Пiд час ведення алфавiтної книги слiд пам’ятати:
- до неї записуються всi учнi школи. Щороку список поповнюється записом учнiв нового прийому. Прiзвища учнiв до списку записують в алфавiтному порядку, незалежно вiд класiв, у яких вони навчаються;
- для кожної лiтери алфавiту вiдводяться окремi сторiнки, i по кожнiй лiтерi ведеться власна порядкова нумерацiя. Порядковий номер запису учня (ученицI) в книзi одночасно є номером його (її) особової справи;
- на особовiй справi учня (ученицI) цей номер проставляється у виглядi дробу.
- з особливою ретельнiстю потрiбно вести записи про вибуття учнiв зi школи. Вибулими вважаються учнi, якi закiнчили загальноосвiтнiй навчальний заклад, переїхали на нове мiсце проживання, перейшли до iншого навчального закладу. Тимчасове припинення навчання (наприклад, через хворобу) в алфавiтнiй книзi не вiдмiчається;
- вибуття учня (ученицI) оформляється наказом директора школи iз зазначенням причини вибуття. Одночасно в графу 21 алфавiтної книги заносяться номер i дата наказу, а в графi 23 вказується конкретна причина вибуття;
- якщо учень (учениця), який вибув ранiше, i вибуття його оформлене наказом, знову повернувся до школи, то данi про нього записуються як на новоприбулого. При цьому дата повернення учня (ученицI) з помiткою «поверн.» записується в графi «Дата вступу до школи»;
- у разi використання всiх сторiнок алфавiтної книги на певну лiтеру продовження записiв проводиться в новiй алфавiтнiй книзi в порядку наступних номерiв по кожнiй лiтерi;
- всi записи в алфавiтнiй книзi слiд вести чiтко, охайно, кульковою ручкою;
- алфавiтна книга повинна бути прошнурована, пронумерована по сторiнках i скрiплена пiдписом директора та печаткою загальноосвiтнього навчального закладу. Вона є документом суворої звiтностi вiдповiдно до ;
- за ведення i збереження алфавiтної книги запису учнiв вiдповiдає директор загальноосвiтнього навчального закладу. Алфавiтна книга пiсля її закiнчення зберiгається до лiквiдацiї закладу.
