Ви отримуєте, зокрема й у цей непростий час, вхідні документи. Нині зміст цих документів переважно стосується організаційних і кадрових питань. Пам’ятайте, що ви відповідаєте за збереження службових документів та інформації, яку вони містять. Тож маєте організувати роботу з вхідними документами у вашому закладі освіти. Стаття допоможе це зробити.
Отримання документів
Отримали документ — перевірте, чи за адресою доставили кореспонденцію, а також її цілісність. Документи, надіслані не за адресою, поверніть відправникові, не читаючи їх.
Можете отримати один лист кілька разів і з різних каналів. Читайте кожен документ, який надходить до закладу.
Документ може отримати і працівник закладу, наприклад черговий. Тож визначте правила для порядку отримання та передачі вхідних документів у ваш заклад освіти. Ознайомте з порядком осіб, відповідальних за документообіг. Дотримуйте правила: вхідні документи мають пройти найкоротший шлях із часу отримання до часу виконання.
Якщо документ надійшов у сканованій формі, роздрукуйте його і проставте на верхньому полі документа надпис «Отримано в електронній формі» (п. 4 розд. 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).
Якщо виявили, що відсутні додатки, зазначені в документі, або окремі аркуші, а також помилки в оформленні документа, що унеможливлює його виконання: відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо, документ не реєструйте і надішліть відправникові письмовий запит або повідомте його про це телефоном. При цьому на документі зробіть відповідну відмітку із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зробили запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.
Реєстрація документів
Документи реєструйте за Правилами № 1000/5 і лише один раз — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час.
Електронною поштою надійшла скан-копія листа.
Ви зареєстрували скан-копію листа, віддали в роботу. За кілька днів оригінал цього документа надійшов звичайною поштою. Якщо зареєструєте оригінал документа з новою датою, дасте новий вхідний номер, він повторить шлях першого документа — скан-копії. Уникайте дублювання документів.
Факт надходження документа до закладу обов’язково фіксуйте. Проставте на вхідному документі відмітку про його надходження до закладу. Проставляйте її від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементи реквізиту: скорочене найменування закладу — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата, якщо потрібно годину і хвилину надходження документа.
Під час реєстрації надайте документу умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елемент реєстраційного індексу — порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструєте. Можна доповнити індексами, якщо застосовуєте їх у закладі, зокрема індексами за номенклатурою справ.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складайте з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовуєте в закладі, наприклад: 123/01-12, де 123 — порядковий номер, 01-12 — індекс справи за номенклатурою.
Вхідні документи реєструйте в Журналі реєстрації вхідних документів. Форму журналу наведено в додатку 5 до Правил № 1000/5.
Виконання
Виокремте документи, які треба обов’язково виконати. Їх розгляньте насамперед. Передайте документи на виконання.
Факт передачі документів виконавцям фіксуйте. Проставте відповідну відмітку в Журналі реєстрації вхідних документів. Зазначте інформацію про виконавців, яким передали оригінал документа та його копії.
Виконання документа передбачає:
- збирання та опрацювання необхідної інформації;
- підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа;
- оформлення;
- підписання;
- пересилання адресату.
Доводьте до відома підлеглих установ та структурних підрозділів розпорядчі документи органів вищого рівня або інших установ у формі, встановленій автором документа. Якщо спосіб не зазначено, вирішуйте це питання самостійно (
п. 10 розд. 1 Правил № 1000/5).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то останнім днем строку виконання документа вважають перший робочий день після неробочого дня.
Документ, у якому не зазначено строк виконання, виконайте не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації в закладі.
Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначте конкретний кінцевий строк виконання.
Віримо, що настане мирне життя. І зміст вхідних документів буде стосуватися переважно організації освітнього процесу.
