Контроль
Уміння ставити мету, делегувати, планувати і навіть виокремлювати пріоритети — це всього лише півсправи. Оцінюють завжди результат. Контролюйте дотримання й ефективність реалізації поставлених цілей.
Самоаналіз
Якщо виникають труднощі в професійній діяльності, запитайте себе:
- «Чому я не досягаю поставлених цілей?»
- «Чому досягання мети було недостатньо ефективним (знадобилося більше часу чи зусиль)?»
- «Що робити наступного разу, щоб уникнути схожої ситуації?».
Визначте своїх поглиначів часу та усуньте їх.
Якщо мета досягнута — похваліть себе. Це надихне на досягнення нових цілей.
Стратегії відмови
Трапляються ситуації, коли хтось про щось просить нас, а ми не маємо часу допомогти. У таких випадках потрібно сказати людині тверде «ні». Робити це радимо педагогам, дотримуючись таких стратегій відмови:
- відмовляти всім без винятку — просто говорити «ні». Такої лінії поведінки найпростіше дотримуватися зі своїми підлеглими, складніше — з батьками дітей чи колегами, і практично неможливо, коли на порозі стоїть керівник закладу дошкільної освіти;
- попросити почекати — сказати, що не можете прийняти людину просто зараз, але готові призначити їй інший час зустрічі, якщо вона має важливу справу
- звести розмову до мінімуму — попередити людину з самого початку: «Я маю всього лише 10 хв. для розмови з вами». Найголовніше в цьому випадку — суворо дотримуватися зазначеного часу й після того, як він вичерпається, дати зрозуміти, що розмову закінчено. У такому разі відвідувач переконається, що має справу з людиною, яка цінує свій час.
Проект «Час відпочивати, але й час працювати»
Для популяризації та запровадження в практику роботи основних положень тайм-менеджменту створіть у закладі музей годинника та реалізуйте проект «Час відпочивати, але й час працювати». До участі залучіть:
- педагогів
- дітей
- батьків.
Завдання проекту:
- вивчити теоретичні основи впровадження тайм-менеджменту в систему управління закладом дошкільної освіти
- розробити систему заходів щодо освоєння технології тайм-менеждменту
- навчити ефективно використовувати час під час професійної діяльності.
Скачайте план реалізації проекту «Час відпочивати, але й час працювати»
Тест
Чи вмієте ви раціонально розпоряджатися своїм часом?
Інструкція: на кожне твердження дайте одну з відповідей, поставивши позначку у відповідній чарунці.
| Запитання | Відповідь | |||
|---|---|---|---|---|
| Майже ніколи | Інколи | Часто | Майже завжди | |
| Я завжди починаю робочий день із планування | ||||
| Я делегую усі ті справи, які можна делегувати | ||||
| Я записую свої завдання і цілі та вказую для них строки виконання | ||||
| Будь-яку інформацію я намагаюся опрацювати повністю | ||||
| Щодня я складаю список справ, які ранжую за ступенем важливості. Найважливіші справи виконую передусім | ||||
| Робочий час я намагаюся звільнити від сторонніх телефонних розмов і незапланованих відвідувачів | ||||
| Денне навантаження я намагаюся розподіляти залежно від моєї працездатності | ||||
| У робочому плані я завжди залишаю «вікна» для виконання незапланованих, але актуальних справ | ||||
| Передусім я намагаюся концентруватися на найважливіших проблемах і завданнях | ||||
| Я вмію казати «ні» людям, які забирають у мене час, призначений для виконання важливих справ | ||||
Ключ для оброблення відповідей:
- майже ніколи — 0 балів;
- інколи — 1 бал;
- часто — 2 бали;
- майже завжди — 3 бали.
Результати:
0-15 балів — ви не вмієте планувати свій робочий час, тому часто залежите від обставин. Якщо ви розставляєте пріоритети і дотримуєтеся їх, тоді вам вдається досягти своєї мети. Тайм-менеджмент вам просто необхідний!
16-20 балів — ви намагаєтеся оволодіти своїм часом. Але не можете бути послідовними, тому не досягаєте успіху. Тайм-менеджмент допоможе вам раціональніше розподіляти свій час.
21-25 балів — ви добре вмієте планувати робочий час і можете впоратися зі своїм навантаженням. Тайм-менеджмент допоможе вам зробити цей процес ще більш ефективним і приємним.
26-30 балів — ви просто зразок людини, яка вміє раціонально планувати робочі будні і не жаліється на дефіцит часу. Дізнавшись більше про тайм-менеджмент, ви ще раз переконаєтеся в тому, що все робите правильно, або відкриєте для себе нові можливості управління часом.
За матеріалом Світлани Грицан,
вихователя-методиста спеціального навчально-виховного комплексу № 5, м. Кам’янське, Дніпропетровська обл.
