Із статті дізнаєтеся: як сортувати справи не за часом, а «за розміром»; які чотири методи тайм-менеджменту ефективні у плануванні справ; як за допомогою піраміди відсікати зайве, щоб зосередитися на важливих справах; як отримати задоволення від виконання складних завдань
Досягти бажаного за стислі строки педагогам допоможе знання основ тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент — це мистецтво управління часом. Оволодіваючи основами тайм-менеджменту, педагоги вивчають не так певну технологію організації часу, як методи розроблення індивідуальної стратегії, що найбільше підходить їхньому характеру та роду занять.
Тайм-менеджмент допомагає:
керувати своїм часом;
визначати основні «поглиначі» часу в робочому процесі;
відпрацьовувати навички планування свого робочого часу — короткострокового та на тривалий час.
Розпочніть із тестування, щоб визначити, чи вмієте раціонально розподіляти свій час.
Тайм-менеджмент в освіті діє за тими ж законами й правилами, що і в інших сферах діяльності. Методи планування робочого часу, методи тайм-менеджменту, поради з тайм-менеджменту — діють в освітньому тайм-менеджменті. Звернімо увагу на складники тайм-менеджменту:
цілепокладання
поетапне досягнення мети
планування часу
розстановка пріоритетів
делегування
контроль
самоаналіз.
Цілепокладання
Мета — це образ бажаного результату, якого потрібно досягти за певний відрізок часу. Ставте перед собою доволі складні цілі, але при цьому вони мають бути досяжними.
Будь-яку ціль слід здійснити за певний проміжок часу. Наприклад, до батьківських зборів потрібно підготуватися до 12 квітня. Якщо не застосовувати до мети вимірних параметрів, то буде складно визначити, чи сповна досягнутий результат.
Якщо мети ми досягли, запитуємо себе: «Заради чого я доклав усіх цих зусиль, чи вартий результат витрачених ресурсів?».
Поетапне досягнення мети
Розбивайте складні завдання на дрібні доти, доки не буде зрозуміло, що саме для виконання конкретної частини завдання можна зробити вже сьогодні і просто зараз.
Наприклад, наша мета — підготовка до атестації. Мета доволі складна, тому необхідно розподілити процес її досягнення на кілька невеликих етапів, як-от:
збирання необхідної інформації про особливості атестації (терміни, вимоги, умови)
конкретизація часових меж
вироблення власної стратегії проходження атестації тощо.
Ви втомилися від того, що ваш робочий день схожий на нескінченний квест «Знайди вільну хвилину»? Ми розкриємо секрети тайм-менеджменту, які перетворять вас на справжнього володаря часу. Готові перетворити хаос на порядок? Тоді хутчіш читайте нашу статтю!
Розглянемо чотири секрети — щоб встигати виконувати робочі та особисті завдання і залишатися в ресурсному стані. Йдеться про методи планування робочого часу.
Розкладайте каміння в кінці дня
Метод планування робочого часу Стівена Колі доволі поширений, тож радимо ним скористатися. Складайте план на завтра в кінці робочого дня, щоб не проґавити робочі й особисті справи. Надвечір у вас уже вичерпалися сили, щоб їх виконувати, але в голові є повна картина ситуації. Секрет перший — розкладайте всі заплановані справи за змістом, а не часом. Допоможе методика американського консультанта з питань лідерства та управління життям, автора бестселера «Сім навичок високоефективних людей» Стівена Кові. За нею справи потрібно розділяти на пісок, гальку і велике каміння. Приклад, як це робити, наведено нижче.
Тайм-менеджмент: приклад планування робочих справ за системою Стівена Кові
Вектор
Справи-пісок
Справи-галька
Справи-каміння
Робота
Підписати меню, табель обліку робочого часу
Підготувати презентацію до засідання ради закладу
Провести тематичне вивчення стану роботи в групі згідно з планом
Відповісти на листи і повідомлення
Проконтролювати спільно із завгоспом виконання рекомендацій Держпродспоживслужби
Провести засідання ради закладу
Перевірити зміст публікацій на сайті закладу
Актуалізувати Положення про преміювання працівників
Переглянути статті фахового журналу
Подивитися на TED лекцію «Як розповідати так, щоб іншим хотілося слухати»
Особисте
Купити горщик і землю для фікуса
Вибрати в інтернет-магазині нові туфлі, засоби для догляду
Упорядкувати шафу відповідно до сезону
Оплатити комунальні послуги
Пересадити фікус у новий горщик
Подивитися серію улюбленої телепередачі
До завтрашнього піску віднесіть найпростіші дрібні завдання, які виконати легко навіть, якщо ви втомлені. До гальки — зрозумілі нескладні справи, результат від яких видно зразу. До великого каміння — складні важливі завдання, на яких потрібно концентруватися більше трьох годин і які принесуть вам максимальну користь.
Скачайте шаблон цієї таблиці та спробуйте спланувати в ній справи на завтрашній день. Кожен блок заповнюйте від головного до другорядного — так, щоб зверху були пріоритетні справи.
Сенс методики Кові в тому, що глобальні справи-каміння не помістяться в «банку» дня, якщо вона переповнена піском і галькою. Тому він радить починати планування і робочий день саме з них, бо вони дадуть результати в майбутньому, а за залишковим принципом заповнювати «банку» завдань піском і галькою.
Ця методика планування допоможе вам не проґавити пріоритетні завдання, а сфокусуватися на них. А якщо вирішите закріпити за завданням і час на його виконання, то не забудьте додати час і на відпочинок та обід.
Налаштуйтеся на стан потоку
Розглянемо планування робочого часу за методом налаштування на стан потоку. Щоб все встигати, мало грамотно розпланувати справи. Потрібно ще й підвищити власну продуктивність. Для цього налаштуйтеся на потік — стан щастя, єднання з діяльністю і ситуацією.
Термін «потік» придумав і описав американський психолог, автор бестселерів про well-being-культуру, щастя, креативність і благополуччя Мігай Чиксентмігаї: «Бути у стані потоку означає бути повністю залученим в діяльність заради неї самої. Его відпадає. Час летить. Кожна дія, рух, думка випливає з попередньої, немов граєш джаз».
На відміну від схожого споглядального дзену, стан потоку має на увазі активну діяльність. Таку, що не спустошує, а навпаки, заповнює енергетичні ями. У потоці ви відчуєте свободу, радість, задоволення майстерністю. Головне — не захоплюйтеся до стану, коли почнете ігнорувати базові потреби, зокрема голод.
Чотири правила, щоб налантуватися на стан потоку
Правило перше: конкретно формулюйте завдання. Наприклад, «прокачати навички виступів» — це розмите завдання. Щоб його виконати, потрібні додаткові зусилля — вибрати, як саме розвивати навичку. Набагато зрозуміліше — «подивитися на TED лекцію Джуліаза Трежер “Як розповідати так, щоб іншим хотілося вас слухати”».
Правило друге: на складні завдання виділяйте не менше години. Зазвичай нам потрібно не менше 23 хвилин, щоб зануритися в контекст. Якщо через пів години після початку переключитися на щось інше, то, коли повернетеся до важливого завдання, потрібно буде знову виникати в контекст. Тобто перший підхід — марна трата сил. Якщо ж виділити на велику справу більше години, то після 23-хвилинного налаштування простіше зосередитися на складному завданні
23 хвилини — мінімальний час, за який мозок занурюється в контекст завдання
Правило третє: щоб рутина не зводила з розуму, зробіть усе, що не виходить делегувати. Виконуйте завдання на швидкість, креативте в елементарних завданнях — наприклад, додайте до підпису в пошті цитату, яка надахає, і міняйте її за настроєм. Винагороджуйте себе чашкою кави або смаколиками — наприклад, за відповіді на всі листи, виконання купи дрібних справ або будь-якого складного і масштабного завдання.
Правило четверте: спробуйте практикувати йогу й медитацію, які допоможуть очистити свідомість від інформаційного шуму. Так вам буде простіше налаштуватися на потік і грамотно розставити пріоритети.
Не працюйте у стані ноджо — розвивайте моджо
Щоб досягти стану потоку і працювати натхненно, прокачайте внутрішню енергію. Неможливо сприймати роботу як музику, коли внутрішні батарейки на нулі. Принципи потоку допоможуть працювати більше і якісніше, але не дадуть відчуття крил. Проте його дасть стан моджо.
Моджо — це як стан підйому, у якому ви відчуваєте, що можете все, впевнені в досягненні мети і правильності свого шляху. Моджо не тільки відчувається всередині, але й видно зовні. Про людей в стані моджо кажуть, що вони харизматичні. Саме в такому стані найефективніше захищати проєкти, переконувати людей і виступати на публіці.
Протилежний стан — ноджо — це негативне ставлення до того, що ви робите зараз, яке виникає всередині вас і виходить назовні. Це не безсилля в прямому значення слова, а відсутність творчої енергії. У стані ноджо люди не прислухаються навіть до ваших найвагоміших аргументів. Якщо виявите ознаки ноджо, яскраво уявіть найщасливіші спогади і пробачте тим, на кого гнівайтесь. А далі трансформуйте маркер ноджо в моджо за таблицею нижче.
Як зарядити «творчі батарейки» завдяки трансформації ноджо в моджо:
Тайм-менеджмент: приклад
Роздратовані? Шукайте своє моджо! Ви роздратовані через те, що ваш новий вихователь прикрасив на співбесіді навички, ви його взяли в свій колектив, і він відволікає вас з найменшого приводу по кілька разів на день, чим показує свою некомпетентність. Роздратування — це ознака ноджо. Подумайте про причини. Ви гніваєтеся не на людину, а на свою помилку. Трансформуйте її в творче русло. Наприклад, у план, як оптимізувати систему добору працівників. У результаті цієї роботи ви приймете цільових людей. Кілька годин роботи принесуть вигоду закладу і задоволення особисто вам. Подумайте про це, побудьте з цим відчуттям. І ось — роздратування перетворилося у натхнення. Ідіть за ним до свого моджо.
Плануйте зміст роботи за пірамідою Франкліна
Піраміду Франкліна часто рекомендують фахівці як метод тайм-менеджменту. Щоб досягти своєї мети і підвищувати продуктивність на роботі, складайте плани не тільки на день, а й на тиждень. У цьому допоможе піраміда Франкліна. Її принцип в тому, щоб короткострокові плани витікали з глобальних.
Насамперед сформулюйте для себе основні життєві принципи. Це буде основа вашої піраміди. Виходячи з них, визначте глобальні цілі та генеральний план, як їх досягти. Після цього будуйте план на найближчі три—п’ять років, далі — на рік. І вже потім, ґрунтуючись на них, складайте плани на тиждень. Вони стануть найвищою точкою піраміди. Так ви будете чітко розуміти, куди рухаєтесь, і на момент планування відсічете зайве — те, що не відповідає вашим цінностям і глобального плану.
Методи тайм-менеджменту
Розглянемо ще кілька методів тайм-менеджменту, що є помічними у щоденній роботі.
Делегування
Під час планування часу дуже важливо визначити, яку роботу потрібно виконати особисто, а яку можна доручити (делегувати).
Наприклад, запрошуємо на батьківські збори спеціаліста (дитячого лікаря, практичного психолога, вчителя-логопеда тощо). Він може розповісти цікаву інформацію, на пошуки якої в книжках та інтернеті нам довелося б витратити чимало часу.
Контроль
Уміння ставити мету, делегувати, планувати і навіть виокремлювати пріоритети — це всього лише півсправи. Оцінюють завжди результат. Контролюйте дотримання й ефективність реалізації поставлених цілей.
Самоаналіз
Якщо виникають труднощі в професійній діяльності, запитайте себе:
«Чому я не досягаю поставлених цілей?»
«Чому досягання мети було недостатньо ефективним (знадобилося більше часу чи зусиль)?»
«Що робити наступного разу, щоб уникнути схожої ситуації?».
Якщо мета досягнута — похваліть себе. Це надихне на досягнення нових цілей.
Стратегії відмови
Трапляються ситуації, коли хтось про щось просить нас, а ми не маємо часу допомогти. У таких випадках потрібно сказати людині тверде «ні». Робити це радимо педагогам, дотримуючись таких стратегій відмови:
відмовляти всім без винятку — просто говорити «ні». Такої лінії поведінки найпростіше дотримуватися зі своїми підлеглими, складніше — з батьками дітей чи колегами, і практично неможливо, коли на порозі стоїть керівник закладу дошкільної освіти;
попросити почекати — сказати, що не можете прийняти людину просто зараз, але готові призначити їй інший час зустрічі, якщо вона має важливу справу
звести розмову до мінімуму — попередити людину з самого початку: «Я маю всього лише 10 хв. для розмови з вами». Найголовніше в цьому випадку — суворо дотримуватися зазначеного часу й після того, як він вичерпається, дати зрозуміти, що розмову закінчено. У такому разі відвідувач переконається, що має справу з людиною, яка цінує свій час.
Тест «
Скачайте 
