Особливості оформлення такого документа, як протокол, для школи докладно означено в новій Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти.
Протокол — це документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.
Справи керівника у жовтні: що проконтролювати
Форма протоколу засідання
Протоколи можна складати у двох формах:
- стислій
- повній.
♥ Протокол батьківських зборів
У стислій формі складають протоколи засідань:
- педагогічної ради
- інших дорадчих та колегіальних органів.
Протокол стислої форми містить лише інформацію про ухвалені рішення — без деталізації перебігу обговорення питання.
Протоколи повної форми можна вести на загальних зборах (конференції) колективу ЗЗСО — якщо для цього є рішення загальних зборів.
⇒ Як скласти статут закладу освіти за новим законом
Реквізити протоколу
Протоколам присвоюють реєстраційні номери у межах:
- навчального року — для засідань педради закладу
- чинності повноважень — для виборних органів.
Нумерація протоколів — окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.
Дата протоколу — це дата проведення засідання.
Заголовок до тексту протоколу слід формулювати так, щоб:
- було зрозуміло, який це:
▼ вид засідання | ▼ вид колегіальної діяльності |
|
|
- включати назву виду документа.
Текст протоколу — це дві частини:
- вступна
- основна.
Уніфікована форма положення про структурний підрозділ
Що у тексті протоколу
У вступній частині протоколу зазначають:
- прізвища та ініціали:
- голови або головуючого на засіданні, зборах тощо
- секретаря
- запрошених
- присутніх осіб
- порядок денний — перелік розглянутих на засіданні питань.
У яких документах фіксувати рішення наради
Нюанси оформлення вступної частини протоколу
Список присутніх | Порядок денний |
У списку присутніх можуть бути вказані також:
| Слова «Порядок денний:» друкують від межі лівого поля (без відступу) |
Якщо присутніх більше 15 осіб, то зазначають їх загальну кількість, а докладний список складають у додатку до протоколу | Питання:
|
Основна частина протоколу — це розділи відповідно до пунктів порядку денного.
Розділи нумерують арабськими цифрами і будують за відповідною схемою.
Схема написання основної частини протоколу
реквізити за стислою формою | реквізити за повною формою |
СЛУХАЛИ: | СЛУХАЛИ: |
– | ВИСТУПИЛИ: |
УХВАЛИЛИ: | УХВАЛИЛИ: |
Зміст реквізитів основної частини протоколу
СЛУХАЛИ: | ⇒ з нового рядка зазначають прізвище та ініціали (ініціал імені) доповідача |
ВИСТУПИЛИ: | ⇒ фіксують виступи усіх, хто взяв участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного) ⇒ виступи оформлюють у протоколі, зазначаючи посади, прізвища та ініціали (ініціал), імена доповідачів у називному відмінку, викладаючи зміст виступу або питання, відповіді на нього ⇒ тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини ⇒ текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включають, а після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають «Текст доповіді додається до протоколу» |
УХВАЛИЛИ: | ⇒ фіксують прийняте рішення, включаючи складові, що відповідають на такі питання:
⇒ якщо на засіданні прийняте рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, то такий документ слід додати до протоколу ⇒ якщо на засіданні розглянуто кілька документів, факт обговорення яких зафіксовано в тексті протоколу, то всі документи нумерують арабськими цифрами — наприклад додаток 1, додаток 2, — а у відповідних пунктах протоколу обов’язково проставляють посилання на всі додатки |
Підписання протоколу
Протоколи завжди підписують:
- головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу
- секретар (за наявності).
Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
Нагадайка про оформлення реквізитів протоколу
