Формуємо документи навчального закладу у справи

6580
Формування справ є одним із основних завдань діяльності служби діловодства (секретаря, діловода) у навчальному закладі. Єдиний порядок формування справ у навчальному закладі визначено його номенклатурою справ
Зміст статті:
Правила формування документів у справи Способи групування документів

Формування справ — це групування документів, виконаних протягом діловодного року у навчальному закладі, у справи відповідно до номенклатури справ.

Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів перебувають у службі діловодства чи в інших структурних підрозділах навчального закладу.

Правила формування документів у справи

Під час формування справ дотримують таких загальних правил:

групують у справи

  • документи, виконані протягом одного календарного року
  • виняток із цього правила:

– особові та перехідні справи — їх ведуть протягом кількох років

– документи, що характеризують навчально-виховний процес — їх формують за навчальний рік

  • окремо документи постійного, тривалого і тимчасового строків зберігання

вміщують у справи

  • виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі

  • оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку

включають до справи

  • документи  
 – лише з одного питання
– групи споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс

не включають до справ

  • чорнові документи
  • особисті документи
  • розмножені копії документів
  • документи, що підлягають поверненню

Установлений обсяг справ постійного та тривалого строків зберігання:

  • не більше 250 аркушів
  • 40 мм завтовшки.

Способи групування документів

Документи групують у справи:

  • за хронологією
  • у логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами керівника навчального закладу, групують разом із відповідними наказами.

Але якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи:

  • за видами
  • хронологічно.

Накази

У різні справи з огляду на вид і строк зберігання групують накази

  • з основної діяльності навчального закладу
  • з адміністративно-господарських питань
  • з кадрових питань (особового складу).

Неприпустимо групувати разом накази різних строків зберігання:

  • тривалого (75 років)
  • тимчасового (5 років).

Чи можна?

Накази з кадрових питань (особового складу) групують:

у кілька окремих справ

  • якщо їх утворено з великих обсягів документів, які стосуються різних напрямів діяльності (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо)

у дві справи

  • накази тривалого строку зберігання
  • якщо різних видів наказів створюється незначна кількість

  • накази тимчасового строку зберігання

Деякі інші документи

Протоколи засідань колегіальних органів навчального закладу, як-от педагогічної ради, групують у справи:

  • хронологічно
  • за номерами.

Документи до засідань колегіальних органів систематизують за датами й номерами протоколів, а у межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи:

  • за напрямами діяльності навчального закладу
  • за авторами ініціативних документів.

Документи у невеликій кількості групують в одну справу та систематизують за датами доручень.

Листування

групують

  • за змістом

  • за кореспондентською ознакою

систематизують

  • у хронологічному порядку

документ-відповідь розміщують за документом-запитом

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

В особових справах документи групують у хронологічному порядку, дотримуючись такої послідовності:

  • внутрішній опис документів справи
  • заява про прийняття на роботу (контракт)
  • направлення або подання
  • особовий листок з обліку кадрів
  • автобіографія
  • документи про освіту (копії)
  • копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів
  • довідки та інші документи.

До особової справи не вміщують:

  • копії наказів
  • розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо.

Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників навчального закладу, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизують протягом року в алфавітному порядку за прізвищами або помісячно.

Звернення громадян

Звернення, які стосуються питань роботи навчального закладу, та всі документи щодо їх розгляду і виконання, групують окремо від звернень громадян з особистих питань.

Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості зазвичай групують за тематикою порушених питань.

Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу.

Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом із попередніми.

Покроковий алгоритм

Теми:
Внутрішньошкільний контроль Діловодство в ЗНЗ ... всі

Вебінар ВМДЗ

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді