Міністерство юстиції України та Міністерство закордонних справ України наказом від 21.09.2015 № 1786/5/272 затвердили Інструкцію про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства (далі — Інструкція)
Дія Інструкції поширюється на дипломатичні представництва та консульські установи України, Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництва Міністерства закордонних справ України на території України, Державну архівну службу України, центральні та галузеві державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя.
Архівні довідки про трудовий стаж наводяться за документами архівних установ. Якщо в запиті йдеться про необхідність витребування відомостей про трудовий стаж (місце роботи), то державні архівні установи звертаються до підприємств за наданням оригіналу (копії) трудової книжки у тимчасове користування для виконання запиту.
У разі наявності у трудовій книжці записів про роботу заявника за межами області (держави) відповідна інформація зазначається у складеній архівній довідці.
Якщо архівні довідки про роботу відсутні, але є свідки, які можуть підтвердити факт роботи заявника, підставою для оформлення відповідної довідки є довідка підприємства, що складена на підставі протоколу показань свідків.
Архівна довідка про заробітну плату оформляється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.
Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що перебували в обігу протягом згаданого періоду.
Архівні довідки про освіту складаються як за документами державних архівів України, так і архівних підрозділів навчальних закладів України. У разі якщо заявник не закінчив навчання у вищому навчальному закладі, складається академічна довідка.
Окрім того, визначено установи, відповідальні за видачу довідок:
• про військову службу, спеціальну військову освіту;
• про участь у Великій Вітчизняній війні 1941-1945-х років;
• про військову службу на території СРСР;
• про участь у партизанському русі на території України;
• про участь інших учасників бойових дій, перелічених у статті 6 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-XII;
• про осіб, які зазнали репресій у 1930-1980-ті роки і були реабілітовані;
про осіб, виселених з території України в адміністративному порядку у 1940-1950 роки;
• про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.
Також встановлено вимоги до оформлення архівних довідок архівними установами України із наведенням у додатках зразків архівних (академічної) довідок.
Строк зберігання документів архівних підрозділів підприємств (установ, організацій), що є підставою для оформлення та надання архівними установами архівних довідок, встановлено 75 років.
