Порядок проведення інвентаризації в закладі дошкільної освіти визначений Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затв. наказом МФУ від 02.09.2014 № 879.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Відповідно до вимог п. 4 розділу I Положення № 879 забезпечення проведення інвентаризації в закладі покладається на посадову особу, яка здійснює керівництво закладом відповідно до установчих документів та вимог законодавства, — це, себто, директор ЗДО.
Повноваження директора ЗДО під час інвентаризації
У ході проведення інвентаризації керівник ДНЗ/ЗДО повинен:
- створити комісію з інвентаризації
- забезпечити умови, необхідні для проведення суцільної інвентаризації, як у випадку проведення обов’язкової інвентаризації:
- складання річної звітності
- припинення юрособи
- зміна керівника чи матеріально відповідальних осіб
- техногенна аварія
- пожежа чи стихійне лихо
- крадіжка
- наявність відповідного судового рішення тощо
- визначити:
- об’єкти, які підлягають інвентаризації
- періодичність і строки проведення інвентаризації (для певних видів зобов’язань і активів вони можуть визначатись або в Положенні про облікову політику ЗДО, або в наказі керівника навчального закладу на початку року).
Результати проведеної в ЗДО інвентаризації мають підтверджувати, що зобов’язання й активи навчальний заклад обліковує відповідно до Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі — НП(с)БОДС.
Зокрема, на річну дату балансу:
- активи повинні відповідати критеріям визнання ОЗ, або запасам
- оцінка активів повинна відповідати справедливій вартості.
Як провести інвентаризацію: шпаргалка для керівника
Як провести інвентаризацію: шпаргалка для керівника
Етапи проведення інвентаризації в ЗДО
У процесі інвентаризації в ЗДО можна виокремити 4 етапи, а саме:
- Утворення комісії з інвентаризації
- Забезпечення умов для проведення інвентаризації
- Проведення перевірки фактичної наявності активів і зобов’язань
- Оформлення результатів інвентаризації.
До фінансової автономії ЗДО: шпаргалка для директора
Етап 1. Утворення комісії з інвентаризації
Утворення комісії з інвентаризації відбувається шляхом видання керівником ЗДО розпорядчого документа — наказу про створення інвентаризаційної комісії (якщо обсяг робіт великий — тоді робочих інвентаризаційних комісій).
Етап 2. Забезпечення умов для проведення інвентаризації
Керівник ЗДО перед тим, як розпочати інвентаризацію в навчальному закладі, повинен проконтролювати настання всіх необхідних умов для її проведення, а саме:
- обробка всіх документів щодо руху активів повинна бути завершена
- кінцеві на дату інвентаризації реєстри видаткових і прибуткових документів (звіти про рух активів) повинні бути сформовані
- залишки активів на момент проведення інвентаризації повинні бути визначені у повному обсязі
- ваговимірювальні прилади повинні знаходитись у справному стані.
Крім того, до моменту проведення інвентаризації в ЗДО необхідно:
- згрупувати активи (розсортувати та розкласти їх у місцях зберігання за назвою, розмірами і сортами в зручному для підрахунку порядку)
- отримати від матеріально відповідальних осіб розписки про те, що до початку проведення інвентаризації:
- видаткові й прибуткові документи на активи здані в бухгалтерію
- цінності, які надійшли під їх відповідальність, — оприбутковані (а цінності, що вибули, — відповідно списані).
Як розпочати самостійний бухоблік у дошкільному закладі
Етап 3. Проведення перевірки фактичної наявності активів і зобов’язань
Комісія з інвентаризації закладу дошкільної освіти шляхом проведення обов’язкового підрахунку, обміру і зважування встановлює наявність:
- основних засобів
- нематеріальних активів
- готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності
- біологічних активів
- запасів
- кредиторської і дебіторської заборгованості
- незавершених капітальних інвестицій
- доходів і витрат майбутніх періодів, резервів і забезпечень.
Відомості щодо перевірених цінностей комісія заносить до:
- інвентаризаційних описів
- актів інвентаризації.
Відомості щодо активів, які не належать ЗДО, але перебувають у його розпорядженні, комісія також заносить до інвентаризаційних описів з їх розподілом на:
- орендовані
- прийняті на переробку, відповідальне зберігання тощо.
Етап 4: Оформлення результатів інвентаризації
Результати проведеної інвентаризації в ЗДО — це:
- інвентаризаційні описи (акти інвентаризації), оформлені відповідно до вимог законодавства, підписані всіма членами комісії і передані до служби з бухгалтерського обліку для проведення перевірки й відображення результатів інвентаризації в обліку
- порівняльні відомості, складені бухгалтерською службою (у таких відомостях служба зазначає, зокрема, розбіжності, виявлені між даними бухобліку і актів інвентаризації/інвентаризаційних описів)
- висновки щодо причин розбіжностей, виявлених між фактичною наявністю активів (зобов’язань) і даними бухобліку, які наведені у звіряльних відомостях (вказані висновки інвентаризаційна комісія відображає у письмовому протоколі)
- протокол інвентаризаційної комісії, затверджений керівником ЗДО у 5-денний строк після закінчення інвентаризації
- результати інвентаризації, відображені (на підставі затвердженого протоколу) в бухобліку та фінансовій звітності за звітний період, в якому закінчена інвентаризація.
Хто аналізує матеріали інвентаризації ЗДО
Пунктом 20 розд. ІІ Положення № 879 передбачено, що матеріали інвентаризації, проведеної в ЗДО, на предмет її відповідності Положенню визначає:
- уповноважена комісія, утворена в навчальному закладі
- або відповідальні особи, визначені наказом керівника.
Регулювання інвентаризаційних різниць
Порядок регулювання виявлених інвентаризаційних різниць визначено в п. 4 розділу IV Положення № 879. Зокрема, вказаний порядок передбачає, що:
- виявлені в лишках основні засоби і нематеріальні активи ЗДО оприбутковує зі збільшенням доходів спеціального фонду
- виявлені в лишках цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності відображають в обліку зі збільшенням доходу звітного періоду спеціального фонду.
Приймаємо благодійну допомогу у вигляді товарі
Що робити з виявленою нестачею запасів ЗДО
Нестача запасів ЗДО у межах встановлених норм природної втрати за розпорядженням керівника закладу списується на витрати.
Однак, тут слід врахувати, що:
- норму природної втрати можна застосовувати лише у разі встановлення фактичних нестач, тобто після взаємозаліку лишків і нестач цінностей внаслідок пересортиці
- якщо норми природного убутку не застосовуються, тоді втрату цінностей потрібно розглядати як нестачу понад норму
- понад норму природної втрати, а також убуток внаслідок псування цінностей списується з балансу та відноситься на рахунок винних осіб.
Якщо осіби, винні у нестачі, не встановлені
Якщо особи, винні у створенні нестачі в ЗДО, не встановлені, то вартість цінностей зараховується на витрати звітного періоду, а сума втрат (збитків) зараховується на позабалансовий рахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» до часу встановлення винних осіб/закриття справи в порядку, визначеному законодавством.
