Пiд час реєстрацiї документiв у навчальному закладi необхiдно дотримуватися таких вимог:
- документи реєструють незалежно вiд способу їх доставки, передачi чи створення;
- документи реєструють за документопотоками (вхiднi, вихiднi, внутрiшнI);
- документи реєструють лише один раз (вхiднi — у день надходження або не пiзнiше наступного робочого дня (якщо документ надiйшов у неробочий час), створюванi — у день пiдписання або затвердження);
- документи реєструють за групами залежно вiд назви виду, автора i змiсту документiв;
- окремо реєструють:
- акти органiв державної влади, органiв влади Автономної Республiки Крим та доручення вищих посадових осiб, запити, звернення, а також кореспонденцiя Верховної Ради України, що надiйшли до навчального закладу;
- розпорядчi документи з основних питань дiяльностi навчального закладу;
- розпорядчi документи з адмiнiстративно-господарських питань;
- розпорядчi документи з кадрових питань (вiдповiдно до їх видiв та строкiв зберiгання);
- рiшення колегiальних органiв;
- акти ревiзiй фiнансово-господарської дiяльностi;
- бухгалтерськi документи;
- заявки на матерiально-технiчне постачання;
- службовi листи;
- звернення громадян;
- запити на отримання публiчної iнформацiї;
- факсограми (паперовi копiї документiв, переданi з використанням засобiв факсимiльного зв’язку);
- документи, що передаються електронною поштою у сканованiй формi без електронного цифрового пiдпису (iз зазначенням у реєстрацiйних формах електронної адреси вiдправника та адресата).
Мiсце реєстрацiї окремих груп документiв (накази з кадрових питань, договори, звiти, прейскуранти тощо) визначають в iнструкцiї з дiловодства навчального закладу.
Пiд час реєстрацiї документу надають умовне цифрове (лiтерно-цифрове) позначення — реєстрацiйний iндекс. Елементами реєстрацiйного iндексу є порядковий номер документа у межах групи документiв, що реєструють, який доповнюють iндексами, що застосовують в навчальному закладi, зокрема iндексами за номенклатурою справ, структурного пiдроздiлу, кореспондентiв, посадових осiб, якi розглядають або пiдписують документ, виконавцiв, питань дiяльностi яких стосується документ, тощо.
Для вхiдних документiв реєстрацiйний iндекс складають iз порядкового номера та iндексу за номенклатурою справ або iншого iндексу, що застосовується в навчальному закладi, наприклад: 123/01-12, де 123 — порядковий номер, 01-12 — iндекс справи за номенклатурою.
У вихiдного документа реєстрацiйний iндекс можна розмiщувати у зворотнiй послiдовностi — iндекс за номенклатурою справ (у разi потреби можна зазначати також iнший iндекс, що застосовується в навчальному закладI) та порядковий номер, наприклад: 02-10/457, де 02-10 — iндекс справи за номенклатурою, 457 — порядковий номер.
Реєстрацiйний iндекс розпорядчих документiв та деяких внутрiшнiх документiв (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрiзнення груп наказiв (розпоряджень) з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися лiтерний iндекс. Систему таких iндексiв розробляє навчальний заклад.
У навчальному закладi може застосовуватись одна з трьох форм реєстрацiї документiв — журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спецiальних комп’ютерних програм).
Журнальну форму реєстрацiї документiв доцiльно використовувати лише в навчальних закладах з обсягом документообiгу до 600 документiв на рiк, використовуючи вiдповiднi форми журналiв.
